Wie stelle ich eine vergessene Frage im Nachhinein?

Bei der Organisation von Veranstaltungen kommt es häufig vor, dass im Registrierungsformular wichtige Fragen fehlen – z. B. die Teilnahme an einem Abendessen. Dieses Problem kann sowohl während der Registrierung als auch danach auftreten. Aus Erfahrung wissen wir, wie stressig solche Situationen sein können. Deshalb zeigen wir dir drei Lösungsmöglichkeiten – jede mit eigenen Vor- und Nachteilen.

Lösung 1: Wenn die Registrierung noch offen ist

Wenn die Registrierung noch läuft, kannst du die fehlende Frage per E-Mail an alle Teilnehmenden senden und gleichzeitig ins Formular einfügen.

Schritte:

  1. Erstelle eine E-Mail-Vorlage in der Sektion Kommunikation und hinterlege eine Antwortadresse.
  2. Versende die E-Mail mit deiner Frage – manuell oder über Filter.
  3. Füge die fehlende Frage zum Registrierungsformular hinzu. Neue Registrierende beantworten sie direkt, abgeschlossene beantworten per E-Mail.
  4. Übertrage Antworten manuell in die Teilnehmerdaten.

Vorteile:

  • Einheitliche Datenerfassung ohne Duplikate.
  • Minimalinvasiv in den laufenden Prozess.

Nachteile:

  • Zeitaufwand durch manuelle Pflege der Antworten.

Lösung 2: Zusätzlicher Tickettyp

Diese Variante eignet sich:

  1. Wenn die Registrierung noch läuft und du alle erreichen willst.
  2. Wenn die Registrierung abgeschlossen, aber kostenpflichtig war.

Erstelle dafür einen eigenen Tickettyp und eine eigene Registrierungsvorlage.

Tipp: Wenn die Frage mit Zutrittskontrolle verknüpft ist, füge sie unter ANGEBOT ein. Sonst unter REGISTRIERUNGSFORMULAR.

Schritte:

  1. Füge die Frage im STANDARD-Vorlagentyp hinzu und markiere sie sichtbar in zugeordneten Templates.
  2. Erstelle Tickettyp „ABENDESSEN“ – versteckt.
  3. Erstelle Registrierungsvorlage für diesen Typ.
  4. Aktiviere Pflichtfelder wie Name, E-Mail und deine Frage.
  5. Wenn die Frage im Formularteil liegt: Erstelle ein Angebotselement, setze es als Pflichtfeld – es bleibt für Teilnehmende unsichtbar.
  6. Exportiere Daten registrierter Personen (XLS).
  7. Importiere diese Teilnehmer mit Tickettyp „ABENDESSEN“ zurück ins System.
  8. Erstelle eine E-Mail-Vorlage mit Einladung und Button (Einladungslink).
  9. Sende die Mail an alle mit Tickettyp „ABENDESSEN“.

Vorteile:

  • Rückverfolgung, wer geantwortet hat.
  • Nur relevante Daten sichtbar – geringe Fehlerquote.

Nachteile:

  • Höherer Initialaufwand.
  • Es entstehen doppelte Einträge. Teilnehmer könnten frühere Angaben ändern.

Lösung 3: Nach Abschluss der Registrierung (bei kostenlosen Events)

Wenn die Registrierung beendet ist, aber eine Frage nachgereicht werden muss, kannst du das Formular erneut bereitstellen – mit nur relevanten Feldern.

Tipp: Zutrittsrelevante Fragen unter ANGEBOT, andere im FORMULAR.

Schritte:

  1. Stelle sicher, dass du alle registrierten Teilnehmenden vollständig gesichert hast (Export).

Tipp: Blende Felder während des Re-Opens aus, um falsche Änderungen zu vermeiden.

  1. Ergänze die Frage im Standard-Template.
  2. Mache nur diese Frage (und ggf. Name, E-Mail) sichtbar.
  3. Passe ggf. die Bestätigungsmail an.
  4. Setze den Anmeldestatus für ausgewählte Personen auf „gestartet“ oder „importiert“ – das aktiviert ihren Link erneut.
  5. Erstelle eine Einladung mit Link und sende sie an alle betreffenden Personen.
  6. Nach dem Absenden wird der Status automatisch auf „abgeschlossen“ gesetzt.

Nach dem Fristende kannst du die Felder wieder sichtbar machen oder das Formular schließen.

Vorteile:

  • Einheitliche Datenhaltung.
  • Klarer und einfacher Ablauf für Teilnehmende.

Nachteile:

  • Bei vielen Angeboten könnten Teilnehmer ihre ursprünglichen Auswahl ändern.

Fazit

Alle vorgeschlagenen Lösungen erfordern etwas zusätzlichen Aufwand und haben systemische Auswirkungen. Wir bei CONREGO wissen, wie herausfordernd Eventorganisation sein kann – deshalb bieten wir flexible Tools und Unterstützung.

Teste jede Lösung vor der Umsetzung, um sicherzustellen, dass sie zu deinem Ziel passt. Testläufe sind ein entscheidender Schritt, den du nicht auslassen solltest.