Wie richtet man die Gruppenregistrierung ein?
Das Modul Gruppenregistrierung im System CONREGO ermöglicht die einfache Anmeldung mehrerer Teilnehmer in einem einzigen Vorgang. Mit dieser Funktion kannst du Gruppen erfassen, ihre Mitglieder verwalten, eine Sammelrechnung erstellen und den Anmeldeprozess individuell anpassen. Standardmäßig gilt: Die anmeldende Person ist kein Teilnehmer, sondern übernimmt die Rolle des Kontakts und Rechnungsempfängers. Möchte sie selbst teilnehmen, muss sie sich zusätzlich als Teilnehmer eintragen.
Gruppenregistrierung eignet sich ideal für folgende Fälle:
- Anmeldung eines Mitarbeiterteams mit gemeinsamer Rechnung,
- Anmeldung einer Gruppe mit Begleitperson, z. B. einer Klassenfahrt oder Exkursion,
- Registrierung mit einer Begleitperson, etwa für ein Konferenzbankett.
1. Tickettypen und Registrierungsvorlagen einrichten
Bevor du die Gruppenregistrierung aktivierst, erstelle einen Tickettyp für Gruppenleiter.
Gehe zu Einstellungen > Tickets und Formulare. Lege einen neuen Tickettyp an und ordne ihm eine Registrierungsvorlage mit den gewünschten Formularfeldern und E-Mail-Vorlagen zu.
Anschließend erstelle Tickettypen für Teilnehmer und ordne auch diesen passende Vorlagen zu. Lege fest, welche Angebote und Preise jeweils gelten, und welche Daten du von verschiedenen Teilnehmertypen benötigst. Wenn du sowohl Einzel- als auch Gruppenregistrierung zulassen möchtest, wähle klare Bezeichnungen für alle Tickettypen.
2. Verkauf konfigurieren (bei kostenpflichtiger Registrierung)
Wenn deine Registrierung kostenpflichtig ist, gehe zu Einstellungen > Verkaufseinstellungen und konfiguriere den Zahlungsabschnitt. Lege Zahlungsarten fest (z. B. Überweisung, Online-Zahlung) und gib an, welche Rechnungsdaten erforderlich sind.
3. Gruppenregistrierung aktivieren
Gehe zu Einstellungen > Gruppenregistrierung.
Aktiviere hier die Gruppenregistrierung mit der Option JA. Nun ist es möglich, mehrere Personen in einem Vorgang zu registrieren. 
Lege die maximale Gruppengröße fest. Dies ist besonders wichtig, um die Anzahl der Anmeldungen pro Event unter Kontrolle zu behalten. 
Wähle den Tickettyp für Registrierende, damit diese bei der Anmeldung eindeutig erkennbar sind. 
Definiere anschließend, welche Tickettypen für Einzel- und welche für Gruppenregistrierung freigegeben sind – per Checkbox. 
Hinweis: Der Tickettyp für Gruppenleiter darf nicht für die normale Einzel- oder Gruppenregistrierung verwendet werden. Er dient nur zur Kennzeichnung der anmeldenden Person.
4. Rabatte einrichten (optional)
Du kannst automatische Rabatte abhängig von der Gruppengröße einrichten. Mehr dazu und praktische Beispiele findest du [hier – Link einfügen].
5. Teste deine Konfiguration
Nach dem Speichern:
- Rufe die Registrierungsseite deines Events auf,
- Führe eine Einzel- und eine Gruppenanmeldung durch,
- Prüfe alle Daten, Schritte und Nachrichten.
Wichtige Hinweise
- Nur der Gruppenleiter erhält E-Mails zur Bestätigung und Transaktion.
- Der Gruppenleiter ist kein Teilnehmer, es sei denn, er fügt sich selbst hinzu.
- Auf dessen Teilnehmerkarte findest du:
- Gruppengröße und gebuchte Leistungen,
- Gesamtbetrag und erzeugte Rechnungen,
- Gesendete Nachrichten,
- Export der Gruppendaten.
- Nur der Gruppenleiter erhält eine Sammelrechnung mit mehreren Positionen.
- Nur im Datensatz des Gruppenleiters kannst du über „+ Transaktion erstellen“ eine Zahlung erfassen – mit individuellem Betrag.
- Einzelne Gruppenmitglieder können keine eigenen Transaktionen haben.
- Möchtest du den Gruppenleiter löschen, musst du die gesamte Gruppe entfernen.
- Die Stornierung des Gruppenleiters hebt die komplette Gruppe auf.
- Jeder Teilnehmer kann einen eigenen QR-Code für Check-in erhalten.
- Du kannst für jedes Gruppenmitglied ein Ticket, Zertifikat, eine E-Mail oder SMS versenden.
- Mit Systemtags kannst du auf Gruppendaten zugreifen – in der Zusammenfassung, Bestätigung und Mailings.
- Korrekturrechnungen sind bei Gruppenregistrierung nicht möglich – nur bei Einzelanmeldungen.