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QR-Codes für Teilnehmer im CONREGO-System teilen

QR-Codes gehören zu den Werkzeugen, die Veranstalter bei der Zugangskontrolle und Anwesenheitserfassung unterstützen. Im CONREGO-System kannst du sie automatisch und in verschiedenen Formaten bereitstellen – je nach Art deiner Veranstaltung und den Vorlieben der Teilnehmer.

QR-Code als TAG in E-Mail oder SMS

  1. Gehe zu Werkzeuge > Kommunikation.
  2. Bearbeite eine bestehende Nachricht oder erstelle eine neue.
  3. Wähle das Element Textfeld.
  4. Klicke im Texteditor auf das blaue Symbol +TAG.
  5. Wähle im Bereich Spezial-Tags hinzufügen den QR-CODE.
  6. Füge den Tag an beliebiger Stelle im Nachrichtentext ein.

Tags hinzufügen

QR-Code in einem personalisierten PDF als E-Mail-Anhang

  1. Erstelle das PDF unter Werkzeuge > Dokumenten-Personalisierung.
    Eine Anleitung findest du in diesem Artikel: Personalisierte PDF-Dokumente erstellen
  2. Das personalisierte PDF kannst du dann beim Bearbeiten der E-Mail-Vorlage als Anhang hinzufügen.

Anhang hinzufügen

Wie versendet man einen QR-Code an Teilnehmer?

Das hängt vom Veranstaltungstyp und dem Zeitpunkt der Kommunikation ab. Die häufigsten Szenarien:

1. Kostenlose Registrierung

Der QR-Code kann direkt in die Bestätigungs-E-Mail eingefügt werden. Der Teilnehmer erhält alle Infos sofort nach der Anmeldung.

2. Kostenpflichtige Registrierung

Den QR-Code solltest du erst nach Zahlungseingang senden – also in der Nachricht, die die erfolgreiche und bezahlte Registrierung bestätigt. So stellst du sicher, dass Tickets erst nach vollständiger Abwicklung versendet werden.

3. Zusätzliche Nachricht

Manchmal lohnt es sich, eine separate E-Mail oder SMS mit dem QR-Code einzuplanen – z. B. einen Tag vor der Veranstaltung. Diese Erinnerung hilft Teilnehmern, das Ticket auf dem Handy schnell wiederzufinden.

Was passiert nach dem Scannen des Codes?

Nach dem Scannen des QR-Codes mit der CONREGO Check-In App oder dem Check-In im Browser, markiert das System:

  • den Teilnehmer als anwesend (sichtbar in Berichten),
  • zeigt dem Empfangspersonal Formulardaten und gebuchte Optionen an.

Zusätzliche Möglichkeiten von QR-Codes

QR-Codes können auch zusätzliche Funktionen bieten:

  • Weiterleitung auf eine Webseite – der gescannte Code führt direkt zur gewünschten Seite
  • Download einer vCard (VCF) – der Teilnehmer kann den Kontakt direkt auf dem Handy speichern