Wie können Teilnehmende ihre Anmeldung nach der Registrierung aktualisieren?

Nach erfolgreicher Registrierung funktioniert der standardmäßige Einladungslink nicht mehr – der Teilnehmer kann seine Anmeldung nicht mehr aufrufen, um Daten zu korrigieren oder eine Dienstleistung hinzuzufügen. Bisher lag jede solche Änderung in der Verantwortung des Veranstalters.

Aktualisierungslinks lösen dieses Problem. Dies sind spezielle, sichere Adressen, die auch für bezahlte, unbezahlte und abgeschlossene Registrierungen funktionieren – und es dem Teilnehmer ermöglichen, genau eine von zwei Aktionen selbstständig durchzuführen:

Linktyp	Was er dem Teilnehmer ermöglicht
Link zur Datenaktualisierung	Korrektur / Ergänzung der Anmeldedaten (Daten aus dem Registrierungsformular)
Link zur Angebotsaktualisierung	Auswahl / Zukauf neuer Angebotselemente (z. B. Workshops, Sitzungen, Dienstleistungen)

Dies sind zwei unabhängige Links – Sie können nur einen von ihnen oder beide zur Verfügung stellen.

Hauptmerkmale

• Funktionieren bei Endstatus – dort, wo der Einladungslink nicht mehr aktiv ist.
• Sicher – der Zugriff wird durch die Verifizierung der E-Mail-Adresse der registrierenden Person geschützt (siehe „Wie es für den Teilnehmer aussieht“).
• Wiederverwendbar – ein Link funktioniert so lange, wie er gültig ist; der Teilnehmer kann jederzeit dorthin zurückkehren.
• Getrennt für Daten und Angebot – jeder Link hat seine eigene Adresse, die Sie unabhängig voneinander bereitstellen oder widerrufen können.
• Berücksichtigen Registrierungsfristen – wenn die Registrierung geschlossen ist, informiert der Link über die Nichtverfügbarkeit.
• Unterstützen Einzel- und Gruppenanmeldungen – bei einer Gruppe bedient ein Link die gesamte Gruppe (siehe „Gruppenanmeldungen“).

Link zur Datenaktualisierung

Was der Teilnehmer tun kann

• Die Daten aus dem Registrierungsformular korrigieren oder ergänzen (z. B. Vorname, Nachname, Teilnehmerdaten, Zusatzfelder).
• Änderungen speichern und eine Bestätigung per E-Mail erhalten.

Was er nicht umfasst

• Er editiert weder die Rechnungsdaten noch die Zahlungsmethode.
• Er ändert keine zuvor ausgewählten Angebotselemente (dafür wird der Link zur Angebotsaktualisierung verwendet).

Wann es sich lohnt, ihn zu nutzen

• Der Teilnehmer hat nach Abschluss der Registrierung einen Tippfehler in den Daten gemacht.
• Sie möchten den Support entlasten – die Teilnehmer kümmern sich vor der Veranstaltung selbst um die Aktualität ihrer Daten.
• Bei einer Gruppenanmeldung möchte die registrierende Person die Daten von Gruppenmitgliedern ergänzen, die sie zum Zeitpunkt des Kaufs noch nicht kannte.

Hinweis: Auf der Teilnehmerkarte im Panel sehen Sie das Datum und die IP-Adresse der letzten Nutzung des Links zur Datenaktualisierung – so können Sie leicht überprüfen, ob der Teilnehmer ihn bereits verwendet hat.

Link zur Angebotsaktualisierung

Was der Teilnehmer tun kann

• Neue Angebotselemente auswählen (z. B. einen zusätzlichen Workshop, eine Sitzung, eine Dienstleistung).
• Wenn die ausgewählten Positionen kostenpflichtig sind – zur Zahlung übergehen und eine neue Pro-forma-Rechnung sowie eine Bestätigung erhalten.
• Wenn die ausgewählten Positionen kostenlos sind – diese einfach speichern und eine Bestätigung erhalten (ohne Zahlung).

Wichtige Regeln

• Zuvor ausgewählte Positionen sind gesperrt (schreibgeschützt) – der Teilnehmer kann nur neue auswählen, bereits bestellte Positionen können weder gelöscht noch umgetauscht werden.
• Bei der Auswahl kostenpflichtiger Positionen sind die Rechnungsdaten gesperrt – der Teilnehmer ändert nicht die Daten des Käufers, sondern wählt lediglich die Zahlungsmethode.
• Jede Auswahl kostenpflichtiger Positionen erstellt eine neue, separate Transaktion und eine neue Pro-forma-Rechnung – nichts vermischt sich mit vorherigen Zahlungen.
• Rabatte aus Rabattcodes werden nicht auf neue Transaktionen übertragen (sie sind an eine bestimmte, frühere Zahlung gebunden).

Wann es sich lohnt, ihn zu nutzen

• Zusatzverkauf (Up-Selling): Erlauben Sie den Teilnehmern, nach der ursprünglichen Registrierung Workshops oder Dienstleistungen dazuzukaufen.
• Der Teilnehmer hat sich kurz vor dem Veranstaltungstermin für eine zusätzliche Aktivität entschieden.
• Bei einer Gruppe möchte die registrierende Person Dienstleistungen für ausgewählte Mitglieder dazukaufen.

Gruppenanmeldungen

Bei einer Gruppenanmeldung ist der Link der registrierenden Person (dem Gruppenleiter) zugeordnet und bedient die gesamte Gruppe über eine einzige Adresse:

• Datenaktualisierung – der Leiter aktualisiert die Daten aller Gruppenmitglieder auf einer einzigen Seite.
• Angebotsaktualisierung – der Leiter wählt neue Angebotselemente für die Gruppenmitglieder aus; kostenpflichtige Positionen fließen in eine gemeinsame Sammeltransaktion mit einer Pro-forma-Rechnung ein.

Der Link wird nicht für ein einzelnes Gruppenmitglied generiert – er funktioniert immer auf Ebene der registrierenden Person.

So generieren und teilen Sie den Link (im Panel)

Methode 1 – Link von der Teilnehmerkarte kopieren

1. Rufen Sie die Teilnehmerkarte auf (der Einzelanmeldung oder der Person, die die Gruppe registriert).
2. Klappen Sie das Menü „Links“ in der oberen Leiste der Karte auf.
3. Wählen Sie:
   • „Link zur Datenaktualisierung kopieren“ lub
   • „Link zur Angebotsaktualisierung kopieren“.
4. Der Link wird in die Zwischenablage kopiert – fügen Sie ihn in die Nachricht an den Teilnehmer ein.

Die Schaltfläche „Link zur Datenaktualisierung / Angebotsaktualisierung kopieren““ liefert sofort den fertigen Link. Falls das Token noch nicht existierte, wird es im Hintergrund erstellt – Sie erhalten genau die Adresse, die der Teilnehmer in den E-Mails sieht.

Methode 2 – Link in eine Nachrichtenvorlage einfügen (empfohlen)

Im Nachrichteneditor (E-Mail / SMS) können Sie Tags mit den Links zur Daten- und Angebotsaktualisierung einfügen. Dadurch:

• erhält jeder Teilnehmer automatisch seinen individuellen Link,
• wird das Token im Moment des Versands von selbst generiert.

Die besten Plätze für einen solchen Link:

• E-Mail zur Registrierungsbestätigung (der Teilnehmer hat den Link von Anfang an griffbereit),
• Zahlungserinnerung / Erinnerung an die Veranstaltung.

Sicherheit

• E-Mail-Verifizierung – bevor der Teilnehmer irgendetwas ändert, muss er die E-Mail-Adresse der registrierenden Person (die beim Kauf angegeben wurde) bestätigen. Ohne die korrekte Adresse gewährt der Link keinen Zugriff.
• Link widerrufen – wenn ein Link durchgesickert ist oder Sie ihn „zurücksetzen“ möchten, verwenden Sie im Menü „Links“ die Option „Neu generieren (der alte Link wird ungültig)” Die vorherige Adresse hört sofort auf zu funktionieren.
• Änderungsprotokoll – das Panel speichert das Datum und die IP-Adresse der letzten Nutzung des Links zur Datenaktualisierung.

Hinweis: „Link zur Datenaktualisierung / Angebotsaktualisierung kopieren“ liefert immer denselben aktuellen Link (der vorherige wird nicht ungültig gemacht). Für eine gezielte Änderung der Adresse verwenden Sie ausschließlich „Neu generieren (der alte Link wird ungültig)“.

Wie es für den Teilnehmer aussieht

1. Der Teilnehmer klickt auf den Link (aus Ihrer Nachricht).
2. Identifikation per E-Mail – er gibt die E-Mail-Adresse der registrierenden Person ein und klickt auf „Weiter“.
3. Formular:
   • Link zur Datenaktualisierung → er bearbeitet seine Daten und speichert,
   • Link zur Angebotsaktualisierung → er wählt neue Positionen aus; falls diese kostenpflichtig sind, wählt er die Zahlungsmethode.
4. Bestätigung – der Teilnehmer sieht den Danke-Bildschirm und erhält eine Bestätigungs-E-Mail.

Um diese Nachrichten leicht von einer normalen Registrierungsbestätigung zu unterscheiden, erscheint im Betreff der E-Mail der Zusatz:

• „Datenaktualisierung“, oder
• „Angebotsaktualisierung“.

Bei einer Angebotsaktualisierung mit kostenpflichtigen Positionen wird der Bestätigung eine neue Pro-forma-Rechnung beigefügt.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Funktioniert der Link für eine bereits bezahlte Registrierung?

Ja. Die Aktualizierungslinks funktionieren bei Endstatus – also auch für bezahlte (Bezahlt) und abgeschlossene (Abgeschlossen) Registrierungen.

Kann der Teilnehmer eine zuvor ausgewählte (oder bezahlte) Dienstleistung entfernen?

Nein. Über den Link zur Angebotsaktualisierung können ausschließlich neue Positionen ausgewählt werden; die vorherigen bleiben gesperrt.

Kann der Teilnehmer die Rechnungsdaten ändern?

Nein. Bei der Auswahl kostenpflichtiger Positionen sind die Käuferdaten schreibgeschützt – der Teilnehmer wählt lediglich die Zahlungsmethode aus.

Was passiert, wenn der Teilnehmer nur kostenlose Positionen auswählt?

Die Änderung wird ohne Zahlung gespeichert, und der Teilnehmer erhält eine Bestätigung (ohne neue Pro-forma-Rechnung).

Kann ein Link mehrmals versendet werden?

Ja – der Link ist wiederverwendbar, solange er gültig ist.

Erhält in einer Gruppe jedes Mitglied seinen eigenen Link?

Nein. Der Link funktioniert auf der Ebene der registrierenden Person und bedient die gesamte Gruppe.

Wie wird ein Link ungültig gemacht, der in die falschen Hände geraten ist?

Auf der Teilnehmerkarte → Menü „Links“ → „Neu generieren (der alte Link wird ungültig)”. Die alte Adresse funktioniert nicht mehr.

Best Practices

• Fügen Sie beide Links in die E-Mail zur Registrierungsbestätigung ein – der Teilnehmer hat sie sofort zur Hand und kontaktiert den Support seltener.
• Nutzen Sie den Link zur Angebotsaktualisierung für den Zusatzverkauf – erinnern Sie kurz vor der Veranstaltung an die Möglichkeit, Workshops dazuzukaufen.
• Entlasten Sie das Team – anstatt Daten manuell zu korrigieren, bitten Sie den Teilnehmer, den Link zur Datenaktualisierung zu nutzen.
• Reagieren Sie auf Datenlecks – wenn Sie vermuten, dass ein Link unkontrolliert im Umlauf ist, generieren Sie mit einem Klick einen neuen.