Jak umożliwić aktualizację zgłoszeń po rejestracji?
Po zakończonej rejestracji standardowy link zaproszeniowy przestaje działać - uczestnik nie może już wejść w swoje zgłoszenie, żeby poprawić dane czy dobrać usługę. Do tej pory każda taka zmiana spadała na organizatora.
Linki aktualizacji rozwiązują ten problem. To specjalne, bezpieczne adresy, które działają także dla rejestracji opłaconych, nieopłaconych i zakończonych - i pozwalają uczestnikowi zrobić samodzielnie dokładnie jedną z dwóch rzeczy:
| Rodzaj linku | Co umożliwia uczestnikowi |
|---|---|
| Link aktualizacji danych | Poprawienie / uzupełnienie danych zgłoszenia (dane z formularza rejestracyjnego) |
| Link aktualizacji oferty | Dobranie / dokupienie nowych elementów oferty (np. warsztatów, sesji, usług) |
To dwa niezależne linki - możesz udostępnić tylko jeden z nich albo oba.
Kluczowe cechy
- Działają na statusach końcowych - tam, gdzie link zaproszeniowy już nie działa.
- Bezpieczne - dostęp chroni weryfikacja adresu e-mail osoby rejestrującej (patrz „Jak to wygląda dla uczestnika”).
- Wielokrotnego użytku - jeden link działa tak długo, jak jest ważny; uczestnik może wrócić kiedy chce.
- Osobne dla danych i oferty - każdy ma własny adres, który możesz niezależnie udostępniać lub unieważniać.
- Respektują terminy rejestracji - jeśli rejestracja jest zamknięta, link informuje o niedostępności.
- Obsługują rejestracje indywidualne i grupowe - w grupie jeden link obsługuje całą grupę (patrz „Rejestracje grupowe”).
Link aktualizacji danych
Co może zrobić uczestnik
- Poprawić lub uzupełnić dane z formularza rejestracyjnego (np. imię, nazwisko, dane uczestnika, pola dodatkowe).
- Zapisać zmiany i otrzymać potwierdzenie na e-mail.
Czego nie obejmuje
- Nie edytuje danych do faktury ani metody płatności.
- Nie zmienia wybranych wcześniej elementów oferty (do tego służy link aktualizacji oferty).
Kiedy warto go używać
- Uczestnik zrobił literówkę w danych po zakończeniu rejestracji.
- Chcesz odciążyć support - uczestnicy sami dbają o aktualność swoich danych przed wydarzeniem.
- W rejestracji grupowej osoba rejestrująca chce uzupełnić dane członków grupy, których nie znała w chwili zakupu.
Podpowiedź: na karcie uczestnika w panelu widzisz datę i adres IP ostatniego użycia linku aktualizacji danych - łatwo sprawdzisz, czy uczestnik już z niego skorzystał.
Link aktualizacji oferty
Co może zrobić uczestnik
- Dobrać nowe elementy oferty (np. dodatkowy warsztat, sesję, usługę).
- Jeśli dobrane pozycje są płatne - przejść do płatności i otrzymać nową fakturę pro forma oraz potwierdzenie.
- Jeśli dobrane pozycje są bezpłatne - po prostu je zapisać i otrzymać potwierdzenie (bez płatności).
Ważne zasady
- Wcześniej wybrane pozycje są zablokowane (tylko do odczytu) - uczestnik może jedynie dobierać nowe, nie może usuwać ani zamieniać już zamówionych.
- Przy dobraniu płatnych pozycji dane do faktury są zablokowane - uczestnik nie zmienia danych nabywcy, wybiera jedynie metodę płatności.
- Każde dobranie płatnych pozycji tworzy nową, osobną transakcję i nową pro formę - nic nie miesza się z poprzednimi płatnościami.
- Rabaty z kodów rabatowych nie przenoszą się na nowe transakcje (są związane z konkretną, wcześniejszą płatnością).
Kiedy warto go używać
- Sprzedaż dodatkowa (up-sell): pozwól uczestnikom dokupić warsztaty czy usługi po pierwotnej rejestracji.
- Uczestnik zdecydował się na dodatkową aktywność bliżej terminu wydarzenia.
- W grupie osoba rejestrująca chce dokupić usługi dla wybranych członków.
Rejestracje grupowe
W rejestracji grupowej link jest przypisany do osoby rejestrującej (lidera grupy) i obsługuje całą grupę z jednego adresu:
- Aktualizacja danych - lider aktualizuje na jednej stronie dane wszystkich członków grupy.
- Aktualizacja oferty - lider dobiera nowe elementy oferty dla członków grupy; płatne pozycje trafiają do jednej, zbiorczej transakcji z fakturą pro forma.
Linku nie generuje się dla pojedynczego członka grupy - zawsze działa on na poziomie osoby rejestrującej.
Jak wygenerować i udostępnić link (w panelu)
Sposób 1 - skopiuj link z Karty uczestnika
- Wejdź na Kartę uczestnika (rejestracji indywidualnej lub osoby rejestrującej grupę).
- Rozwiń menu „Linki” w górnej belce karty.
- Wybierz:
- „Skopiuj link aktualizacji danych” lub
- „Skopiuj link aktualizacji oferty”.
- Link trafia do schowka - wklej go do wiadomości do uczestnika.
Przycisk „Skopiuj link…” od razu daje gotowy link. Jeśli token jeszcze nie istniał, zostanie utworzony w tle - dostaniesz dokładnie ten sam adres, który uczestnik widzi w mailach.
Sposób 2 - wstaw link do szablonu wiadomości (zalecane)
W edytorze wiadomości (e-mail / SMS) możesz wstawić tagi z linkami aktualizacji danych i oferty. Dzięki temu:
- każdy uczestnik dostaje swój indywidualny link automatycznie,
- token generuje się sam w chwili wysyłki.
Najlepsze miejsca na taki link:
- e-mail z potwierdzeniem rejestracji (uczestnik ma link „pod ręką” od początku),
- przypomnienie o płatności / o wydarzeniu.
Bezpieczeństwo
- Weryfikacja e-mail - zanim uczestnik cokolwiek zmieni, musi potwierdzić adres e-mail osoby rejestrującej (podany przy zakupie). Bez poprawnego adresu link nie wpuści dalej.
- Unieważnianie linku - jeśli link wyciekł lub chcesz go „zresetować”, użyj w menu „Linki” opcji „Wygeneruj nowy (unieważnia stary)”. Poprzedni adres natychmiast przestaje działać.
- Dziennik zmian - panel zapisuje datę i IP ostatniego skorzystania z linku aktualizacji danych.
Uwaga: „Skopiuj link…” zawsze podaje ten sam, aktualny link (nie unieważnia poprzedniego). Do celowej zmiany adresu służy wyłącznie „Wygeneruj nowy (unieważnia stary)”.
Jak to wygląda dla uczestnika
- Uczestnik klika link (z Twojej wiadomości).
- Identyfikacja przez e-mail - podaje adres e-mail osoby rejestrującej i klika „Dalej”.
- Formularz:
- link danych → edytuje swoje dane i zapisuje,
- link oferty → dobiera nowe pozycje; jeśli są płatne, wybiera metodę płatności.
- Potwierdzenie - uczestnik widzi ekran podziękowania i otrzymuje e-mail potwierdzający.
Aby łatwo odróżnić te wiadomości od zwykłego potwierdzenia rejestracji, w temacie e-maila pojawia się dopisek:
- „Aktualizacja danych”, lub
- „Aktualizacja oferty”.
Przy aktualizacji oferty z płatnymi pozycjami do potwierdzenia dołączana jest nowa faktura pro forma.
Najczęstsze pytania (FAQ)
Czy link działa dla rejestracji już opłaconej?
Tak. Linki aktualizacji działają na statusach końcowych - również dla opłaconych i zakończonych.
Czy uczestnik może usunąć wcześniej wybraną (lub opłaconą) usługę?
Nie. Przez link aktualizacji oferty można wyłącznie dobierać nowe pozycje; wcześniejsze pozostają zablokowane.
Czy uczestnik może zmienić dane do faktury?
Nie. Przy dobieraniu płatnych pozycji dane nabywcy są tylko do odczytu - uczestnik wybiera jedynie metodę płatności.
Co się dzieje, gdy uczestnik dobierze tylko bezpłatne pozycje?
Zmiana zapisuje się bez płatności, a uczestnik dostaje potwierdzenie (bez nowej pro formy).
Czy jeden link można wysłać kilka razy?
Tak - link jest wielokrotnego użytku, dopóki jest ważny.
Czy w grupie każdy członek dostaje własny link?
Nie. Link działa na poziomie osoby rejestrującej i obsługuje całą grupę.
Jak unieważnić link, który trafił w niepowołane ręce?
Na karcie uczestnika → menu „Linki” → „Wygeneruj nowy (unieważnia stary)”. Stary adres przestaje działać.
Dobre praktyki
- Wstaw oba linki do e-maila z potwierdzeniem rejestracji - uczestnik ma je od razu i rzadziej pisze do supportu.
- Wykorzystaj link aktualizacji oferty do sprzedaży dodatkowej - przypomnij o możliwości dokupienia warsztatów bliżej wydarzenia.
- Odciąż zespół - zamiast poprawiać dane ręcznie, poproś uczestnika o użycie linku aktualizacji danych.
- Reaguj na wyciek - jeśli podejrzewasz, że link krąży poza kontrolą, wygeneruj nowy jednym kliknięciem.