Czym jest CONREGO?
CONREGO to system rejestracji uczestników wydarzeń, który automatyzuje i usprawnia kluczowe procesy związane z organizacją eventów - od zapisów i komunikacji z uczestnikami, po sprzedaż wejściówek, generowanie raportów i obsługę recepcyjną w dniu wydarzenia.
System dostępny jest w modelu aplikacji webowej (SaaS), co oznacza, że nie wymaga instalacji, a jedynie dostępu do internetu i przeglądarki. Z systemu korzystają zarówno niezależni organizatorzy wydarzeń, jak i zespoły projektowe w dużych firmach, agencjach eventowych, uczelniach czy instytucjach publicznych.
System CONREGO łączy elastyczność, automatyzację i pełną kontrolę nad procesem rejestracji uczestników wydarzeń. Oto najważniejsze funkcje, z których możesz skorzystać:
✅ Rejestracja uczestników
Sercem systemu jest moduł rejestracyjny. To tutaj tworzysz formularze, ustalasz opcje udziału (np. prelegent, uczestnik, VIP), konfigurujesz etapy rejestracji i publikujesz formularz na stronie wydarzenia lub wysyłasz linki indywidualne.
CONREGO pozwala tworzyć wiele ścieżek rejestracji jednocześnie - możesz przygotować osobne formularze dla różnych grup odbiorców, każdemu przypisać inne ceny, pola formularza, agendę czy warunki udziału. Rejestracja może być otwarta, płatna, na zaproszenie lub wymagająca akceptacji zgłoszenia.
💳 Sprzedaż wejściówek i biletów
W przypadku wydarzeń biletowanych, system pozwala zautomatyzować proces sprzedaży. Dzięki integracji z popularnymi bramkami płatności (m.in. PayU, Stripe, Przelewy24) uczestnicy mogą płacić natychmiast po wypełnieniu formularza. CONREGO rozpoznaje statusy płatności, wysyła potwierdzenia i - jeśli trzeba - przypomnienia.
Możesz ustalać różne ceny w zależności od terminu rejestracji (np. early bird), dodawać rabaty, wprowadzać kody zniżkowe i oferować dodatkowo płatne usługi (np. kolacja, warsztat, nocleg).
✉️ Komunikacja z uczestnikami
Z poziomu systemu wyślesz zarówno automatyczne potwierdzenia rejestracji, jak i kampanie mailingowe czy wiadomości SMS z przypomnieniami i informacjami organizacyjnymi. Wiadomości możesz personalizować, planować ich wysyłkę lub uruchamiać ręcznie.
CONREGO umożliwia także przesyłanie wejściówek z kodami QR, certyfikatów oraz powiadomień o zmianach w agendzie.
🌐 Strona internetowa wydarzenia
System zawiera wbudowany moduł CMS, dzięki któremu możesz zbudować responsywną stronę wydarzenia. Zamieścisz na niej formularz rejestracyjny, program, informacje o miejscu, prelegentach i partnerach. Strona może być wielojęzyczna i dostępna tylko dla zaproszonych gości.
🧾 Obsługa gości na miejscu
W dniu wydarzenia możesz wykorzystać CONREGO do szybkiej weryfikacji uczestników. Moduł check-in umożliwia skanowanie kodów QR lub wyszukiwanie uczestników po nazwisku. System pokaże, kto już jest na miejscu, kto jeszcze nie dotarł, a kto został odrzucony. Za pomocą modułu Kontroli Dostępu zweryfikujesz czy dany uczestnik ma uprawnienia, by uzyskać dostęp do wybranego wykładu lub strefy VIP.
🪪 Generowanie identyfikatorów i dokumentów
CONREGO umożliwia też projektowanie, generowanie i drukowanie identyfikatorów lub etykiet - z danymi uczestnika, kodem QR i grafiką dostosowaną do brandingu wydarzenia. Za pomocą tego modułu spersonalizujesz dowolny dokument PDF, także certyfikaty potwierdzające udział w wydarzeniu.
📊 Zestawienia i raporty
Każdy etap rejestracji, płatności i obecności jest rejestrowany w systemie. CONREGO udostępnia szczegółowe raporty: liczby rejestracji, statusy płatności, dane uczestników, popularność opcji agendy. Możesz je przeglądać online lub eksportować do plików Excel.
System CONREGO jest elastyczny i dostosowany do potrzeb bardzo różnych organizatorów - od jednoosobowych firm po zespoły w dużych instytucjach i korporacjach. Z rozwiązania korzystają między innymi:
- Organizatorzy konferencji, kongresów i seminariów, którzy chcą mieć pełną kontrolę nad procesem rejestracji i obsługą uczestników.
- Agencje eventowe i incentive, które potrzebują narzędzia do obsługi wielu wydarzeń, często w różnych konfiguracjach.
- Uczelnie i instytuty naukowe, organizujące konferencje naukowe, sympozja i zjazdy środowisk akademickich.
- Firmy i korporacje, które organizują spotkania wewnętrzne, szkolenia, onboarding lub spotkania partnerskie.
- Stowarzyszenia i fundacje, zwłaszcza takie, które regularnie organizują wydarzenia tematyczne, zarówno dla swoich członków, jak i szerszej publiczności.
- Instytucje publiczne, które potrzebują prostego, bezpiecznego i zgodnego z RODO narzędzia do obsługi rejestracji.
Modele współpracy z CONREGO
System dostępny jest w dwóch modelach:
- Subskrypcja (SaaS) - przeznaczona dla tych, którzy chcą samodzielnie skonfigurować system. W tym modelu otrzymujesz dostęp do wszystkich funkcji systemu na określony czas (3, 6 lub 12 miesięcy).
- Usługa wdrożeniowa - dla organizatorów, którzy wolą zlecić konfigurację systemu naszemu zespołowi. To rozwiązanie „pod klucz” - Ty dostarczasz wymagania, my dostarczamy gotowy system.
Jeśli nie jesteś pewien, który model będzie lepszy w Twoim przypadku, skontaktuj się z nami - pomożemy Ci wybrać najlepszą opcję. Chcesz od razu przetestować możliwości systemu? Załóż bezpłatne konto testowe →.