Efektywna kontrola dostępu do stref na wydarzeniu

Ogranicz dostęp do wybranych stref, śledź obecność gości i optymalizuj wykorzystanie przestrzeni dzięki nowoczesnemu systemowi kontroli dostępu.

Jak działa kontrola dostępu na wydarzeniu?

Podczas konferencji, kongresów czy festiwali często konieczne jest zarządzanie dostępem do określonych stref lub usług. Moduł Kontrola Dostępu CONREGO umożliwia organizatorom:

  • Limitowanie dostępu do wybranych punktów programu i stref na podstawie rejestracji uczestnika.
  • Monitorowanie obecności w salach konferencyjnych w czasie rzeczywistym.
  • Analizowanie danych o wejściach i wyjściach, dzięki czemu wiesz, jak długo uczestnicy przebywali w danej lokalizacji.
rejestracja uczestników online

Kontrola dostępu na eventach – jak możemy Cię wesprzeć?

1. Oprogramowanie do kontroli dostępu

Moduł Kontrola Dostępu zapewnia sprawne zarządzanie ruchem uczestników i integruje się z bazą uczestników. Może działać w dwóch wariantach:

  • Automatyczne pobieranie danych – dane uczestników automatycznie synchronizuje nasz system rejestracji uczestników.
  • Import listy uczestników – obsługa list gości załadowanych z pliku XLS dostarczonego przez organizatora.

2. Wynajem sprzętu do kontroli dostępu

Zapewniamy niezbędne urządzenia do obsługi punktów kontrolnych:

  • Laptopy i tablety (iPad) - z dostępem do modułu Kontrola Dostępu,
  • Czytniki kodów QR – umożliwiające błyskawiczną weryfikację uczestników na podstawie wejściówek lub identyfikatorów,
  • Drukarki termiczne - do natychmiastowego wydruku etykiet personalizujących identyfikatory.

Jako organizator zadbaj o stoliki (np. koktailowe), na których rozstawimy sprzęt, zasilanie oraz dostęp do internetu. Resztą zajmiemy się my.

3. Wsparcie techniczne i obsługa punktów kontrolnych

Nie musisz zajmować się obsługą kontroli dostępu samodzielnie. Współpraca z nami obejmuje:

  • Konfigurację systemu i stanowisk kontrolnych,
  • Szkolenie personelu organizatora lub zapewnienie hostess do obsługi.

Punkty kontrolne i bramki wejściowe

Każdy punkt kontrolny może działać w dwóch wariantach:

  • Laptop + czytnik QR – wymaga połączenia z internetem i aktualnej przeglądarki internetowej.
  • Tablet lub smartfon – z aplikacją CONREGO Check-In, umożliwiającą szybkie skanowanie wejściówek.

Najczęściej zadawane pytania

Jakie strefy mogę objąć kontrolą dostępu?

Możesz ograniczyć dostęp do konkretnych sal, sekcji VIP, warsztatów, płatnych sesji czy stref cateringowych. Każdy uczestnik może mieć różne poziomy dostępu zależne od rejestracji.

Czy mogę używać własnego sprzętu do obsługi kontroli dostępu?

Tak, jeśli Twój sprzęt spełnia wymagania techniczne. Przykładowo - czytniki kodów QR po każdym skanowaniu wywołują klawisz TAB. Jeśli masz wątpliwości co do swojego sprzętu, skontaktuj się z nami – pomożemy weryfikować kompatybilność.

Czy moduł Kontroli Dostępu może rejestrować wejścia i wyjścia uczestników?

Tak, system może rejestrować zarówno wejścia, jak i wyjścia, co pozwala na monitorowanie czasu spędzonego przez uczestników w danej strefie.

Jaki jest minimalny rozmiar kodu QR?

Z reguły nie stosujemy kodów QR mniejszych niż 20x20mm. Mniejsze mogą być nieczytelne, a to spowoduje zbędne spowolnienie obsługi uczestników.

Czy można umieścić kod QR na opasce?

Tak, ale kod QR powinien mieć minimalny rozmiar 2x2 cm, aby zachować czytelność. Drukarki etykiet samoprzylepnych, takie jak Brother, oferują naklejki o zbliżonym formacie, które można drukować na miejscu i naklejać na opaski.

Czy mogę ograniczyć liczbę miejsc w danej strefie?

Tak, system może zablokować dostęp do danej sali lub strefy po osiągnięciu maksymalnej liczby uczestników.

Jak długo trwa skanowanie kodu QR przy wejściu?

Skanowanie kodu QR i weryfikacja w bazie trwa mniej niż sekundę, co pozwala na błyskawiczną obsługę dużej liczby osób.

Czy mogę zobaczyć raporty dotyczące obecności uczestników?

Tak, system generuje szczegółowe raporty o liczbie uczestników w każdej strefie, czasie ich obecności oraz aktywności na wydarzeniu. Raporty dostępne są w formacie XLS.