Sprzedaż biletów bez chaosu w płatnościach i fakturach

Gdy sprzedaż wejściówek to coś więcej niż przycisk „zapłać”

Przy płatnym wydarzeniu proces rejestracji szybko staje się bardziej złożony. Część uczestników kupuje bilety w niższej cenie na początku sprzedaży, inni korzystają z kodów rabatowych lub zgłaszają całą grupę. Niektórzy potrzebują faktury na firmę, a dodatkowo mogą wybierać warsztaty, kolacje, miejsca parkingowe lub inne płatne opcje.

Do tego dochodzą różne cenniki, statusy płatności, dane księgowe, limity miejsc, waluty oraz integracje z operatorami płatności. Uczestnicy chcą też szybko wiedzieć, czy płatność została przyjęta i czy ich udział jest potwierdzony.

W CONREGO rejestracja, płatność i fakturowanie tworzą jeden spójny proces. Dzięki temu dane uczestnika, wybrane opcje, status płatności i dokumenty sprzedaży są dostępne w jednym miejscu, zamiast być rozproszone między bramką płatniczą, skrzynką e-mail i arkuszem kalkulacyjnym.

Co możesz obsłużyć w module sprzedaży?

W CONREGO przygotujesz różne cenniki dla poszczególnych kategorii uczestników i wariantów udziału. Możesz również stosować ceny zależne od terminu zakupu - na przykład niższe ceny early bird na początku sprzedaży, ceny regularne oraz ceny last minute.

System umożliwia także tworzenie kodów rabatowych, stosowanie zniżek grupowych zależnych od liczby zgłaszanych osób oraz prowadzenie sprzedaży w wielu walutach.

Proces rejestracji możesz połączyć z wybraną bramką płatniczą, zbieraniem danych do faktury i automatycznym aktualizowaniem statusu płatności. Integracja z systemami księgowymi takimi jak Fakturownia.pl lub KSeF pozwala dodatkowo ograniczyć ręczne przepisywanie danych i uporządkować obieg dokumentów sprzedaży.

Dzięki temu uczestnik sprawnie przechodzi od wyboru wariantu udziału do płatności, a organizator ma aktualne informacje o sprzedaży w jednym miejscu.

Elastyczne cenniki dla różnych typów uczestników

Nie wszyscy uczestnicy muszą korzystać z tych samych cen i wariantów udziału. W CONREGO możesz różnicować cenniki w zależności od kategorii uczestnika, terminu sprzedaży oraz wybranych opcji.

To przydatne, gdy prowadzisz sprzedaż w kilku etapach, oferujesz pakiety VIP, specjalne ceny dla członków organizacji, studentów, przedstawicieli partnerów wydarzenia lub zaproszonych gości.

Zamiast ręcznie sprawdzać, komu przysługuje dana cena, konfigurujesz odpowiednie zasady w systemie. Uczestnik automatycznie widzi cennik i opcje przypisane do jego kategorii.

Kody rabatowe i zniżki grupowe bez ręcznej kontroli

Kody rabatowe pozwalają prowadzić akcje promocyjne, przyznawać specjalne ceny wybranym grupom uczestników oraz oferować zniżki partnerom i zaproszonym gościom.

W CONREGO możesz tworzyć pojedyncze kody lub wygenerować większą liczbę unikalnych kodów jednocześnie. Dla każdego z nich określisz termin ważności, maksymalną liczbę użyć oraz zakres działania - całą rejestrację, wybrane bilety, pakiety lub dodatkowe opcje.

Przy rejestracji grupowej możesz także stosować rabaty zależne od liczby uczestników zgłaszanych podczas jednego procesu. To przydatne między innymi przy konferencjach, szkoleniach i wydarzeniach branżowych, na które firmy zapisują kilku pracowników.

Płatność jako część rejestracji, a nie osobny proces

Proces zakupu jest wygodniejszy, gdy uczestnik może przejść od wyboru biletu do płatności bez zbędnych przekierowań i ponownego podawania danych. W CONREGO wybór wariantu udziału, dane do faktury, płatność i potwierdzenie zgłoszenia są częścią jednego procesu.

System można zintegrować z operatorami płatności, takimi jak Stripe, PayPal, PayU, Paynow, Tpay i Przelewy24. Możesz skonfigurować kilka bramek jednocześnie i udostępnić uczestnikom różne sposoby płatności.

Po potwierdzeniu transakcji status rejestracji jest automatycznie aktualizowany, dzięki czemu Twój zespół od razu widzi, które zgłoszenia zostały opłacone.

Fakturowanie, które nie zaczyna się od przepisywania danych

Przy płatnym wydarzeniu sprzedaż nie kończy się na potwierdzeniu płatności. Trzeba jeszcze zebrać poprawne dane do faktury, wystawić dokument, przekazać go uczestnikowi i zachować porządek w rozliczeniach.

W CONREGO uczestnik może podać dane do faktury podczas rejestracji. Po potwierdzeniu transakcji system - zależnie od wybranej konfiguracji - może automatycznie wygenerować fakturę VAT i wysłać ją e-mailem.

Integracja z Fakturownia.pl pozwala przekazywać dane i dokumenty sprzedaży bez ich ręcznego przepisywania. Pomaga to ograniczyć ryzyko pomyłek i liczbę czynności potrzebnych wtedy, gdy informacje o rejestracji, płatności i fakturach są przechowywane w osobnych narzędziach.

Wiele transakcji w jednej rejestracji

Po zakończeniu rejestracji może pojawić się potrzeba naliczenia uczestnikowi dodatkowej opłaty, na przykład za warsztat, nocleg, miejsce parkingowe lub inną usługę zamówioną później.

W CONREGO możesz dodać kolejną transakcję do istniejącej rejestracji bez zmiany pierwotnego zgłoszenia. Dzięki temu dodatkowa płatność i jej status pozostają przypisane do tego samego uczestnika, a Twój zespół nie musi rozliczać jej poza systemem.

Ograniczenia, które warto znać przed uruchomieniem sprzedaży

CONREGO automatyzuje sprzedaż wejściówek i fakturowanie, ale nie zastępuje rozbudowanego systemu księgowego przeznaczonego do obsługi wszystkich możliwych scenariuszy podatkowych.

W ramach jednej subskrypcji możesz ustawić jedną stawkę VAT. Kody rabatowe obniżają natomiast ceny procentowo. Jeżeli Twoje wydarzenie wymaga stosowania kilku stawek VAT lub bardziej złożonych zasad rozliczeń, warto uwzględnić to już podczas projektowania procesu sprzedaży.

Informujemy o tych ograniczeniach wprost, aby przed uruchomieniem rejestracji można było właściwie zaplanować sposób sprzedaży i rozliczania uczestników.