Gdy personalizowane dokumenty trzeba przygotować dla wielu uczestników
Przy niewielkiej liczbie uczestników ręczne uzupełnianie identyfikatorów, biletów lub certyfikatów może być jeszcze możliwe. Przy kilkuset zgłoszeniach łatwo jednak o literówki, nieaktualne dane, niewłaściwy wariant biletu lub wysłanie dokumentu do złej osoby.
W CONREGO dokument PDF powstaje na podstawie danych zapisanych w systemie - zebranych podczas rejestracji lub zaimportowanych z arkusza. Raz przygotowany szablon możesz wykorzystać do generowania dokumentów dla pojedynczej osoby, wybranej grupy albo całej listy uczestników.
Jak działa personalizacja dokumentów w CONREGO?
Przygotuj projekt graficzny dokumentu
Możesz wgrać własny projekt w formacie PDF i wykorzystać go jako tło dokumentu. Powinien zawierać wszystkie stałe elementy, takie jak logo, kolory, ramki i pozostałe elementy identyfikacji wizualnej wydarzenia.
Możesz także rozpocząć od pustego szablonu i samodzielnie określić format dokumentu.
Dodaj pola z danymi uczestnika
Na projekcie wskazujesz miejsca, w których mają pojawić się dane pobierane z systemu, na przykład imię i nazwisko, firma, stanowisko, kategoria uczestnika, wariant udziału lub indywidualny kod QR.
Możesz wybrać krój, rozmiar i kolor tekstu oraz dokładnie rozmieścić poszczególne pola na dokumencie.
Połącz szablon z rejestracją lub modułem Check-in
Ten sam szablon możesz wykorzystać jako bilet, identyfikator, certyfikat, etykietę albo karnet. Dokument może być dołączany do wiadomości e- mail, generowany dla wybranej grupy uczestników lub drukowany podczas obsługi recepcji.
W każdym przypadku system uzupełnia go danymi zapisanymi przy konkretnym uczestniku.
Generuj, wysyłaj lub drukuj dokumenty
Możesz utworzyć zbiorczy, wielostronicowy plik PDF dla wybranej grupy, wysłać indywidualne dokumenty w wiadomościach e-mail albo wydrukować pojedynczy identyfikator na recepcji.
Druk może uruchomić się automatycznie po oznaczeniu obecności uczestnika lub zostać rozpoczęty ręcznie przez pracownika obsługi.
Nie tylko identyfikatory - także bilety, certyfikaty i kupony
Moduł Personalizacja dokumentów możesz wykorzystać do przygotowania różnych materiałów związanych z udziałem w wydarzeniu.
Na podstawie danych uczestników wygenerujesz między innymi:
- bilety i wejściówki,
- identyfikatory konferencyjne,
- certyfikaty uczestnictwa,
- karnety cateringowe,
- kupony i vouchery,
- etykiety,
- inne dokumenty PDF przypisane do konkretnej osoby.
Jeśli dokument zawiera dane uczestnika, wariant udziału lub indywidualny kod QR, CONREGO może uzupełnić go automatycznie na podstawie informacji zapisanych w systemie.
Kreator szablonu dokumentów PDF i przykładowy identyfikator uczestnika.
Dokumenty aktualne nawet przy zmianach na ostatnią chwilę
Dane uczestników mogą zmieniać się aż do dnia wydarzenia. Ktoś poprawia nazwisko lub firmę, wybiera inny warsztat, rejestruje się później albo zgłasza się dopiero na miejscu.
W CONREGO identyfikator, bilet lub certyfikat powstaje na podstawie aktualnych danych zapisanych w systemie. Dzięki temu możesz wygenerować lub ponownie wydrukować dokument wtedy, gdy jest potrzebny, zamiast przygotowywać wszystkie materiały z dużym wyprzedzeniem.
Bilety i identyfikatory jako część jednego procesu
Po zakończeniu rejestracji uczestnik może automatycznie otrzymać wiadomość ze spersonalizowanym biletem i indywidualnym kodem QR. Ten sam kod może zostać wykorzystany podczas check-inu lub kontroli dostępu.
Jeśli na miejscu potrzebny jest identyfikator, obsługa może wygenerować go i wydrukować na podstawie tych samych danych zapisanych w systemie.
Dzięki temu informacje o uczestniku, jego bilet i dokumenty wykorzystywane na recepcji pozostają ze sobą powiązane i nie wymagają przygotowywania osobnych list.
Co warto wiedzieć o personalizacji dokumentów
CONREGO umożliwia rozmieszczanie na dokumencie danych uczestnika, kodów QR oraz innych pól pobieranych z systemu. Nie służy jednak do edytowania projektu graficznego wgranego jako tło PDF.
Stałe elementy, takie jak logo, grafiki, kolory i ramki, należy przygotować wcześniej w programie graficznym, a następnie wgrać do CONREGO jako gotowy projekt.
Obecnie system:
- nie umieszcza na generowanych dokumentach zdjęć przesłanych przez uczestników,
- nie obsługuje elektronicznego podpisywania plików PDF,
- generuje dla pojedynczego uczestnika dokument jednostronicowy.
Dla wybranej grupy uczestników można natomiast utworzyć jeden zbiorczy, wielostronicowy plik PDF, w którym każda strona zawiera dokument innej osoby.
Chcesz przygotować dokumenty bez ręcznego uzupełniania danych?
W CONREGO raz przygotowujesz szablon, a system uzupełnia go aktualnymi danymi uczestników. Możesz w ten sposób generować, wysyłać i drukować bilety, identyfikatory, certyfikaty oraz inne spersonalizowane dokumenty PDF.
Najczęściej zadawane pytania
Możesz przygotowywać między innymi bilety, identyfikatory konferencyjne, certyfikaty uczestnictwa, karnety cateringowe, kupony, etykiety oraz inne dokumenty PDF zawierające dane przypisane do uczestnika.
Tak. Możesz przygotować projekt w formacie PDF i wgrać go do CONREGO jako tło dokumentu. Następnie umieszczasz na nim pola automatycznie uzupełniane danymi uczestnika, na przykład imieniem i nazwiskiem, nazwą firmy lub kodem QR.
Nie. CONREGO nie służy do edytowania grafiki zapisanej w pliku PDF. Możesz jednak swobodnie rozmieszczać pola z danymi, wyrównywać je oraz określać wygląd umieszczanego w nich tekstu.
Jeżeli chcesz zmienić logo, kolory, ramki lub inne elementy graficzne tła, musisz poprawić projekt w programie graficznym i ponownie wgrać go do systemu.
Tak. Możesz wybrać uczestników ręcznie lub za pomocą filtrów, a następnie wygenerować jeden wielostronicowy plik PDF. Każda jego strona będzie zawierała dokument przygotowany dla innej osoby.
Tak. Dokument PDF może zostać automatycznie uzupełniony danymi konkretnego uczestnika i dołączony do wiadomości wysyłanej z CONREGO. W ten sposób możesz przesyłać między innymi bilety, identyfikatory i certyfikaty.
Tak. Moduł Personalizacja dokumentów jest zintegrowany z modułem Check-in. Możesz określić, który dokument ma zostać wydrukowany automatycznie po oznaczeniu obecności uczestnika albo uruchomić druk ręcznie.
Do drukowania na miejscu potrzebne jest odpowiednio skonfigurowane stanowisko komputerowe i drukarka.
Uczestnik może przesłać zdjęcie za pośrednictwem formularza rejestracyjnego, ale obecnie CONREGO nie umożliwia automatycznego umieszczenia tego zdjęcia na generowanym dokumencie PDF.
Nie. Obecnie CONREGO nie umożliwia elektronicznego podpisywania generowanych plików PDF.
Tak. W szablonie dokumentu możesz umieścić kod QR przypisany do konkretnego uczestnika. Ten sam kod może zostać wykorzystany podczas check-inu, kontroli dostępu lub wydawania wybranych usług.
Kod QR może znajdować się między innymi na bilecie przesłanym e-mailem, identyfikatorze konferencyjnym albo etykiecie drukowanej na recepcji.
Tak. Możesz utworzyć osobne szablony dokumentów, na przykład dla uczestników standardowych, prelegentów, wystawców, obsługi lub gości VIP.
Podczas konfiguracji druku na recepcji możesz określić, który szablon ma być wykorzystywany dla danej kategorii uczestników. Poszczególne dokumenty mogą różnić się wyglądem, kolorystyką, układem oraz zakresem prezentowanych danych.
Na dokumencie możesz umieścić pola dostępne w formularzu rejestracyjnym, na przykład:
- imię i nazwisko,
- nazwę firmy,
- stanowisko,
- kategorię uczestnika,
- wybrany wariant udziału,
- informacje o warsztatach lub sesjach,
- indywidualny kod QR,
- inne dane zebrane podczas rejestracji.
Każde pole możesz odpowiednio rozmieścić oraz określić wygląd umieszczanego w nim tekstu.
Tak. Po poprawieniu danych w systemie możesz ponownie wygenerować lub wydrukować dokument zawierający aktualne informacje.
W module Recepcja druk może zostać uruchomiony również automatycznie po zapisaniu zmian w danych uczestnika albo po przypisaniu mu nowego kodu QR.
Tak. Szablon możesz przygotować na podstawie własnego projektu w formacie PDF albo utworzyć jako pusty dokument o wymiarach podanych w milimetrach.
Pozwala to dostosować dokument do formatu identyfikatora, etykiety samoprzylepnej oraz możliwości wykorzystywanej drukarki.
CONREGO generuje dla pojedynczego uczestnika jednostronicowy dokument PDF. System nie tworzy automatycznie dwóch osobnych stron dokumentu przypisanych do tej samej osoby.
Jeżeli identyfikator ma być drukowany dwustronnie, sposób przygotowania projektu i konfigurację druku należy dostosować do wykorzystywanego formatu oraz drukarki.