Dlaczego arkusze przestają wystarczać przy obsłudze konferencji?
Organizacja konferencji często wymaga obsługi kilku grup uczestników, takich jak goście, prelegenci, partnerzy i przedstawiciele mediów. Poszczególne osoby mogą korzystać z płatnych lub bezpłatnych ścieżek rejestracji, wybierać warsztaty z limitami miejsc, otrzymywać różne wiadomości oraz dokumenty.
Gdy dane są przechowywane w kilku arkuszach i niezależnych narzędziach, zespół musi je ręcznie przenosić, porównywać i aktualizować w wielu miejscach. Zwiększa to nakład pracy oraz ryzyko korzystania z nieaktualnych lub niespójnych list.
W CONREGO dane zebrane podczas rejestracji mogą być później wykorzystywane przy płatnościach, komunikacji, check-inie, kontroli dostępu i raportowaniu. Dzięki temu najważniejsze informacje o uczestnikach pozostają w jednej bazie przez cały proces ich obsługi.
Jak wygląda obsługa konferencji w CONREGO?
Przykładowy proces obsługi konferencji - od uruchomienia rejestracji po analizę frekwencji.
Zaproszenia i uruchomienie rejestracji
Możesz otworzyć rejestrację ogólną na stronie wydarzenia, a równocześnie wysłać imienne zaproszenia do wybranych osób. Indywidualny link może prowadzić do formularza częściowo uzupełnionego wcześniej zaimportowanymi danymi.
Pozwala to obsługiwać w jednym systemie zarówno uczestników zapisujących się samodzielnie, jak i gości zapraszanych przez organizatora.
Formularz, agenda i płatność
Uczestnik uzupełnia formularz, wybiera warsztaty, sesje oraz dodatkowe opcje udziału. System może pilnować ustalonych limitów miejsc i wyświetlać każdej grupie odpowiednią ścieżkę rejestracji.
Przy wydarzeniu płatnym uczestnik może przejść do bramki płatniczej, a dokumenty sprzedaży są wystawiane zgodnie z przygotowaną konfiguracją.
Komunikacja i bilety
Na podstawie statusu zgłoszenia lub płatności możesz wysłać odpowiednim uczestnikom spersonalizowane wiadomości z biletem i indywidualnym kodem QR.
W przypadku zmiany programu, lokalizacji lub zasad udziału wybierasz właściwą grupę odbiorców i wysyłasz jej wiadomość e-mail albo SMS.
Recepcja, kontrola dostępu i raporty
Na miejscu obsługa skanuje kody QR, oznacza obecność i może drukować identyfikatory. Przy wejściach do sal i stref system sprawdza uprawnienia uczestników oraz rejestruje odczyty kodów.
Po wydarzeniu możesz przygotować raporty na podstawie danych z recepcji i punktów kontroli dostępu, między innymi zestawienia zarejestrowanej obecności i frekwencji na wybranych sesjach.
Różne grupy uczestników - jeden spójny proces
Uczestnicy płacący za udział, goście VIP, prelegenci, partnerzy i przedstawiciele mediów mogą korzystać z różnych ścieżek rejestracji. Dla każdej grupy możesz przygotować odpowiedni formularz, warunki udziału, wiadomości oraz dostępne opcje.
Wszystkie zgłoszenia trafiają do jednej bazy, w której możesz sprawdzać dane uczestników i statusy ich rejestracji. Poszczególne ścieżki zapisów możesz niezależnie otwierać, wstrzymywać i zamykać.
Jeśli określisz limity miejsc dla wybranych warsztatów, sesji lub kategorii uczestników, CONREGO automatycznie uwzględni je podczas rejestracji.
Jak skutecznie zorganizować wydarzenie?
Pobierz bezpłatny poradnik dla event managerów i sprawdź, jak zaplanować proces obsługi uczestników - od określenia grup odbiorców i przygotowania rejestracji po prezentację informacji o wydarzeniu oraz organizację recepcji.
Chcesz uporządkować obsługę uczestników konferencji?
Załóż bezpłatne konto testowe i sprawdź, jak CONREGO może wspierać rejestrację, komunikację, płatności, check-in oraz raportowanie podczas Twojej konferencji.
Konto testowe działa przez 14 dni i nie wymaga podawania danych karty płatniczej. W razie pytań możesz skorzystać ze wsparcia zespołu CONREGO.
Najczęściej zadawane pytania
Tak. System może wspierać zarówno kameralne seminaria, jak i duże konferencje z wieloma grupami uczestników, płatnościami, równoległymi sesjami i kontrolą dostępu.
Przy wydarzeniach o dużej skali warto odpowiednio wcześniej zaplanować konfigurację rejestracji, sposób komunikacji, liczbę stanowisk recepcyjnych oraz organizację wejścia. Zakres potrzebnej infrastruktury i obsługi zależy od liczby uczestników oraz przebiegu wydarzenia.
Tak. Każda grupa może korzystać z innego formularza, warunków udziału, zakresu dostępnych opcji oraz komunikacji.
Możesz połączyć na przykład płatną rejestrację ogólną, bezpłatne zgłoszenia prelegentów i indywidualne zaproszenia dla gości VIP. Wszystkie zgłoszenia pozostają dostępne w jednej bazie uczestników.
Tak. Możesz udostępnić płatną lub bezpłatną rejestrację ogólną, a jednocześnie wysyłać indywidualne zaproszenia na przykład prelegentom, partnerom i gościom VIP.
Osoby zaproszone mogą korzystać z osobnej ścieżki rejestracji, zawierającej inny formularz, warunki udziału i dostępne opcje. Indywidualny link może prowadzić do formularza częściowo uzupełnionego wcześniej zaimportowanymi danymi. Wszystkie zgłoszenia trafiają do jednej bazy uczestników.
Możesz przesłać mu jeden z dwóch indywidualnych linków aktualizacyjnych. Pierwszy pozwala poprawić lub uzupełnić dane podane w formularzu, a drugi - zapisać się na dodatkowy warsztat, sesję lub usługę.
Wcześniej wybranych opcji nie można za pomocą tego linku usunąć ani zamienić. Jeżeli nowo wybrana pozycja jest płatna, system tworzy dla niej osobną transakcję i fakturę pro forma. Organizator może udostępnić uczestnikowi jeden z linków albo oba.
Tak. Możesz przygotować osobne wersje językowe strony konferencji oraz formularza rejestracyjnego.
Wiadomości e-mail i SMS przygotowujesz w odpowiednich językach, a następnie kierujesz je do uczestników na podstawie języka ich rejestracji. CONREGO nie tłumaczy treści automatycznie - każdą wersję należy wcześniej przygotować.
Tak. Odbiorców możesz wybrać między innymi na podstawie kategorii uczestnika, statusu zgłoszenia lub płatności, języka rejestracji oraz wybranych warsztatów, sesji i usług.
Pozwala to wysłać np. informację o zmianie sali tylko uczestnikom konkretnej sesji, przypomnienie o płatności osobom z nieopłaconym zgłoszeniem albo osobną wiadomość organizacyjną prelegentom i partnerom.
Po konferencji możesz wysłać uczestnikom spersonalizowane certyfikaty oraz udostępnić im prezentacje, pliki, galerie zdjęć czy nagrania.
Materiały możesz zebrać w Platformie Multimedialnej i ograniczyć dostęp do wybranych grup, na przykład uczestników konkretnego warsztatu albo osób, które wykupiły pakiet z nagraniami.
Tak. Podczas rejestracji uczestnik może wybrać dostępne warsztaty, sesje i usługi dodatkowe. Dla każdej opcji możesz określić limit miejsc, po którego wykorzystaniu zapis przestanie być dostępny.
Jeżeli przy wejściu na warsztat lub sesję korzystasz z modułu Kontrola Dostępu, system może również sprawdzić uprawnienia uczestnika po zeskanowaniu jego kodu QR.
Jeżeli rejestracja została połączona z bramką płatności, uczestnik może przejść do niej po zatwierdzeniu danych i opłacić udział online. Dostępne są między innymi integracje ze Stripe, PayU i Przelewy24.
CONREGO może automatycznie wystawiać i wysyłać dokumenty sprzedaży zgodnie z przygotowaną konfiguracją. System nie pobiera własnej prowizji od wartości sprzedanych biletów, ale operator płatności może naliczać opłaty zgodnie ze swoją umową i cennikiem.
Tak. W CONREGO możesz stworzyć prostą stronę typu landing page lub rozbudowany serwis konferencji z programem, informacjami o prelegentach, pakietami udziału, aktualnościami i formularzem rejestracyjnym.
Strona jest bezpośrednio połączona z procesem rejestracji i sprzedaży biletów, dzięki czemu uczestnik może znaleźć potrzebne informacje i przejść do zapisu w ramach jednego serwisu.
Jeżeli masz już własną stronę konferencji, możesz ją pozostawić i umieścić na niej link lub przycisk prowadzący do rejestracji przygotowanej w CONREGO.
Pracownik recepcji może zeskanować kod QR albo wyszukać uczestnika na podstawie danych zapisanych w systemie. Następnie oznacza jego obecność i - przy odpowiednio skonfigurowanym stanowisku - może wydrukować identyfikator.
Moduł Kontrola Dostępu pozwala po zeskanowaniu kodu QR sprawdzić, czy uczestnik ma prawo wejść do określonej sali lub strefy albo wziąć udział w wybranej sesji. Na podstawie zarejestrowanych odczytów kodów możesz później przygotować raporty obecności i frekwencji w formacie XLSX.