Gdy każda grupa uczestników potrzebuje innej informacji
Przy prostym spotkaniu może wystarczyć jeden e-mail z potwierdzeniem. Przy większym wydarzeniu trzeba kierować różne wiadomości do odpowiednich grup uczestników i wysyłać je we właściwym momencie.
VIP może potrzebować innych informacji niż prelegent, uczestnik oczekujący na płatność czy osoba, której obecność została właśnie odnotowana. Do tego dochodzą zaproszenia, przypomnienia, bilety z kodem QR, informacje logistyczne, zmiany w programie oraz wiadomości wysyłane po wydarzeniu.
W CONREGO komunikacja korzysta z tych samych danych, które uczestnicy podali podczas rejestracji. Dzięki temu możesz wybierać odbiorców bez eksportowania list, ręcznego filtrowania danych i przenoszenia ich między różnymi narzędziami.
Jak działa komunikacja w CONREGO?
Przygotuj wiadomość w kreatorze
Wizualny kreator pozwala tworzyć wiadomości zawierające tekst, grafiki, przyciski i linki. Możesz przygotować zaproszenie, potwierdzenie rejestracji, przypomnienie o płatności, wiadomość z biletem lub informacje organizacyjne.
Treść możesz automatycznie uzupełniać danymi konkretnego uczestnika, na przykład jego imieniem, kategorią udziału, indywidualnym linkiem do rejestracji lub informacjami podanymi w formularzu.
Wybierz odbiorców na podstawie danych z rejestracji
Wiadomość możesz wysłać do wszystkich uczestników, wybranej grupy lub pojedynczej osoby. Odbiorców wybierzesz między innymi na podstawie statusu rejestracji, płatności oraz zaznaczonych opcji udziału.
Dzięki temu przypomnienie o płatności trafi tylko do osób z nieopłaconą rejestracją, a informacje o warsztacie wyłącznie do zapisanych na niego uczestników.
Wyślij wiadomość jednorazowo lub zautomatyzuj wysyłkę
Możesz samodzielnie wysłać zaproszenie, przypomnienie lub informację organizacyjną. Możesz także skonfigurować wiadomości, które system wyśle automatycznie po określonym zdarzeniu, na przykład po zakończeniu rejestracji, potwierdzeniu płatności, anulowaniu zgłoszenia lub odnotowaniu obecności uczestnika.
Sprawdź status wysłanych wiadomości
Dla wiadomości wysyłanych przez serwer pocztowy CONREGO dostępne są raporty pokazujące między innymi dostarczenie, odnotowane otwarcia oraz kliknięcia w linki. Dzięki temu możesz szybciej zauważyć problemy z wysyłką ważnych informacji.
Raport nie gwarantuje, że każda wiadomość zostanie dostarczona ani że wszystkie otwarcia zostaną odnotowane, ale zapewnia więcej informacji niż zwykła wysyłka ze skrzynki pocztowej.
Zaproszenia, potwierdzenia, przypomnienia i bilety w jednym miejscu
Moduł Komunikacja możesz wykorzystać na każdym etapie organizacji wydarzenia. Wyślesz zaproszenia z indywidualnymi lub ogólnymi linkami do rejestracji, potwierdzenia zgłoszeń, przypomnienia o płatności oraz informacje o zmianach w programie, noclegach, parkingu i zasadach wejścia.
Przed wydarzeniem możesz przesłać uczestnikom bilety z kodami QR, a po jego zakończeniu - certyfikaty, materiały, ankiety lub zaproszenie na kolejną edycję.
Personalizacja, która odciąża zespół
Personalizacja wiadomości nie kończy się na dodaniu imienia w nagłówku. CONREGO może automatycznie uzupełniać treść danymi zebranymi podczas rejestracji, dzięki czemu uczestnik otrzymuje informacje dopasowane do swojej sytuacji.
Możesz przygotować osobne wiadomości dla różnych grup uczestników, wysyłać indywidualne linki do rejestracji oraz dołączać spersonalizowane bilety PDF z kodem QR. Dzięki temu odbiorcy otrzymują tylko te informacje, które ich dotyczą, a Twój zespół nie musi przygotowywać każdej wiadomości osobno.
Kreator wiadomości e-mail i przykład gotowej wiadomości.
Komunikacja marketingowa zgodna z preferencjami uczestników
CONREGO umożliwia zbieranie i rejestrowanie zgód na komunikację marketingową oraz obsługę ich wycofania. Osoby, które nie wyraziły zgody lub później ją wycofały, mogą być automatycznie pomijane przy wysyłce wiadomości marketingowych.
Nie dotyczy to wiadomości potrzebnych do obsługi rejestracji i udziału w wydarzeniu, takich jak potwierdzenie zgłoszenia, płatności czy wiadomość z biletem. Dzięki temu respektujesz preferencje uczestników, nie pozbawiając ich ważnych informacji organizacyjnych.
E-mail i SMS - dwa kanały, jeden proces
E-mail sprawdza się przy zaproszeniach, potwierdzeniach, biletach, certyfikatach i dłuższych informacjach organizacyjnych. SMS możesz wykorzystać wtedy, gdy wiadomość powinna szybko dotrzeć do uczestnika - na przykład jako przypomnienie o wydarzeniu, informację o zmianie sali lub link do ważnego komunikatu.
CONREGO nie jest dostawcą usługi wysyłki SMS, ale można je połączyć z kontem u zewnętrznego operatora, na przykład SMSAPI. Dzięki temu wiadomości e-mail i SMS wysyłasz na podstawie tych samych danych uczestników, bez tworzenia osobnych list odbiorców.
Chcesz uprościć komunikację z uczestnikami?
W CONREGO przygotujesz i wyślesz zaproszenia, potwierdzenia, przypomnienia, bilety oraz wiadomości SMS z wykorzystaniem danych zgromadzonych podczas rejestracji.
Najczęściej zadawane pytania
Tak. Wiadomości e-mail możesz przygotować w wizualnym kreatorze, korzystając z bloków tekstowych, grafik, przycisków i linków. Jeśli potrzebujesz niestandardowego układu, możesz również utworzyć wiadomość na podstawie własnego kodu HTML.
Tak. Do wiadomości możesz dołączać pliki, jednak zalecamy korzystanie z formatu PDF. Inne formaty, na przykład DOC lub ZIP, mogą zostać zablokowane przez zabezpieczenia serwerów pocztowych odbiorców.
Tak. CONREGO możesz połączyć z kontem u zewnętrznego operatora wiadomości SMS, na przykład SMSAPI. Opłaty za wysłane wiadomości są rozliczane zgodnie z umową zawartą z wybranym operatorem.
Raport pokazuje status wysłanej wiadomości oraz odnotowane otwarcia i kliknięcia w linki. Jest dostępny dla wiadomości wysyłanych przez serwer pocztowy CONREGO. Jeśli korzystasz z własnego konta nadawczego, informacje o wysyłkach nie będą widoczne w tym raporcie.
Dane dotyczące otwarć mogą nie być kompletne, ponieważ zależą między innymi od ustawień prywatności i sposobu działania programu pocztowego odbiorcy.
Tak. Możesz wybrać odbiorców na podstawie statusu rejestracji lub płatności. Dzięki temu przypomnienie zostanie wysłane tylko do osób z nieopłaconym zgłoszeniem.
Na dostarczalność wpływają między innymi reputacja adresu i domeny nadawcy, konfiguracja skrzynki pocztowej, treść wiadomości, liczba grafik i linków oraz zabezpieczenia stosowane przez serwery odbiorców.
CONREGO udostępnia raporty, które pomagają sprawdzić status wysyłki, ale żadna platforma nie może zagwarantować dostarczenia każdej wiadomości.
Niektóre wersje Outlooka wyświetlają wiadomości HTML inaczej niż pozostałe programy pocztowe. Może to powodować różnice w rozmieszczeniu elementów, odstępach lub formatowaniu tekstu.
Przed wysyłką warto przetestować wiadomość w kilku popularnych programach pocztowych i unikać nadmiernie skomplikowanych układów.
Tak. Możesz skonfigurować wiadomości wysyłane automatycznie po określonym zdarzeniu, na przykład po zakończeniu rejestracji, potwierdzeniu płatności lub odnotowaniu obecności uczestnika. Dzięki temu nie musisz ręcznie wysyłać każdego potwierdzenia ani przypomnienia.
Tak. CONREGO umożliwia skonfigurowanie własnego konta nadawczego za pomocą zewnętrznego serwera SMTP. Uczestnicy zobaczą wówczas wskazaną przez Ciebie nazwę nadawcy i adres e-mail.
Pamiętaj, że raporty dostarczalności dostępne w CONREGO dotyczą wiadomości wysyłanych przez serwer pocztowy CONREGO. W przypadku korzystania z własnego konta dane o wysyłce należy sprawdzać po stronie jego dostawcy.
Tak. Możesz przygotować osobne wersje językowe szablonów, a następnie wysłać je do odpowiednich grup uczestników. Odbiorców możesz wybrać na podstawie języka przypisanego do ich rejestracji.
Tak. Wiadomości marketingowe mogą zawierać link umożliwiający wypisanie się z listy. Informacja o wycofaniu zgody jest zapisywana w systemie, a moduł Komunikacja automatycznie pomija takie osoby podczas kolejnych wysyłek marketingowych.
Wypisanie się z marketingu nie blokuje wiadomości potrzebnych do obsługi udziału w wydarzeniu, takich jak potwierdzenie rejestracji, płatności lub wiadomość z biletem.
Tak. Możesz wysłać zaproszenie zawierające indywidualny link prowadzący do formularza częściowo uzupełnionego wcześniej zaimportowanymi danymi uczestnika. Ułatwia to rejestrację i pozwala udostępniać wybrane warianty udziału tylko zaproszonym osobom.
Tak. W CONREGO możesz przygotować spersonalizowany dokument PDF zawierający dane uczestnika i kod QR, a następnie dołączyć go do wiadomości e-mail. W ten sposób możesz wysyłać między innymi bilety, identyfikatory i certyfikaty.