Wenn jede Teilnehmergruppe andere Informationen braucht
Bei einem einfachen Treffen genügt womöglich eine einzige Bestätigungs-E-Mail. Bei einer größeren Veranstaltung müssen unterschiedliche Nachrichten an die jeweils passenden Teilnehmergruppen gehen - und zwar zum richtigen Zeitpunkt.
Ein VIP braucht andere Informationen als ein Referent, ein Teilnehmer, dessen Zahlung noch aussteht, oder jemand, dessen Anwesenheit gerade erfasst wurde. Hinzu kommen Einladungen, Erinnerungen, Eintrittskarten mit QR-Code, logistische Hinweise, Programmänderungen sowie Nachrichten nach der Veranstaltung.
In CONREGO greift die Kommunikation auf dieselben Daten zu, die Ihre Teilnehmer bei der Anmeldung angegeben haben. So wählen Sie Empfänger aus, ohne Listen zu exportieren, Daten manuell zu filtern oder zwischen verschiedenen Werkzeugen zu verschieben.
Wie funktioniert die Kommunikation in CONREGO?
Erstellen Sie die Nachricht im Editor
Im visuellen Editor gestalten Sie Nachrichten mit Text, Grafiken, Schaltflächen und Links. So bereiten Sie eine Einladung, eine Anmeldebestätigung, eine Zahlungserinnerung, eine Nachricht mit Eintrittskarte oder organisatorische Hinweise vor.
Der Inhalt lässt sich automatisch mit den Daten des jeweiligen Teilnehmers ergänzen, etwa mit Vorname, Teilnahmekategorie, persönlichem Anmeldelink oder Angaben aus dem Formular.
Wählen Sie Empfänger anhand der Anmeldedaten
Sie senden eine Nachricht an alle Teilnehmer, an eine ausgewählte Gruppe oder an eine einzelne Person. Die Empfänger bestimmen Sie unter anderem anhand von Anmeldestatus, Zahlungsstatus und den gewählten Teilnahmeoptionen.
So erreicht eine Zahlungserinnerung nur Personen mit unbezahlter Anmeldung, und Informationen zum Workshop gehen ausschließlich an die dafür angemeldeten Teilnehmer.
Einmalig senden oder den Versand automatisieren
Sie können eine Einladung, eine Erinnerung oder eine organisatorische Information selbst versenden. Ebenso konfigurieren Sie Nachrichten, die das System nach einem bestimmten Ereignis automatisch verschickt, etwa nach Abschluss der Anmeldung, nach der Zahlungsbestätigung, nach einer Stornierung oder nach der Erfassung der Anwesenheit.
Prüfen Sie den Status der versendeten Nachrichten
Für Nachrichten, die über den Mailserver von CONREGO versendet werden, stehen Berichte zu Zustellung, erfassten Öffnungen und Klicks auf Links bereit. So erkennen Sie Probleme beim Versand wichtiger Informationen schneller.
Ein Bericht garantiert weder, dass jede Nachricht zugestellt wird, noch dass jede Öffnung erfasst wird - er liefert aber deutlich mehr Informationen als der Versand aus einem gewöhnlichen Postfach.
Einladungen, Bestätigungen, Erinnerungen und Eintrittskarten an einem Ort
Das Kommunikationsmodul begleitet Sie in jeder Phase der Veranstaltungsorganisation. Versenden Sie Einladungen mit persönlichen oder allgemeinen Anmeldelinks, Anmeldebestätigungen, Zahlungserinnerungen sowie Hinweise zu Programmänderungen, Übernachtung, Parken und Einlassregeln.
Vor der Veranstaltung senden Sie Ihren Teilnehmern Eintrittskarten mit QR-Code, nach deren Ende - Zertifikate, Materialien, Umfragen oder eine Einladung zur nächsten Ausgabe.
Personalisierung, die Ihr Team entlastet
Personalisierung endet nicht damit, den Vornamen in die Anrede zu setzen. CONREGO ergänzt den Inhalt automatisch mit den bei der Anmeldung erfassten Daten, sodass jeder Teilnehmer die zu seiner Situation passenden Informationen erhält.
Sie können getrennte Nachrichten für verschiedene Teilnehmergruppen vorbereiten, persönliche Anmeldelinks versenden und personalisierte PDF-Eintrittskarten mit QR-Code anhängen. Die Empfänger erhalten nur die Informationen, die sie betreffen, und Ihr Team muss nicht jede Nachricht einzeln erstellen.
Editor für E-Mail-Nachrichten und Beispiel einer fertigen E-Mail.
Marketing-Kommunikation im Einklang mit den Präferenzen der Teilnehmer
CONREGO ermöglicht das Erfassen und Dokumentieren von Einwilligungen in die Marketing-Kommunikation sowie den Umgang mit deren Widerruf. Personen, die keine Einwilligung erteilt oder sie später widerrufen haben, können beim Versand von Marketingnachrichten automatisch übersprungen werden.
Nachrichten, die für die Abwicklung der Anmeldung und der Teilnahme nötig sind - etwa Anmeldebestätigung, Zahlungsbestätigung oder die Nachricht mit der Eintrittskarte -, sind davon ausgenommen. So respektieren Sie die Präferenzen Ihrer Teilnehmer, ohne ihnen wichtige organisatorische Informationen vorzuenthalten.
E-Mail und SMS - zwei Kanäle, ein Prozess
E-Mail eignet sich für Einladungen, Bestätigungen, Eintrittskarten, Zertifikate und längere organisatorische Informationen. SMS setzen Sie ein, wenn eine Nachricht den Teilnehmer schnell erreichen soll - etwa als Erinnerung an die Veranstaltung, als Hinweis auf einen Raumwechsel oder als Link zu einer wichtigen Mitteilung.
CONREGO ist kein Anbieter für den SMS-Versand, lässt sich aber mit einem Konto bei einem externen Anbieter wie SMSAPI verbinden. E-Mails und SMS versenden Sie dann auf Basis derselben Teilnehmerdaten, ohne separate Empfängerlisten anzulegen.
Möchten Sie die Kommunikation mit Ihren Teilnehmern vereinfachen?
In CONREGO bereiten Sie Einladungen, Bestätigungen, Erinnerungen, Eintrittskarten und SMS vor und versenden sie auf Basis der bei der Anmeldung erfassten Daten.
Häufig gestellte Fragen
Ja. E-Mails erstellen Sie im visuellen Editor mit Textblöcken, Grafiken, Schaltflächen und Links. Wenn Sie ein individuelles Layout benötigen, können Sie eine Nachricht auch auf Basis Ihres eigenen HTML-Codes anlegen.
Ja. Sie können Dateien an eine Nachricht anhängen, wir empfehlen jedoch das PDF-Format. Andere Formate wie DOC oder ZIP können von den Sicherheitssystemen der Mailserver Ihrer Empfänger blockiert werden.
Ja. CONREGO lässt sich mit einem Konto bei einem externen SMS-Anbieter wie SMSAPI verbinden. Die Gebühren für versendete Nachrichten werden gemäß dem Vertrag mit dem von Ihnen gewählten Anbieter abgerechnet.
Der Bericht zeigt den Status einer versendeten Nachricht sowie erfasste Öffnungen und Klicks auf Links. Er steht für Nachrichten zur Verfügung, die über den Mailserver von CONREGO versendet werden. Wenn Sie ein eigenes Absenderkonto nutzen, erscheinen diese Sendungen nicht in diesem Bericht.
Die Daten zu Öffnungen können unvollständig sein, da sie unter anderem von Datenschutzeinstellungen und der Arbeitsweise des E-Mail-Programms des Empfängers abhängen.
Ja. Sie können Empfänger anhand des Anmelde- oder Zahlungsstatus auswählen. So geht die Erinnerung nur an Personen mit unbezahlter Anmeldung.
Die Zustellbarkeit hängt unter anderem von der Reputation der Absenderadresse und -domain, der Konfiguration des Postfachs, dem Inhalt der Nachricht, der Zahl der Grafiken und Links sowie den Sicherheitsmechanismen der Empfängerserver ab.
CONREGO stellt Berichte bereit, die beim Prüfen des Versandstatus helfen. Garantieren kann die Zustellung jeder einzelnen Nachricht jedoch keine Plattform.
Einige Outlook-Versionen stellen HTML-Nachrichten anders dar als andere E-Mail-Programme. Das kann zu Abweichungen bei der Anordnung von Elementen, bei Abständen oder bei der Textformatierung führen.
Vor dem Versand lohnt es sich, die Nachricht in mehreren gängigen E-Mail-Programmen zu testen und übermäßig komplexe Layouts zu vermeiden.
Ja. Sie können Nachrichten konfigurieren, die nach einem bestimmten Ereignis automatisch versendet werden, etwa nach Abschluss der Anmeldung, nach der Zahlungsbestätigung oder nach der Erfassung der Anwesenheit. So müssen Sie nicht jede Bestätigung und jede Erinnerung manuell versenden.
Ja. In CONREGO richten Sie über einen externen SMTP-Server ein eigenes Absenderkonto ein. Ihre Teilnehmer sehen dann den von Ihnen angegebenen Absendernamen und die entsprechende E-Mail-Adresse.
Beachten Sie dabei: Die Zustellberichte in CONREGO beziehen sich auf Nachrichten, die über den Mailserver von CONREGO versendet werden. Bei einem eigenen Konto sind die Versanddaten beim jeweiligen Anbieter zu prüfen.
Ja. Sie können getrennte Sprachversionen der Vorlagen anlegen und sie anschließend an die passenden Teilnehmergruppen senden. Die Empfänger wählen Sie anhand der Sprache aus, die ihrer Anmeldung zugeordnet ist.
Ja. Marketingnachrichten können einen Link zur Abmeldung von der Liste enthalten. Der Widerruf der Einwilligung wird im System gespeichert, und das Kommunikationsmodul überspringt diese Personen bei künftigen Marketingsendungen automatisch.
Die Abmeldung vom Marketing blockiert keine Nachrichten, die für die Teilnahme an der Veranstaltung nötig sind, etwa die Anmeldebestätigung, die Zahlungsbestätigung oder die Nachricht mit der Eintrittskarte.
Ja. Sie können eine Einladung mit einem persönlichen Link versenden, der zu einem Formular führt, das bereits teilweise mit zuvor importierten Teilnehmerdaten ausgefüllt ist. Das erleichtert die Anmeldung und ermöglicht es, ausgewählte Teilnahmevarianten nur geladenen Personen zugänglich zu machen.
Ja. In CONREGO erstellen Sie ein personalisiertes PDF-Dokument mit den Daten des Teilnehmers und einem QR-Code und hängen es an eine E-Mail an. So versenden Sie unter anderem Eintrittskarten, Namensschilder und Zertifikate.