Antworten auf die Fragen, die uns am häufigsten gestellt werden von Veranstaltern

CONREGO richtet sich an Veranstalter von Konferenzen, Kongressen, Schulungen, Messen und weiteren Events, die eine Anmeldung und Betreuung der Teilnehmer erfordern.

Das System nutzen unter anderem Unternehmen, Eventagenturen, Verbände, Hochschulen und öffentliche Einrichtungen. Sie können es sowohl für eine einzelne Veranstaltung als auch für eine Reihe einsetzen, die nach einem gemeinsamen Anmeldeprozess abläuft.

Sie haben zwei Möglichkeiten. Sie können das System im Subskriptionsmodell selbst einrichten und dabei den Leitfaden, die Wissensdatenbank sowie die Unterstützung des CONREGO-Teams nutzen.

Möchten Sie sich nicht mit der Konfiguration befassen, können Sie die Leistung der Systemimplementierung bestellen. In diesem Fall bereitet unser Team die vereinbarten Bestandteile des Prozesses auf Basis der übergebenen Unterlagen vor.

Nein. Die meisten Einstellungen konfigurieren Sie selbst im Administrationspanel, ohne zu programmieren.

Während der Arbeit können Sie den im System verfügbaren Leitfaden sowie die ausführlichen Anleitungen in unserer Wissensdatenbank nutzen. Bei Bedarf wenden Sie sich außerdem an das Support-Team von CONREGO.

Sehen Sie sich zunächst das Video Grundlegende Konfiguration einer Veranstaltung an.

Nutzen Sie anschließend den Leitfaden im Administrationspanel. Er führt Sie durch die wichtigsten Etappen der Vorbereitung des Formulars, der Veranstaltungswebsite und der übrigen Bestandteile der Anmeldung. Ausführliche Anleitungen finden Sie ebenfalls in der Wissensdatenbank.

Ja. Standardmäßig läuft die Website unter einer Adresse Ihrer Wahl in der CONREGO-Domain, etwa veranstaltung.conrego.app.

Sie können außerdem die Anbindung einer eigenen Subdomain bestellen, etwa anmeldung.ihredomain.de. Die Bestellung geben Sie im CONREGO-Kundenpanel auf.

Nach ihrer Annahme übergeben wir die CNAME-Einträge, die in den DNS-Einstellungen der Domain zu ergänzen sind. Die Konfiguration erfordert eine Subdomain mit einem Präfix, etwa „www", „event" oder „anmeldung".

Nein. Updates werden in allen aktiven Subskriptionen automatisch bereitgestellt.

Sie umfassen unter anderem neue Funktionen, Verbesserungen am System und Sicherheitsaktualisierungen. Sie müssen weder neue Versionen selbst installieren noch Daten übertragen.

Schicken Sie uns eine Beschreibung Ihres Bedarfs und des Prozesses, den Sie abbilden möchten. Wir prüfen, ob er sich mit den vorhandenen Funktionen oder einer anderen Konfiguration umsetzen lässt.

Erfordert er eine neue Lösung, bewerten wir, ob sie in den Entwicklungsplan aufgenommen oder als individuell kalkulierte Änderung umgesetzt werden kann. Nicht jeder Vorschlag lässt sich realisieren, da wir CONREGO im Sinne der Systemkohärenz und der Anforderungen einer breiteren Gruppe von Administratoren weiterentwickeln.

Eine Subskription ist eine eigene CONREGO-Umgebung mit eigener Datenbank, eigenem Speicherplatz für Dateien sowie eigener Webadresse, etwa veranstaltung.conrego.app oder einer gewählten Subdomain Ihrer Organisation.

Im Rahmen einer Subskription nutzen Sie alle Funktionen von CONREGO für den gewählten und bezahlten Zeitraum: 3, 6 oder 12 Monate.

Melden Sie sich im CONREGO-Kundenpanel an und nutzen Sie die Schaltfläche „Bestellen" bei der betreffenden Subskription.

Wählen Sie anschließend die Leistung „CONREGO-Subskription", den Verlängerungszeitraum sowie die Zahlungsmethode. Nach der Zahlung wird die Subskription entsprechend dem gewählten Zeitraum verlängert.

Nein. Eine Subskription wird ohne Ihre Entscheidung weder automatisch verlängert noch abgerechnet.

Vor ihrem Ende können Sie den nächsten Zeitraum selbst im CONREGO-Kundenpanel bestellen und dabei eine Subskription über 3, 6 oder 12 Monate wählen.

Nein. Die Subskriptionen über 3, 6 und 12 Monate bieten Zugang zu denselben Systemfunktionen, denselben Limits sowie zum gleichen Standardsupport des CONREGO-Teams.

Sie unterscheiden sich im Zeitraum und im Preis pro Monat. Ausführliche Informationen finden Sie auf der Seite CONREGO-Preise.

Nein. Im Rahmen einer CONREGO-Subskription erheben wir weder eine zusätzliche Gebühr pro Anmeldung noch eine Provision auf den Ticketverkauf.

Zusätzliche Kosten können sich aus den Bedingungen des von Ihnen gewählten Online-Zahlungsanbieters ergeben.

Ja. Auf einem kostenlosen Testkonto können Sie 14 Tage lang alle Funktionen von CONREGO nutzen und Ihre eigene Systemkonfiguration vorbereiten.

Ein Testkonto erlaubt die Anmeldung oder den Import von höchstens 25 Testteilnehmern. Es darf jedoch weder für eine tatsächliche Anmeldung noch für die Betreuung einer realen Veranstaltung verwendet werden.

Kostenloses Testkonto einrichten

Ja. Melden Sie sich im CONREGO-Kundenpanel an und nutzen Sie die Schaltfläche „Subskription löschen" bei der betreffenden Position.

Ja. Melden Sie sich im CONREGO-Kundenpanel an und nutzen Sie die Schaltfläche „Subskription klonen".

So erstellen Sie eine weitere Subskription auf Basis einer zuvor vorbereiteten Konfiguration, ohne die Arbeit von vorn zu beginnen.

Ja. CONREGO stellt Funktionen und Schutzmaßnahmen bereit, die den Veranstalter bei der Verarbeitung von Teilnehmerdaten im Einklang mit der DSGVO unterstützen. Die Auftragsverarbeitung durch CONREGO erfolgt nach den Regeln der Nutzungsbedingungen.

Der Veranstalter ist unter anderem für die Festlegung der Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung, den Umfang der erhobenen Daten, den Wortlaut der Informationspflicht sowie die korrekte Konfiguration der Formulare und Berechtigungen verantwortlich.

Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden An Event Manager's Guide to GDPR Compliance (auf Englisch).

Ja. Im Anmeldeformular können Sie auch besondere Kategorien personenbezogener Daten erheben, etwa Gesundheitsdaten, sofern sie für die Organisation der Veranstaltung erforderlich sind und Sie über eine entsprechende Rechtsgrundlage für ihre Verarbeitung verfügen.

Der Zugriff auf die Daten lässt sich auf Personen mit den entsprechenden Berechtigungen im Administrationspanel beschränken, und die Verbindung zum System wird über das SSL/TLS-Protokoll verschlüsselt.

Der Veranstalter ist für die Rechtmäßigkeit der Erhebung solcher Daten, den Umfang der vergebenen Berechtigungen sowie die Sicherheit der Zugangsdaten der Administratorkonten verantwortlich.

Nein. Beim Kauf einer CONREGO-Subskription schließen wir keinen gesonderten Vertrag über die Auftragsverarbeitung personenbezogener Daten.

Die Regeln der Auftragsverarbeitung sind Bestandteil der Nutzungsbedingungen, die während der Nutzung der Subskription gelten. Sie legen die Rechte und Pflichten von CONREGO und des Kunden im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten fest.

Legen Sie für jede im Panel arbeitende Person ein eigenes Administratorkonto an und vergeben Sie ausschließlich die Berechtigungen, die für die übertragenen Aufgaben nötig sind.

So lässt sich der Zugriff auf ausgewählte Funktionen und Daten begrenzen und leichter nachvollziehen, wer sie einsehen oder ändern kann. Ein gemeinsames Konto sollte nicht genutzt und die eigenen Zugangsdaten sollten nicht an andere Personen weitergegeben werden.

CONREGO läuft in der Cloud von Amazon Web Services (AWS). Jede Subskription verfügt über eine eigene Datenbank sowie einen getrennten Speicherplatz für die Dateien rund um Anmeldung und Veranstaltungsbetreuung.

Die genauen Regeln der Verarbeitung und Speicherung von Daten beschreiben die Nutzungsbedingungen.

Ja. Im Rahmen einer Subskription können Sie die Anmeldung für mehrere Veranstaltungen führen, sofern diese eine gemeinsame Konfiguration und einen ähnlichen Prozess der Teilnehmerbetreuung nutzen.

Die einzelnen Veranstaltungen lassen sich unter anderem über Ticketarten, Termine oder im Formular gewählte Optionen unterscheiden.

Weitere Informationen finden Sie im Artikel Mehrere Veranstaltungen parallel in einer einzigen CONREGO-Subskription.

Eine eigene Subskription ist bequemer, wenn die Veranstaltungen unabhängige Websites, Anmeldeformulare, Angebote, Kommunikation oder administrative Einstellungen erfordern.

Diese Lösung erleichtert außerdem die Trennung von Teilnehmerdaten, Berichten, Dateien und Zugängen der einzelnen Veranstaltungen zugeordneten Administratoren.

Ja. Über die Funktion Ticketarten bereiten Sie verschiedene Varianten des Formulars und des Anmeldeprozesses vor.

Je nach gewählter Ticketart können Sie bestimmte Felder, Abschnitte und Anmeldeetappen ein- oder ausblenden. Anspruchsvollere Regeln, die von den im Formular eingetragenen Werten abhängen, lassen sich mit eigenen JavaScript-Skripten umsetzen.

Ja. Eine Person kann eine Gruppe von Teilnehmern anmelden und die Daten der einzelnen Personen im Rahmen eines Anmeldevorgangs übermitteln.

Je nach vorbereiteter Konfiguration können Sie außerdem Preise oder Rabatte anwenden, die von der Zahl der in der Gruppe angemeldeten Personen abhängen.

Ja. Die bisherige Konfiguration können Sie als Ausgangspunkt für die nächste Ausgabe der Veranstaltung verwenden.

Im CONREGO-Kundenpanel können Sie eine bestehende Subskription klonen und anschließend unter anderem Termine, Inhalte, Formulare, Preise und Kommunikation aktualisieren. So müssen Sie die Konfiguration nicht von vorn beginnen.

Ja. Sie können eine maximale Platzzahl unter anderem für ausgewählte Ticketarten, Workshops sowie weitere bei der Anmeldung verfügbare Angebotsbestandteile festlegen.

Ist das festgelegte Limit erreicht, kann das System die weitere Auswahl dieser Option blockieren. Wird eine Anmeldung storniert, kann der frei gewordene Platz wieder verfügbar werden.

Ja. Den Anmeldeprozess können Sie so konfigurieren, dass Anmeldungen eine Prüfung durch einen Administrator erfordern.

Nach der Prüfung der Daten kann der Administrator die Anmeldung annehmen oder ablehnen, und der Teilnehmer erhält eine der Entscheidung entsprechende Nachricht.