Wenn Aufzeichnungen und Materialien nicht im Posteingang verschwinden sollen
Nach einer Veranstaltung erhalten Teilnehmer häufig mehrere Nachrichten mit Links zu Aufzeichnungen, Präsentationen und weiteren Dateien. Mit der Zeit sind diese schwer wiederzufinden, und der Empfänger weiß nicht immer, wo er das richtige Material suchen soll.
Die Multimedia-Plattform bündelt alle Inhalte in einem geordneten Online-Bereich. Sie geben sie vor der Veranstaltung, während ihres Verlaufs und nach ihrem Ende frei und bestimmen, welche Materialien die einzelnen Teilnehmergruppen sehen.
Wie funktioniert die Multimedia-Plattform in CONREGO?
Aktivieren Sie die Plattform für Ihre Veranstaltung
Die Multimedia-Plattform aktivieren Sie im Rahmen der Veranstaltungskonfiguration. Ihr Erscheinungsbild passen Sie an Ihre Website und an die visuelle Identität des Veranstalters an.
Festlegen können Sie unter anderem Logo, Farbgebung, Titel, Begrüßungstext, Fußzeile, Vorschaubilder der Bereiche und zusätzliche Links.
Ergänzen Sie Aufzeichnungen, Streams und Materialien zum Download
Jeder Bereich der Plattform kann eine andere Art von Inhalt aufnehmen. Sie betten eine Aufzeichnung oder einen Stream ein, der über eine externe Plattform wie YouTube oder Vimeo bereitgestellt wird, fügen Dateien zum Download, eine Fotogalerie oder eine eigene HTML-Seite hinzu.
So entsteht eine geordnete Bibliothek mit Aufzeichnungen, ein Streaming-Bereich, eine Sammlung von Lernmaterialien oder zusätzlicher Inhalt für Ihre Teilnehmer.
Legen Sie den Zugang zu einzelnen Bereichen fest
Nicht alle Teilnehmer müssen dieselben Materialien sehen. Den Zugang zu einem Bereich können Sie von der Teilnehmerkategorie oder von den bei der Anmeldung gewählten Varianten und Teilnahmeoptionen abhängig machen.
So bereiten Sie getrennte Inhalte vor, etwa für Standardteilnehmer, VIP-Gäste, Referenten, Partner, Workshop-Gruppen oder Personen, die zusätzlichen Zugang zu den Aufzeichnungen erworben haben.
Senden Sie jedem Teilnehmer einen individuellen Link
Jeder Teilnehmer erhält seinen eigenen Link, der direkt zu der ihm zugewiesenen Version der Plattform führt. Ein zusätzliches Konto oder ein Passwort sind nicht nötig.
Im Panel prüfen Sie, wer die Plattform genutzt hat, wann der Besuch stattfand und welche Bereiche geöffnet wurden.
Vor der Veranstaltung: Stellen Sie die nötigen Materialien bereit
Die Multimedia-Plattform können Sie schon vor Beginn der Veranstaltung starten. Darin geben Sie eingebettete Videos, organisatorische Hinweise, Dokumente zum Download sowie Inhalte frei, die Ihre Teilnehmer auf die Teilnahme vorbereiten.
Einzelne Materialien richten Sie an ausgewählte Gruppen, zum Beispiel an Referenten, Workshop-Teilnehmer oder VIP-Gäste. So finden die Empfänger die benötigten Informationen in einem geordneten Bereich, statt sie in mehreren Nachrichten und Anhängen zu suchen.
Während der Veranstaltung: Streams und Materialien zum richtigen Zeitpunkt
Während der Veranstaltung geben Sie Streams und Aufzeichnungen frei, die von Plattformen wie YouTube oder Vimeo eingebettet sind, ebenso Präsentationen, Fotogalerien und Dateien zum Download.
Für jeden Bereich legen Sie den Veröffentlichungstermin und das Ende des Zugangs fest. So erscheinen Materialien im Takt des Programms - etwa ein Stream vor Beginn einer Session und die Präsentation erst nach deren Ende.
Das bewährt sich bei hybriden und Online-Konferenzen, bei Workshops, Schulungen sowie bei Veranstaltungen mit kostenpflichtigem Zugang zu ausgewählten Inhalten.
Ansicht der Multimedia-Plattform und eines Beispielbereichs mit Video-Streaming.
Nach der Veranstaltung: Aufzeichnungen und Materialien länger verfügbar halten
Nach dem Ende der Veranstaltung stellen Sie Ihren Teilnehmern Aufzeichnungen aus externen Plattformen, Präsentationen, Fotogalerien und zusätzliche Dateien zum Download bereit.
Statt mehrere Nachrichten mit einzelnen Links zu versenden, leiten Sie Ihre Teilnehmer auf eine geordnete Plattform. Sie können so lange auf die freigegebenen Materialien zurückkommen, wie Sie es festlegen.
Die Plattform lässt sich zudem nach und nach um weitere Aufzeichnungen und Materialien ergänzen, die nach der Konferenz entstehen.
Premium-Zugang für ausgewählte Teilnehmergruppen
In der Multimedia-Plattform bestimmen Sie, welche Inhalte die einzelnen Teilnehmergruppen sehen. Personen mit Basispaket erhalten Zugang zu ausgewählten Aufzeichnungen, VIP-Teilnehmer dagegen zu zusätzlichen Materialien, Präsentationen, Q&A-Sessions oder geschlossenen Bereichen.
Getrennte Inhalte bereiten Sie ebenso für Referenten, Partner, Aussteller und die Teilnehmer bestimmter Workshops vor. Der Umfang des Zugangs kann von der Teilnehmerkategorie oder von den bei der Anmeldung gewählten Optionen abhängen.
Damit entspricht der Inhalt der Plattform dem Umfang des jeweiligen Teilnahmepakets.
Premium-Materialien im Content-Marketing und in der Leadgewinnung
Die Multimedia-Plattform dient nicht nur der Betreuung von Veranstaltungen. Sie eignet sich ebenso dafür, Aufzeichnungen, Webinare, Reports und weitere Lernmaterialien an Personen zu verteilen, die sich für den Zugang registrieren.
Jeder Empfänger erhält einen individuellen Link zu den ihm zugewiesenen Inhalten. Im Panel prüfen Sie, wer die Plattform geöffnet und welche Bereiche er besucht hat.
So verbinden Sie Anmeldeformular, Verteilung von Premium-Materialien und eine grundlegende Auswertung des Interesses an den Inhalten in einem Prozess.
Möchten Sie Materialien auch nach dem Ende der Veranstaltung bereitstellen?
Die Multimedia-Plattform bündelt Aufzeichnungen aus YouTube oder Vimeo, Streams, Präsentationen, Galerien und Dateien zum Download in einem geordneten Bereich. Ihre Teilnehmer erhalten einen individuellen Link, und Sie entscheiden, welche Inhalte sie sehen und wie lange diese verfügbar bleiben.
Häufig gestellte Fragen
Es handelt sich um einen konfigurierbaren Online-Bereich, in dem Sie Ihren Teilnehmern Aufzeichnungen und Streams aus YouTube oder Vimeo, Dateien zum Download, Fotogalerien sowie eigene HTML-Seiten bereitstellen.
Die Materialien können vor der Veranstaltung, während ihres Verlaufs und nach ihrem Ende verfügbar sein.
Nein. Sie können sie bei Präsenz-, Hybrid- und Online-Veranstaltungen einsetzen.
Die Plattform dient unter anderem dazu, vor der Veranstaltung organisatorische Materialien, währenddessen Streams und nach dem Ende Aufzeichnungen, Präsentationen und Galerien bereitzustellen.
Nein. Jeder Teilnehmer erhält einen individuellen Link, der direkt zu der ihm zugewiesenen Version der Plattform führt. Ein zusätzliches Konto oder ein Passwort sind nicht nötig.
Nach dem Öffnen des Links sieht er ausschließlich die für ihn freigegebenen Bereiche.
Ja. Den Zugang zu jedem Bereich können Sie von der Teilnehmerkategorie oder von den bei der Anmeldung gewählten Optionen abhängig machen.
So bereiten Sie getrennte Materialien vor, etwa für Standardteilnehmer, VIP-Gäste, Referenten, Partner, Workshop-Gruppen oder Personen, die Zugang zu den Aufzeichnungen erworben haben.
Sie können Bereiche anlegen, die Folgendes enthalten:
- Aufzeichnungen und Streams, eingebettet aus YouTube oder Vimeo,
- Dateien zum Download,
- Fotogalerien,
- eigene HTML-Seiten.
CONREGO dient nicht der Speicherung von Videodateien. Eine Aufzeichnung oder ein Stream muss zuvor auf einer externen Plattform liegen und wird anschließend im entsprechenden Bereich eingebettet.
Ja. Einen Bereich können Sie sofort veröffentlichen, seine Freigabe für einen bestimmten Tag und eine bestimmte Uhrzeit planen oder ein automatisches Ende des Zugangs festlegen.
So erscheinen einzelne Materialien im Takt des Veranstaltungsprogramms oder entsprechend dem geltenden Zugangszeitraum.
Ja. Sie nutzen die Vorschaufunktion oder öffnen die Plattform aus dem Datensatz des jeweiligen Teilnehmers heraus.
So sehen Sie, welche Bereiche und Materialien einer Person auf Basis ihrer Kategorie und der gewählten Teilnahmeoptionen angezeigt werden.
Ja. Sie können das Erscheinungsbild der Plattform vorab konfigurieren, Bereiche anlegen, Dateien hinzufügen, Aufzeichnungen einbetten und Veröffentlichungstermine festlegen.
Vor dem Versand der Links an Ihre Teilnehmer lohnt es sich außerdem, die Plattform im Vorschaumodus und aus der Sicht mehrerer Personen mit unterschiedlichen Zugangsrechten zu prüfen.
Ja. CONREGO erfasst das Betreten und Verlassen durch Teilnehmer und zeigt die Zahl der Personen, die die Plattform besucht haben. Sie können auch sehen, wer sie gerade nutzt.
In der Teilnehmerliste stehen Filter bereit, mit denen Sie Personen finden, die die Plattform oder einen bestimmten Bereich besucht haben. Die Berichte zeigen jedoch nicht, welchen Teil einer Aufzeichnung ein Teilnehmer angesehen hat oder ob er das gesamte bereitgestellte Material durchgegangen ist.
Ja, allerdings kann der Link zu einem bestimmten Zeitpunkt nur auf einem Gerät aktiv sein. Ein Teilnehmer kann die Plattform also am Computer, Tablet oder Smartphone nutzen; das Öffnen desselben Links auf einem weiteren Gerät beendet jedoch die vorherige Sitzung.
Diese Einschränkung erschwert es, einen Link gleichzeitig mit mehreren Personen zu teilen.
Ja. Beim Anlegen eines Bereichs weisen Sie ihm die passende Sprachversion zu und bereiten getrennte Inhalte für Teilnehmer vor, die unterschiedliche Sprachen sprechen.
CONREGO übersetzt Materialien nicht automatisch. Bereichsnamen, Beschreibungen und die übrigen Inhalte sind in den jeweiligen Sprachversionen vorzubereiten.
Eine einzelne zum Download bereitgestellte Datei darf maximal 5 MB groß sein, eine Galerie kann bis zu 24 Dateien enthalten.
Videodateien werden nicht auf den CONREGO-Server hochgeladen. Aufzeichnungen und Streams sind über eine externe Plattform wie YouTube oder Vimeo bereitzustellen und anschließend im entsprechenden Bereich der Multimedia-Plattform einzubetten.
Ja. Den Link zur Multimedia-Plattform senden Sie einem Teilnehmer direkt aus CONREGO per E-Mail oder SMS.
Die Nachricht lässt sich aus dem Datensatz eines einzelnen Teilnehmers, aus der Teilnehmerliste oder über das Kommunikationsmodul versenden. Das System fügt dabei automatisch den individuellen Link der jeweiligen Person ein.