Wofür dient ein Teilnehmerregistrierungssystem?

Ein Teilnehmerregistrierungssystem erfasst Anmeldungen, nimmt Zahlungen an, versendet Nachrichten und ordnet Daten - überall dort, wo eine größere Zahl von ersonen nach festgelegten Regeln betreut werden muss.

Am häufigsten kommt es bei Konferenzen, Kongressen, Schulungen, Messen und anderen Events zum Einsatz. Dieselben Funktionen - Formulare, Anmeldestatus, Prüfung, Benachrichtigungen und Berichte - unterstützen jedoch ebenso Veranstaltungen auf Einladung, medizinische und wissenschaftliche Projekte, Umfragen, Wettbewerbe sowie Werbeaktionen vom Typ Cashback.

Acht Anwendungsbereiche, ein System

Wählen Sie den Anwendungsbereich, der Ihrem Prozess am nächsten kommt. Jede Seite beschreibt die Konfiguration, die benötigten Module sowie die Antworten auf die häufigsten Fragen.

Konferenzen und Kongresse

Von Einladungen und Ticketverkauf bis zu Check-in, Zugangskontrolle und Anwesenheitsberichten - die wichtigsten Etappen einer Konferenz in einem System.

Schulungen und Kurse

Platzkontingente, Zahlungen und Rechnungen, automatische Erinnerungen, Zertifikate und Anwesenheitsberichte - ohne Listenführung in separaten Tabellen.

Kostenpflichtige Veranstaltungen

Anmeldung mit Online-Zahlung, automatische Rechnungen, Rabattcodes und verschiedene Preisstufen - ohne Provision auf verkaufte Tickets.

Veranstaltungen auf Einladung

Persönliche Einladungen mit individuellen Links, private Anmeldung und Zugangskontrolle - für Galas, VIP-Treffen und geschlossene Veranstaltungen.

Messen und Branchenevents

Getrennte Prozesse für Besucher, Aussteller und Partner - jeweils mit passenden Formularen, Namensschildern, Zugangsbereichen und Berichten.

Medizinische und wissenschaftliche Events

Mehrstufige Anmeldung, Prüfung der Anmeldungen, Erfassung erforderlicher Einwilligungen und Dokumente, Zertifikate sowie auf das Projekt zugeschnittene Berichte.

Umfragen und Wettbewerbe

Anmeldeformulare mit Datei-Upload, Statusverwaltung, Kommunikation und XLSX-Auswertungen - auch in Prozessen ohne direkten Bezug zur Eventorganisation.

Cashback-Aktionen und Promotionen

Ein Formular mit Kaufbeleg, Prüfung der Einsendungen, automatische Statusbenachrichtigungen und Auszahlungsberichte - mit Funktionen, die den korrekten Umgang mit personenbezogenen Daten unterstützen.

Warum genügt ein System für so viele Anwendungsbereiche?

Die verschiedenen Anwendungsbereiche beruhen auf ähnlichen Bausteinen: dem Formular, den Anmeldestatus, der Kommunikation und den Berichten. Je nach Prozess ändern sich die Konfiguration des Formulars, die Regeln für die Bearbeitung der Anmeldungen und die eingesetzten Module.

Formulare passend zu Ihrem Prozess

Sie bestimmen Felder, Schritte und Bedingungen der Anmeldung selbst - vom einfachen Formular oder einer Umfrage bis zur mehrstufigen Anmeldung mit verschiedenen Wegen, Prüfung und Zahlung.

Module aktivieren Sie, wenn Sie sie brauchen

Zahlungen, Mailing und SMS, Check-in, Zugangskontrolle, Namensschilder und Berichte setzen Sie je nach Bedarf des konkreten Projekts ein. Sie müssen nicht jeden Prozess aus dem vollen Funktionsumfang aufbauen.

Daten und Einwilligungen geordnet in einem System

Anmeldungen, Einwilligungen, Zahlungen, Dokumente und Anwesenheitsdaten liegen in CONREGO statt in mehreren getrennten Werkzeugen. Das erleichtert die Kontrolle des Zugriffs auf Informationen, das Suchen von Daten sowie den Umgang mit Einwilligungen und Anfragen der betroffenen Personen.

Aus Erfahrungen seit 2010 weiterentwickelt

CONREGO ist seit 2010 in unterschiedlichen Prozessen der Anmeldung und Teilnehmerbetreuung im Einsatz - von Konferenzen und Schulungen bis zu Wettbewerben und Werbeaktionen. Die hier dargestellten Anwendungsbereiche stammen aus Projekten von Veranstaltern, die das System nutzen.

Haben Sie einen ungewöhnlichen Anmeldeprozess?

Richten Sie ein kostenloses Testkonto ein oder vereinbaren Sie eine Präsentation. Wir zeigen Ihnen, welche Funktionen von CONREGO Ihren Prozess unterstützen können und wie sich die Konfiguration an die Anforderungen Ihres Projekts anpassen lässt.

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Häufig gestellte Fragen

Nein. CONREGO ist ein einziges System, das Sie passend zu verschiedenen Prozessen konfigurieren - etwa für eine Konferenz, eine Schulungsreihe, einen Wettbewerb oder eine Werbeaktion.

Je nach Projekt ändern sich Formulare, Anmeldestatus, Kommunikation und die eingesetzten Module. Der Umfang der verfügbaren Funktionen hängt vom gewählten Abonnement ab.

Ja. Sie können zum Beispiel eine kostenpflichtige Anmeldung für Teilnehmer, einen separaten Weg auf Einladung für VIP-Gäste und ein eigenes Formular für Referenten oder Aussteller einrichten.

Jede Gruppe kann eigene Formulare, Teilnahmeregeln, Nachrichten, Dokumente und Zugriffsrechte haben.

Sie können ein kostenloses Testkonto anlegen und das System 14 Tage prüfen oder eine Präsentation vereinbaren.

Im Gespräch gehen wir Ihren Prozess durch und zeigen die Funktionen, die Anmeldung, Kommunikation, Zahlungen und Teilnehmerbetreuung unterstützen können.

Ja. Formulare, Anmeldestatus, Datei-Uploads, Kommunikation und Berichte lassen sich ebenso in Prozessen einsetzen, die keinen direkten Bezug zur Eventorganisation haben.

So nehmen Sie Einsendungen an, erfassen Kaufbelege oder andere Dokumente, prüfen deren Richtigkeit und informieren die Teilnehmer über das Ergebnis.

Ja. Das System ermöglicht unter anderem das Erfassen von Einwilligungen und Erklärungen, die Beschränkung des Datenzugriffs für Benutzer sowie die Speicherung von Einsendungen und hochgeladenen Dateien an einem Ort.

Die Nutzung von CONREGO allein stellt jedoch nicht automatisch die DSGVO-Konformität des gesamten Prozesses sicher. Der Veranstalter bleibt unter anderem dafür verantwortlich, die Rechtsgrundlage der Verarbeitung festzulegen, die passenden rechtlichen Texte vorzubereiten und das Formular korrekt zu konfigurieren.

Ja, sofern die Veranstaltungen einen ähnlichen Anmeldeprozess nutzen und innerhalb derselben Website, Datenbank und visuellen Identität laufen können.

In einem Abonnement betreuen Sie beispielsweise eine Reihe ähnlicher Schulungen oder lassen einen Teilnehmer sich für mehrere Termine anmelden. Erfordern die Projekte getrennte Websites, Formulare, Kommunikation oder ein eigenes Branding, ist ein separates Abonnement für jedes Projekt praktischer.

Ja. Ein Abonnement lässt sich samt Konfiguration klonen; die Kopie passen Sie anschließend an die nächste Ausgabe der Veranstaltung oder an ein ähnliches Projekt an.

So verwenden Sie unter anderem die Struktur der Formulare, die Einstellungen des Anmeldeprozesses und die übrige Konfiguration erneut, statt alles von Neuem aufzubauen.

Ja. Bei kostenloser Anmeldung können Sie die Prüfung der Anmeldungen aktivieren. Neue Anmeldungen erhalten dann den Status ausstehend, und der Veranstalter kann sie einzeln oder gesammelt annehmen oder ablehnen.

Das bewährt sich unter anderem bei Veranstaltungen mit begrenzter Platzzahl, in Prozessen, die eine Prüfung der Daten erfordern, sowie bei Anmeldungen für einen bestimmten Teilnehmerkreis.