Hier genügt ein einfaches Anmeldeformular nicht
Medizinische und wissenschaftliche Kongresse erfordern häufig die Verwaltung von mehr Daten und mehr Etappen als eine übliche Teilnehmeranmeldung. Der Veranstalter muss unter Umständen die Berufsgruppe oder den Status eines Teilnehmers prüfen, Dokumente, Abstracts und erforderliche Einwilligungen erfassen sowie unterschiedliche Formen der Teilnahmefinanzierung berücksichtigen.
Hinzu kommen die Bestätigung der Anwesenheit bei ausgewählten Sessions, die Erstellung von Zertifikaten sowie die Berichte, die für die Abrechnung der Veranstaltung benötigt werden.
Werden Daten, Anhänge und Entscheidungen über getrennte Formulare und E-Mails gesammelt, muss das Team die Informationen manuell zusammenführen und den Status jeder Anmeldung im Blick behalten. Mit CONREGO führen Sie diese Prozesse in einem System - vom Absenden des Formulars und der Prüfung des Teilnehmers bis zu Zahlung, Check-in und Ausstellung des Zertifikats.
Wie läuft die Anmeldung zu einem medizinischen oder wissenschaftlichen Kongress in CONREGO ab?
Ein Beispielprozess - von der Erfassung der erforderlichen Daten und der Prüfung der Anmeldung bis zur Anwesenheitsbestätigung und zur Erstellung der Zertifikate.
Sie erfassen erforderliche Daten, Dokumente und Abstracts
Das Formular können Sie an die Art der Veranstaltung und die Teilnehmergruppe anpassen. Es erfasst unter anderem Angaben zu Berufsbezeichnung, Fachrichtung, Affiliation oder Nummer der Berufszulassung sowie die erforderlichen Erklärungen und Einwilligungen.
Teilnehmer können außerdem Dokumente, Qualifikationsnachweise oder Abstracts ihrer Vorträge direkt bei der Anmeldung übermitteln. Alle Angaben und Anhänge bleiben der jeweiligen Anmeldung zugeordnet.
Sie prüfen und qualifizieren die Anmeldungen
Bei einer Anmeldung, die eine Freigabe erfordert, kann jede Anmeldung auf die Entscheidung des Veranstalters warten.
Nach der Prüfung der übermittelten Daten und Dokumente nehmen Sie den Teilnehmer an oder lehnen ihn ab. Die Entscheidung kann automatisch die passende Nachricht auslösen, sodass Sie keine separate Korrespondenz für jede Anmeldung führen müssen.
Sie berücksichtigen verschiedene Formen der Teilnahmefinanzierung
Teilnehmer, die ihre Teilnahme selbst bezahlen, können die Online-Zahlung nutzen und Verkaufsbelege gemäß der Konfiguration des Prozesses erhalten.
Bei Personen, deren Teilnahme von einem Arbeitgeber, einer Institution oder einem Sponsor finanziert wird, kann die Abrechnung außerhalb des Systems erfolgen, während der passende Transaktionsstatus bei der Anmeldung vermerkt wird. Unterschiedliche Zahlungsregeln können für einzelne Teilnehmergruppen parallel gelten.
Sie bestätigen die Anwesenheit und erstellen Zertifikate
Mit QR-Codes erfassen Sie die Anwesenheit der Teilnehmer beim Einlass zur Veranstaltung oder zu ausgewählten Sessions. Auf Basis der erfassten Daten erstellen Sie Anwesenheitslisten und Berichte im XLSX-Format.
Nach der Veranstaltung erzeugen Sie personalisierte Zertifikate für ausgewählte Personen und versenden sie per E-Mail oder bereiten sie zum Druck vor. Die erfassten Daten können den Veranstalter zudem bei der Abrechnung der Teilnahme und der Fortbildungspunkte unterstützen.
Finanzieren Sie die Teilnahme von Ärzten an Kongressen?
CONREGO Pharma ist eine Lösung für Pharmaunternehmen, die die Finanzierung der Teilnahme von Ärzten an Konferenzen, Kongressen und weiteren wissenschaftlichen Veranstaltungen verwalten.
Die Plattform unterstützt unter anderem die Registrierung von Ärzten, die Verwaltung von Limits und Budgets, die Vorbereitung von Sponsoringverträgen, die Abwicklung von Übernachtungen sowie die Erstellung der Finanzberichte und Auswertungen, die in Sponsoringprozessen benötigt werden.
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Organisieren Sie einen medizinischen oder wissenschaftlichen Kongress?
Richten Sie ein kostenloses Testkonto ein und sehen Sie, wie CONREGO die Erfassung erforderlicher Daten und Dokumente, die Prüfung der Anmeldungen, die Abwicklung der Zahlungen, die Anwesenheitsbestätigung sowie die Erstellung von Zertifikaten unterstützt.
Sie können auch eine Präsentation vereinbaren, in der wir Ihnen die wichtigsten Funktionen am Beispiel der Anmeldung zu einer medizinischen oder wissenschaftlichen Veranstaltung zeigen.
Häufig gestellte Fragen
Ja. Im Formular können Sie die für die Bewertung einer Anmeldung nötigen Angaben erfassen, etwa Berufsbezeichnung, Fachrichtung, Affiliation oder Nummer der Berufszulassung. Ebenso können Sie den Teilnehmer bitten, einen Nachweis über seinen Status zu übermitteln.
Aktivieren Sie die Prüfung der Anmeldungen, wartet eine Anmeldung auf die Freigabe durch den Veranstalter. Nach der Prüfung der Daten nehmen Sie sie an oder lehnen sie ab, und das System sendet dem Teilnehmer die passende Nachricht. CONREGO bestätigt den beruflichen Status eines Teilnehmers nicht automatisch in externen Registern.
Ja. Das Anmeldeformular kann Felder für das Hochladen von Dateien enthalten, etwa für Qualifikationsnachweise, Bescheinigungen, Abstracts von Vorträgen oder weitere vom Veranstalter geforderte Unterlagen.
Die übermittelten Dateien bleiben der jeweiligen Anmeldung zugeordnet, sodass sie nicht in einem separaten E-Mail-Postfach gesammelt werden müssen.
Im Formular können Sie getrennte Klauseln vorbereiten, unter anderem zu den Teilnahmebedingungen, zur Datenverarbeitung, zur Verwendung des Bildmaterials oder zur Marketingkommunikation. Jede davon kann verpflichtend oder freiwillig sein. Das System speichert die Entscheidungen des Teilnehmers bei seiner Anmeldung.
Ja. Sie können eine Zertifikatsvorlage vorbereiten, die Daten automatisch aus der Anmeldung übernimmt, etwa Vor- und Nachnamen des Teilnehmers, den Namen der Veranstaltung oder das Teilnahmedatum.
Zertifikate lassen sich für eine ausgewählte Personengruppe erzeugen, per E-Mail versenden oder zum Druck vorbereiten. Sollen sie auf Basis der Teilnahme an bestimmten Sessions ausgestellt werden, muss die Anwesenheit bei diesen Sessions zuvor erfasst worden sein, etwa durch das Scannen eines QR-Codes.
Ja. Für einzelne Gruppen können Sie unterschiedliche Teilnahme- und Abrechnungsregeln vorbereiten.
Teilnehmer, die ihre Teilnahme selbst bezahlen, können die Online-Zahlung nutzen und Verkaufsbelege gemäß dem konfigurierten Prozess erhalten. Bei Personen, die von einem Arbeitgeber, einer Hochschule, einer Institution oder einem Sponsor finanziert werden, kann die Abrechnung außerhalb des Systems erfolgen, während der passende Status bei der Anmeldung vermerkt wird.
Umfasst der Prozess ein umfangreiches Sponsoring von Ärzten mit Budgets, Verträgen und Limits für Pharmareferenten, empfiehlt sich die Plattform CONREGO Pharma.
Ja. Seit 2014 entwickeln wir Lösungen, die bei Konferenzen, Kongressen, Symposien und Fortbildungen der Medizinbranche sowie in Prozessen zur Finanzierung der Teilnahme von Ärzten an Veranstaltungen eingesetzt werden.
Diese Erfahrung umfasst unter anderem die Prüfung der Anmeldungen, die Erfassung von Dokumenten, die Abbildung verschiedener Finanzierungsformen, die Anwesenheitsbestätigung sowie die Erstellung von Zertifikaten und Berichten.
Ja. Für einzelne Gruppen können Sie getrennte Anmeldeprozesse mit anderen Formularfeldern, Teilnahmeoptionen, Preisen, Nachrichtentexten und Anmeldebedingungen vorbereiten.
Teilnehmer nutzen ein einfaches Anmeldeformular, während Referenten und Abstract-Autoren nach ihrer Affiliation, Angaben zum Vortrag und den erforderlichen Dateien gefragt werden können. Alle Anmeldungen bleiben in einem System und lassen sich nach Teilnehmergruppe filtern.
Ja. Die Gruppenanmeldung erlaubt es einer Person, mehrere Teilnehmer in einem Vorgang anzumelden. Die anmeldende Person kann etwa ein Mitarbeiter eines Krankenhauses, einer Hochschule, eines Unternehmens oder einer anderen finanzierenden Institution sein.
Jedes Gruppenmitglied wird als eigener Teilnehmer erfasst und kann einen eigenen QR-Code, ein eigenes Zertifikat sowie eigene organisatorische Nachrichten erhalten. Die Abrechnung der gesamten Gruppe lässt sich dagegen der anmeldenden Person zuordnen, die eine Rechnung über die angemeldeten Teilnehmer erhält.