Jede Einsendung muss geprüft und abgerechnet werden
Die Abwicklung einer Cashback-Aktion endet nicht mit dem Erfassen eines Formulars. Das Team muss den Kaufbeleg prüfen, die Einsendung annehmen oder ablehnen, dem Teilnehmer die Entscheidung mitteilen und anschließend die Übergabe der Prämie vermerken.
Liegen Daten, Anhänge, Korrespondenz und Informationen zu Auszahlungen in mehreren Werkzeugen, lässt sich der aktuelle Stand einer Einsendung schwerer prüfen und eine belastbare Auswertung der gesamten Aktion schwerer erstellen.
In CONREGO bleibt jede Einsendung mit dem übermittelten Kaufbeleg und ihrem aktuellen Status verknüpft. Annahme oder Ablehnung kann automatisch die passende E-Mail auslösen, und die Status helfen dem Team im Blick zu behalten, welche Einsendungen auf Prüfung, Abrechnung oder Abschluss warten.
Wie läuft die Abwicklung einer Cashback-Aktion in CONREGO ab?
Ein Beispielprozess - von der Erfassung der Einsendung und des Kaufbelegs bis zur Prüfung, zur Abrechnung der Prämie und zur Erstellung des Berichts.
Der Teilnehmer übermittelt eine Einsendung mit Kaufbeleg
Im Formular bereiten Sie Felder für die in den Teilnahmebedingungen geforderten Daten, die Einwilligungen sowie einen Anhang mit dem Kaufbeleg vor. Der Teilnehmer kann etwa ein Foto oder einen Scan des Kassenbons oder der Rechnung übermitteln.
Das Formular können Sie auf einer bestehenden Aktionswebsite veröffentlichen oder eine Aktionsseite direkt in CONREGO erstellen.
Sie prüfen die Einsendung und teilen die Entscheidung mit
Ein Mitarbeiter prüft die Daten und den übermittelten Kaufbeleg und nimmt die Einsendung anschließend an oder lehnt sie ab.
Die Entscheidung kann automatisch die passende E-Mail auslösen. Der Teilnehmer erhält eine Bestätigung der Annahme oder eine Mitteilung über die Ablehnung, formuliert nach dem vom Veranstalter vorbereiteten Text.
Sie übergeben die Prämie und vermerken die Abrechnung
Die Prämie kann außerhalb des Systems übergeben werden, etwa per Überweisung, Rabattcode oder Gutschein. Nach der Übergabe kennzeichnen Sie die Einsendung mit dem passenden Status.
So kann das Team prüfen, welche Einsendungen auf die Prüfung, die Übergabe der Prämie oder den Abschluss der Bearbeitung warten.
Sie kommunizieren mit Teilnehmern und erstellen Berichte
Auf Basis der Status und der Formulardaten wählen Sie die passenden Teilnehmergruppen aus und senden ihnen E-Mails oder SMS.
Auswertungen im XLSX-Format können die Daten aus den Einsendungen, die getroffenen Entscheidungen sowie die im System gespeicherten Informationen zur Abrechnung der Prämien umfassen. Sie können sie für die Zusammenfassung der Aktion gegenüber dem Kunden oder der Marketingabteilung nutzen.
Einsendungen, Dateien und Kommunikation in einem System
Formulare, Kaufbelege, Status der Einsendungen, Nachrichten und Berichte werden in einem Panel verwaltet. So muss das Team keine Daten zwischen verschiedenen Werkzeugen übertragen und kann leichter prüfen, in welcher Phase der Bearbeitung sich jeder Teilnehmer befindet.
CONREGO bietet außerdem Funktionen, die den Datenschutz unterstützen, etwa das Erfassen von Einwilligungen und die Beschränkung des Zugriffs auf das Panel. Der Veranstalter ist dagegen für den Umfang der erhobenen Informationen, den Wortlaut der Klauseln und die Rechtsgrundlage der Verarbeitung verantwortlich.
Weitere Beispiele ähnlicher Anwendungen finden Sie in unserem Blog:
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Richten Sie ein kostenloses Testkonto ein und sehen Sie, wie Sie in CONREGO ein Formular vorbereiten, Kaufbelege erfassen, Einsendungen prüfen sowie die Kommunikation und die Informationen zur Abrechnung der Prämien verwalten.
Sie können auch eine Präsentation vereinbaren, in der wir Ihnen die wichtigsten Funktionen am Beispiel der Abwicklung einer Cashback-Aktion zeigen.
Häufig gestellte Fragen
Das Formular kann ein Feld zum Hochladen einer Datei enthalten. Der Teilnehmer hängt ein Foto oder einen Scan des Kassenbons oder der Rechnung direkt beim Absenden seiner Einsendung an.
Die Datei bleibt der jeweiligen Einsendung zugeordnet und steht berechtigten Benutzern im CONREGO-Panel zur Verfügung.
Ja. Nutzen Sie einen Prozess mit Prüfung, kann die Annahme oder Ablehnung einer Einsendung automatisch die passende E-Mail auslösen.
Den Text beider Nachrichten bereiten Sie vorab vor, sodass der Teilnehmer eine auf die getroffene Entscheidung abgestimmte Information erhält.
Nach der Übergabe einer Prämie außerhalb von CONREGO können Sie die Einsendung mit dem passenden Status kennzeichnen. So unterscheiden Sie Einsendungen, die auf Prüfung warten, sowie angenommene und auf Abrechnung wartende Einsendungen von jenen, deren Bearbeitung bereits abgeschlossen ist.
Die Daten können Sie im Panel filtern und in einem XLSX-Bericht berücksichtigen. Das erleichtert die Koordination der Teamarbeit und verringert das Risiko, eine Einsendung zu übersehen oder dieselbe zweimal abzurechnen.
Nein. Den Link zum Formular können Sie auf einer bestehenden Aktionswebsite platzieren.
Ebenso können Sie eine Aktionsseite in CONREGO erstellen und darauf die Teilnahmebedingungen, Informationen zu den Teilnahmeregeln sowie das Einsendeformular veröffentlichen.
Im Formular können Sie die erforderlichen Informationsklauseln und Einwilligungen platzieren und den Zugriff auf Einsendungen sowie übermittelte Dateien auf berechtigte Benutzer beschränken.
Der Veranstalter ist für die Festlegung der Rechtsgrundlage der Verarbeitung, den Umfang der erhobenen Daten, den Wortlaut der Klauseln sowie die korrekte Vergabe der Berechtigungen an die mit der Aktion betrauten Personen verantwortlich.
Ja. Ein ähnlicher Prozess lässt sich unter anderem bei Aktionen mit Prämien für den Kauf oder die Registrierung eines Produkts, bei Wettbewerben sowie bei weiteren Promotionen einsetzen, die das Erfassen und Prüfen von Einsendungen erfordern.
Formular, Status, Kommunikation und Berichte stimmen Sie auf die Regeln der jeweiligen Aktion ab. CONREGO unterstützt deren Abwicklung, bewertet Dokumente jedoch nicht automatisch und übergibt den Teilnehmern keine Prämien.
Ja. Sie können ein Start- und ein Enddatum für die Annahme von Einsendungen festlegen. Nach Ablauf des angegebenen Termins lässt das Formular keine weitere Einsendung mehr zu.
Ebenso können Sie eine maximale Zahl von Einsendungen festlegen. Ist das Limit erreicht, sehen die Teilnehmer den vom Veranstalter vorbereiteten Hinweis auf das Ende der Annahme.
Nein. CONREGO erfasst Kaufbelege, ordnet sie den jeweiligen Einsendungen zu und erleichtert deren geordnete Prüfung, analysiert den Inhalt von Kassenbons oder Rechnungen jedoch nicht automatisch.
Die Prüfung der Richtigkeit eines Belegs und die Beurteilung, ob derselbe Kaufbeleg erneut verwendet wurde, bleiben beim Team, das die Aktion betreut. Nach der Prüfung kann ein Mitarbeiter die Einsendung annehmen oder ablehnen und mit dem passenden Status kennzeichnen.
Ja. In CONREGO können Sie getrennte Einsendeprozesse für verschiedene Produkte, Teilnehmergruppen, Erstattungsbeträge oder Teilnahmeregeln vorbereiten.
Jede Variante kann ein eigenes Formular, eigene erforderliche Dokumente und eigene Nachrichtentexte haben, während alle Einsendungen in einer Datenbank bleiben. Über Filter und Status können Sie die einzelnen Varianten der Aktion später getrennt auswerten und abrechnen.