Warum Tabellen bei der Betreuung einer Konferenz nicht mehr genügen
Die Organisation einer Konferenz erfordert häufig die Betreuung mehrerer Teilnehmergruppen: Gäste, Referenten, Partner und Medienvertreter. Einzelne Personen nutzen kostenpflichtige oder kostenlose Anmeldewege, wählen Workshops mit begrenzter Platzzahl und erhalten unterschiedliche Nachrichten und Dokumente.
Liegen die Daten in mehreren Tabellen und getrennten Werkzeugen, muss das Team sie manuell übertragen, vergleichen und an vielen Stellen aktualisieren. Das erhöht den Aufwand und das Risiko, mit veralteten oder widersprüchlichen Listen zu arbeiten.
In CONREGO lassen sich die bei der Anmeldung erfassten Daten später für Zahlungen, Kommunikation, Check-in, Zugangskontrolle und Auswertung nutzen. So bleiben die wichtigsten Informationen zu den Teilnehmern über den gesamten Betreuungsprozess in einer Datenbank.
Wie sieht die Betreuung einer Konferenz in CONREGO aus?
Ein Beispielprozess für eine Konferenz - vom Start der Anmeldung bis zur Anwesenheitsanalyse.
Einladungen und Start der Anmeldung
Sie öffnen die allgemeine Anmeldung auf der Event-Website und versenden gleichzeitig persönliche Einladungen an ausgewählte Personen. Ein individueller Link kann zu einem Formular führen, das bereits teilweise mit zuvor importierten Daten ausgefüllt ist.
So betreut ein System sowohl Teilnehmer, die sich selbst anmelden, als auch Gäste, die der Veranstalter einlädt.
Formular, Agenda und Zahlung
Der Teilnehmer füllt das Formular aus und wählt Workshops, Sessions sowie zusätzliche Teilnahmeoptionen. Das System kann die festgelegten Platzkontingente einhalten und jeder Gruppe den für sie vorgesehenen Anmeldeweg anzeigen.
Bei einer kostenpflichtigen Veranstaltung gelangt der Teilnehmer zum Zahlungsanbieter, und die Verkaufsbelege werden gemäß der vorbereiteten Konfiguration ausgestellt.
Kommunikation und Tickets
Anhand des Anmelde- oder Zahlungsstatus senden Sie den passenden Teilnehmern personalisierte Nachrichten mit Ticket und individuellem QR-Code.
Ändern sich Programm, Ort oder Teilnahmebedingungen, wählen Sie die betroffene Empfängergruppe und senden ihr eine E-Mail oder SMS.
Empfang, Zugangskontrolle und Berichte
Vor Ort scannen Ihre Mitarbeitenden QR-Codes, erfassen die Anwesenheit und können Namensschilder drucken. An den Eingängen zu Räumen und Bereichen prüft das System die Berechtigungen der Teilnehmer und erfasst die Code-Lesungen.
Nach der Veranstaltung erstellen Sie Berichte aus den Daten von Empfang und Zugangskontrollpunkten, unter anderem Auswertungen der erfassten Anwesenheit und der Anwesenheit bei ausgewählten Sessions.
Unterschiedliche Teilnehmergruppen - ein zusammenhängender Prozess
Zahlende Teilnehmer, VIP-Gäste, Referenten, Partner und Medienvertreter können unterschiedliche Anmeldewege nutzen. Für jede Gruppe bereiten Sie das passende Formular, die Teilnahmebedingungen, die Nachrichten und die verfügbaren Optionen vor.
Alle Anmeldungen laufen in einer Datenbank zusammen, in der Sie Teilnehmerdaten und den Status der Anmeldung prüfen. Die einzelnen Anmeldewege können Sie unabhängig voneinander öffnen, pausieren und schließen.
Legen Sie Platzkontingente für ausgewählte Workshops, Sessions oder Teilnehmerkategorien fest, berücksichtigt CONREGO sie bei der Anmeldung automatisch.
Wie organisiert man eine Veranstaltung wirksam?
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Das Testkonto läuft 14 Tage und erfordert keine Kartendaten. Bei Fragen steht Ihnen das CONREGO-Team zur Seite.
Häufig gestellte Fragen
Ja. Das System unterstützt sowohl kleine Seminare als auch große Konferenzen mit mehreren Teilnehmergruppen, Zahlungen, Parallelsessions und Zugangskontrolle.
Bei Veranstaltungen größeren Umfangs lohnt es sich, die Konfiguration der Anmeldung, die Art der Kommunikation, die Zahl der Empfangsplätze und die Organisation des Einlasses früh zu planen. Der Bedarf an Infrastruktur und Personal hängt von der Teilnehmerzahl und vom Verlauf der Veranstaltung ab.
Ja. Jede Gruppe kann ein anderes Formular, andere Teilnahmebedingungen, einen anderen Umfang verfügbarer Optionen und eine eigene Kommunikation nutzen.
So verbinden Sie zum Beispiel eine kostenpflichtige allgemeine Anmeldung, kostenlose Einreichungen von Referenten und individuelle Einladungen für VIP-Gäste. Alle Anmeldungen bleiben in einer Teilnehmerdatenbank verfügbar.
Ja. Sie können eine kostenpflichtige oder kostenlose allgemeine Anmeldung bereitstellen und gleichzeitig individuelle Einladungen versenden, etwa an Referenten, Partner und VIP-Gäste.
Geladene Personen nutzen einen separaten Anmeldeweg mit eigenem Formular, eigenen Teilnahmebedingungen und eigenen Optionen. Ein individueller Link kann zu einem Formular führen, das bereits teilweise mit zuvor importierten Daten ausgefüllt ist. Alle Anmeldungen laufen in einer Teilnehmerdatenbank zusammen.
Sie können ihm einen von zwei individuellen Aktualisierungslinks senden. Der erste erlaubt es, die im Formular angegebenen Daten zu korrigieren oder zu vervollständigen, der zweite, sich für einen zusätzlichen Workshop, eine Session oder eine Leistung anzumelden.
Zuvor gewählte Optionen lassen sich über diesen Link weder entfernen noch austauschen. Ist eine neu gewählte Position kostenpflichtig, erzeugt das System dafür eine separate Transaktion und eine Pro-forma-Rechnung. Der Veranstalter kann dem Teilnehmer einen der Links oder beide zur Verfügung stellen.
Ja. Sie können getrennte Sprachversionen der Konferenz-Website und des Anmeldeformulars vorbereiten.
E-Mails und SMS erstellen Sie in den jeweiligen Sprachen und richten sie anschließend anhand der Anmeldesprache an die Teilnehmer. CONREGO übersetzt Inhalte nicht automatisch - jede Version ist vorab vorzubereiten.
Ja. Die Empfänger wählen Sie unter anderem anhand der Teilnehmerkategorie, des Anmelde- oder Zahlungsstatus, der Anmeldesprache sowie der gewählten Workshops, Sessions und Leistungen.
So senden Sie die Information über einen Raumwechsel nur den Teilnehmern einer bestimmten Session, eine Zahlungserinnerung nur Personen mit unbezahlter Anmeldung oder eine separate organisatorische Nachricht an Referenten und Partner.
Nach der Konferenz senden Sie Ihren Teilnehmern personalisierte Zertifikate und stellen ihnen Präsentationen, Dateien, Fotogalerien oder Aufzeichnungen bereit.
Die Materialien können Sie in der Multimedia-Plattform bündeln und den Zugang auf ausgewählte Gruppen beschränken, etwa auf die Teilnehmer eines bestimmten Workshops oder auf Personen, die ein Paket mit Aufzeichnungen erworben haben.
Ja. Während der Anmeldung wählt ein Teilnehmer die verfügbaren Workshops, Sessions und Zusatzleistungen. Für jede Option legen Sie ein Platzkontingent fest; ist es ausgeschöpft, steht die Anmeldung dafür nicht mehr zur Verfügung.
Nutzen Sie beim Zutritt zu einem Workshop oder einer Session das Modul Zugangskontrolle, kann das System nach dem Scannen des QR-Codes zusätzlich die Berechtigungen des Teilnehmers prüfen.
Ist die Anmeldung mit einem Zahlungsanbieter verbunden, gelangt der Teilnehmer nach der Bestätigung seiner Daten dorthin und bezahlt die Teilnahme online. Verfügbar sind unter anderem Integrationen mit Stripe, PayU und Przelewy24.
CONREGO kann Verkaufsbelege gemäß der vorbereiteten Konfiguration automatisch ausstellen und versenden. Das System erhebt keine eigene Provision auf den Wert der verkauften Tickets; der Zahlungsanbieter kann jedoch Gebühren gemäß seinem Vertrag und seiner Preisliste berechnen.
Ja. In CONREGO erstellen Sie eine einfache Landingpage oder eine umfangreiche Konferenz-Website mit Programm, Informationen zu den Referenten, Teilnahmepaketen, Neuigkeiten und Anmeldeformular.
Die Website ist direkt mit dem Anmelde- und Verkaufsprozess verbunden, sodass ein Teilnehmer die benötigten Informationen findet und sich innerhalb derselben Website anmelden kann.
Wenn Sie bereits eine eigene Konferenz-Website haben, können Sie diese behalten und dort einen Link oder eine Schaltfläche zur in CONREGO vorbereiteten Anmeldung platzieren.
Eine Person am Empfang kann einen QR-Code scannen oder den Teilnehmer anhand der im System gespeicherten Daten suchen. Anschließend erfasst sie die Anwesenheit und kann - an einem entsprechend konfigurierten Platz - ein Namensschild drucken.
Nach dem Scannen des QR-Codes zeigt das Modul Zugangskontrolle, ob der Teilnehmer einen bestimmten Raum oder Bereich betreten oder an einer ausgewählten Session teilnehmen darf. Aus den erfassten Code-Lesungen erstellen Sie später Anwesenheitsberichte im XLSX-Format.