Wie lässt sich die Anmeldung auf eingeladene Gäste beschränken?
Bei einer geschlossenen Veranstaltung kann ein öffentliches Formular an Personen außerhalb der geplanten Gästeliste weitergegeben werden. Bestätigungen per E-Mail zu sammeln bedeutet dagegen, Daten manuell zu aktualisieren und zu prüfen, wer die Einladung angenommen hat, wer eine Begleitperson angemeldet hat und zu welchen Bereichen jemand Zutritt haben soll.
In CONREGO können Sie die Anmeldung über individuelle Links freigeben, die den eingeladenen Personen zugeordnet sind. Alle Antworten laufen in einer Datenbank zusammen, in der Sie den Status einer Anmeldung prüfen und die Gäste auswählen, die eine Erinnerung erhalten sollen.
Wie funktioniert die Anmeldung auf Einladung in CONREGO?
Ein Beispielprozess für eine geschlossene Veranstaltung - von der Gästeliste bis zu Empfang und Zugangskontrolle.
Sie importieren die Gästeliste
Sie laden eine Datenbank der Personen hoch, die Sie einladen möchten, etwa Ehrengäste, Partner, Medienvertreter oder Kunden.
Die Daten können Sie in Gruppen aufteilen, um für sie unterschiedliche Formulare, Nachrichten, Teilnahmebedingungen und Zutrittsrechte vorzubereiten.
Sie versenden persönliche Einladungen
Jeder Gast erhält eine personalisierte Nachricht mit einem individuellen Anmeldelink. Das Formular kann mit den zuvor importierten Daten teilweise vorbefüllt sein, sodass die eingeladene Person diese lediglich prüfen und die fehlenden Angaben ergänzen muss.
An Personen, die noch nicht geantwortet haben, können Sie später eine separate Erinnerung senden.
Sie beschränken die Anmeldung auf eingeladene Personen
Das Formular muss nicht öffentlich zugänglich sein. Zur Anmeldung führt ein individueller Link, der einem bestimmten Gast zugeordnet ist.
Im Panel sehen Sie, wer die Anmeldung abgeschlossen hat, wer die Teilnahme abgelehnt hat und wessen Anmeldung noch nicht übermittelt wurde.
Sie betreuen Gäste am Empfang und kontrollieren den Zutritt
Am Empfang können Sie einen Gast anhand seiner Daten suchen oder seinen individuellen QR-Code scannen. Nach dem Vermerk der Anwesenheit kann das Team zusätzlich ein Namensschild drucken.
An den Eingängen zu ausgewählten Sälen und Bereichen prüft das System, ob eine Person die entsprechenden Berechtigungen hat, und erfasst ihren Durchgang.
VIP-Einladung und offene Anmeldung bei einer Veranstaltung
Im Rahmen einer Veranstaltung können Sie parallel eine offene Anmeldung und eine Anmeldung ausschließlich auf Einladung führen.
Ehrengäste, Partner oder Medienvertreter können persönliche Einladungen mit individuellen Links und einem teilweise vorbefüllten Formular erhalten. Die übrigen Teilnehmer melden sich über die allgemeine Anmeldung an - kostenpflichtig oder kostenfrei.
Für jede Gruppe können Sie andere Formulare, Teilnahmebedingungen, verfügbare Optionen und Nachrichten vorbereiten. Alle Anmeldungen bleiben jedoch in einer Teilnehmerdatenbank.
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Das Testkonto läuft 14 Tage und erfordert keine Kartendaten. Bei Fragen steht Ihnen das CONREGO-Team zur Seite.
Häufig gestellte Fragen
Ja. Das Formular muss nicht öffentlich zugänglich sein. Jeder eingeladene Gast erhält einen individuellen Link zu dem ihm zugeordneten Formular, das mit den zuvor importierten Daten teilweise vorbefüllt sein kann.
Der Zugang zum Formular beruht auf dem Besitz eines gültigen Links und sollte daher nicht als eigenständige Identitätsbestätigung gelten. Für mehr Kontrolle können Sie die Bearbeitung ausgewählter Daten sperren, etwa der E-Mail-Adresse, und die Identität des Gastes beim Zutritt prüfen.
Ja. Sie können eine zusätzliche Etappe aktivieren, in der die eingeladene Person wählt, ob sie die Einladung annimmt.
Nach der Annahme wird sie zum Anmeldeformular weitergeleitet. Eine Ablehnung der Einladung storniert die Anmeldung und zeigt den vom Veranstalter vorbereiteten Hinweis an.
Ja. Im Panel prüfen Sie die Anmeldestatus sowie die Reaktionen der eingeladenen Personen. So unterscheiden Sie Gäste, die die Einladung angenommen oder abgelehnt haben, von Personen, die den Anmeldeprozess nicht abgeschlossen haben.
An eine ausgewählte Gruppe können Sie anschließend eine separate Erinnerung oder weitere organisatorische Hinweise senden.
Ja. Sie können eine Gruppenanmeldung einrichten, bei der die eingeladene Person die Daten ihrer Begleitung angibt.
Die Begleitperson wird dann als eigener Teilnehmer erfasst. Sie kann einen eigenen QR-Code erhalten und am Empfang separat vermerkt werden, und ihre Anmeldung wird bei Platzkontingenten und in den Berichten berücksichtigt.
Beim Zutritt scannt das Team den individuellen QR-Code des Gastes. Das System prüft anhand der seiner Anmeldung zugeordneten Informationen, ob diese Person einen bestimmten Saal oder Bereich betreten darf.
CONREGO ermöglicht es, den Zugriff von Benutzern auf ausgewählte Bereiche des Panels zu beschränken. Ebenso können Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren und die Anmeldung am Administrationspanel auf bestimmte IP-Adressen begrenzen.
Diese Funktionen helfen beim Schutz der Gästedaten, doch die Nutzung des Systems allein macht den gesamten Prozess nicht automatisch DSGVO-konform. Der Veranstalter bleibt unter anderem für die Vergabe der richtigen Berechtigungen, die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung und den Wortlaut der übermittelten rechtlichen Hinweise verantwortlich.
Ja. Im Formular können Sie die Bearbeitung ausgewählter Felder sperren, damit die vom Veranstalter importierten Daten während der Anmeldung nicht verändert werden.
Das bewährt sich etwa dann, wenn die E-Mail-Adresse zur Identifizierung des eingeladenen Gastes dient oder wenn bestimmte Angaben mit der vorbereiteten Liste übereinstimmen sollen. Die übrigen Felder kann der Teilnehmer ergänzen oder korrigieren.
Ja. Sie können einen Termin für das Ende der Anmeldung festlegen. Danach kann ein Gast das Formular nicht mehr absenden, selbst wenn er den individuellen Link aus der Einladung noch besitzt.
Einladungslinks berücksichtigen außerdem die festgelegten Platzkontingente. Ist das Kontingent vorher ausgeschöpft, sieht die nächste Person, die sich anmelden möchte, einen Hinweis auf fehlende freie Plätze.
Ja. Nach abgeschlossener Anmeldung können Sie dem Gast einen separaten Link senden, mit dem er die Angaben aus dem Formular korrigieren oder ergänzen kann.
Vor dem Zugriff muss der Teilnehmer die E-Mail-Adresse der anmeldenden Person bestätigen. Der Link kann auch bei bezahlten und abgeschlossenen Anmeldungen funktionieren, respektiert jedoch die vom Veranstalter festgelegte Anmeldefrist. Änderungen an den Rechnungsdaten, der Zahlungsmethode oder den zuvor gewählten Teilnahmeoptionen sind darüber nicht möglich.
Ja. VIP-Gäste, Partner, Referenten, Medienvertreter und alle weiteren Eingeladenen können unterschiedliche Nachrichten sowie individuelle Links zu den passenden Formularen erhalten.