Wenn die reine Teilnehmerliste nicht mehr genügt
Anfangs genügt es zu wissen, wer sich angemeldet hat. Je näher die Veranstaltung rückt, desto mehr Fragen kommen hinzu: Wie viele Teilnehmer haben bezahlt, welche Pakete werden am häufigsten gewählt, wer hat sich für einen bestimmten Workshop eingetragen und wie viele Personen sind tatsächlich erschienen?
Auch verschiedene an der Organisation beteiligte Personen brauchen diese Daten - unter anderem Buchhaltung, Empfang, Partner und das Projektteam.
In CONREGO erstellen Sie Berichte aus den Informationen, die bei Anmeldung, Verkauf, Check-in und Zugangskontrolle erfasst wurden. Daten aus Formularen, Zahlungen und Anwesenheitslisten müssen Sie nicht manuell in getrennten Tabellen zusammenführen.
Wie funktioniert das Reporting in CONREGO?
Wählen Sie die Art des Berichts
In CONREGO erstellen Sie eine detaillierte Datenauswertung, eine Anwesenheitsliste oder eine zahlenmäßige Übersicht.
Die Datenauswertung enthält detaillierte Informationen zu Teilnehmern, Transaktionen, Zahlungen und den Antworten aus dem Formular. Die Anwesenheitsliste entsteht aus den QR-Code-Lesungen des Moduls Zugangskontrolle. Die zahlenmäßige Übersicht wiederum fasst unter anderem die Zahl der Anmeldungen, die Einnahmen, die Auswahl der Teilnehmer und die Anwesenheit zusammen.
Wählen Sie die Informationen für den Bericht
Nicht jeder Empfänger benötigt Zugang zu allen Daten. Sie wählen die passenden Felder aus, legen die Reihenfolge der Spalten fest und speichern die vorbereitete Anordnung als Vorlage.
So enthält ein Bericht für Empfang, Buchhaltung, Geschäftsführung, Partner oder Projektteam nur die Informationen, die für die jeweilige Aufgabe nötig sind.
Setzen Sie Filter und wählen Sie die passende Gruppe
Berichte können die in den Teilnehmer- und Transaktionslisten gespeicherten Filter nutzen. So erstellen Sie eine Auswertung etwa für bezahlte Anmeldungen, eine bestimmte Teilnehmerkategorie, anwesende Personen oder diejenigen, die einen bestimmten Workshop oder eine andere Teilnahmeoption gewählt haben.
Das beschleunigt die Aufbereitung der Daten und verringert das Risiko, einem Empfänger einen zu weiten Informationsumfang zu übergeben.
Laden Sie die XLSX-Datei herunter oder planen Sie den Versand
Den Bericht laden Sie im XLSX-Format herunter und öffnen ihn unter anderem in Excel, Google Tabellen oder OpenOffice.
Ebenso können Sie den automatischen Versand eines ausgewählten Berichts an eine E-Mail-Adresse einrichten. Jede Vorlage kann einen eigenen Empfänger und Zeitplan haben; das kürzeste verfügbare Versandintervall beträgt eine Stunde.
Anmeldeberichte - Daten zu Teilnehmern und Anmeldungen
Anmeldeberichte zeigen, wer sich eingetragen hat, welche Teilnahmevariante gewählt wurde, welche Angaben im Formular gemacht wurden und wie der Status von Anmeldung und Zahlung ist.
Sie können getrennte Auswertungen für Empfang, Kommunikationsteam, Catering, die Betreuung der Referenten oder den Vertrieb vorbereiten. Jeder Bericht kann nur die benötigten Felder enthalten und eine ausgewählte Teilnehmergruppe umfassen.
So müssen Sie nicht allen an der Organisation beteiligten Personen die vollständige Datenbank zugänglich machen.
Zahlungs- und Verkaufsberichte - Status, Einnahmen und Abrechnung
Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen erstellen Sie Auswertungen zu Transaktionen, Zahlungsstatus sowie zu den Beträgen, die einzelnen Paketen, Teilnahmevarianten und Zusatzoptionen zugeordnet sind.
So sehen Sie, welche Angebote am häufigsten gewählt werden, welche Einnahmen sie erzielen und welche Anmeldungen unbezahlt bleiben oder eine Prüfung erfordern.
Die Berichte lassen sich in dem Umfang erstellen, den die Buchhaltung, die Verantwortlichen für den Verkauf oder das Team für das Veranstaltungsbudget benötigen.
Anwesenheitsberichte - Daten aus Check-in und Zugangskontrolle
Die Zahl der Anmeldungen entspricht nicht immer der Zahl der anwesenden Personen. Daten vom Empfang und von den Zugangskontrollpunkten zeigen, welche Teilnehmer als anwesend erfasst wurden und wann ihr Zutritt registriert wurde.
In den Berichten können Sie unter anderem den Zeitpunkt des Durchgangs am Empfang sowie QR-Code-Lesungen an bestimmten Räumen, Sessions und Bereichen berücksichtigen.
Solche Auswertungen sind besonders nützlich bei zertifizierten Veranstaltungen, Workshops, Parallelsessions und bei Abrechnungen mit Partnern. Ihre Genauigkeit hängt davon ab, dass Teilnehmer an den entsprechenden Punkten konsequent gescannt werden.
Unterschiedliche Berichte für unterschiedliche Personen
Nicht jeder Empfänger benötigt dieselben Informationen. Der Empfang erhält eine Teilnehmerliste, die Buchhaltung - eine Auswertung zu Transaktionen und Zahlungen, das Marketingteam - Daten zu den gewählten Paketen und Teilnahmeoptionen. Einem Partner wiederum übergeben Sie einen eingeschränkten Bericht zu einer bestimmten Session oder Teilnehmergruppe.
In CONREGO legen Sie getrennte Berichtsvorlagen an, bestimmen deren Umfang und weisen Empfänger sowie Versandzeitpläne zu. So erhält jede Person die benötigten Daten, ohne dass weitere Fassungen der Auswertung von Hand entstehen.
Sicherheit von Berichten mit Teilnehmerdaten
Berichte können personenbezogene Daten, Zahlungsinformationen und weitere Angaben enthalten, die ausschließlich für bestimmte Empfänger gedacht sind. Deshalb lohnt es sich, ihren Inhalt auf die für die jeweilige Aufgabe nötigen Informationen zu beschränken.
In CONREGO lassen sich Berichte verschlüsselt erzeugen. Das ist besonders wichtig, wenn Dateien automatisch per E-Mail an die Buchhaltung, an Partner oder an Teammitglieder gehen.
Ein sorgfältig gewählter Datenumfang in Verbindung mit einer verschlüsselten Datei verringert das Risiko, dass Unbefugte Zugang zu den Informationen erhalten.
Möchten Sie Veranstaltungsberichte schneller erstellen?
In CONREGO erstellen Sie Berichte aus den Daten von Anmeldung, Verkauf, Check-in und Zugangskontrolle. Sie wählen den Informationsumfang, setzen Filter, exportieren XLSX-Dateien, verschlüsseln sie und planen den regelmäßigen Versand an ausgewählte Empfänger.
Häufig gestellte Fragen
Ja. Sie wählen die Informationen aus, die im Bericht erscheinen sollen, legen die Reihenfolge der Spalten fest und speichern die vorbereitete Anordnung als Vorlage.
Weitere Exporte und automatische Versendungen können denselben Umfang und dieselbe Anordnung der Daten nutzen.
Berichte werden im XLSX-Format exportiert. Die Datei lässt sich unter anderem in Microsoft Excel, Google Tabellen und OpenOffice öffnen.
Ja. Ein Bericht kann die in den Modulen Teilnehmer und Transaktionen gespeicherten Filter nutzen.
So erstellen Sie zum Beispiel eine Auswertung ausschließlich für bezahlte Anmeldungen, für Teilnehmer einer bestimmten Kategorie, für anwesende Personen oder für diejenigen, die einen bestimmten Workshop oder ein bestimmtes Paket gewählt haben.
Das kürzeste verfügbare Intervall für den automatischen Versand beträgt eine Stunde. Für jede Berichtsvorlage können Sie einen eigenen Zeitplan festlegen.
Die versendete Datei enthält die Daten in dem Stand, den sie zum Zeitpunkt der Erzeugung hatten.
Ja. Ein Bericht im XLSX-Format lässt sich als verschlüsselte Datei erzeugen, was den Zugriff auf die enthaltenen Daten für Personen ohne Passwort einschränkt.
Das ist besonders nützlich, wenn Auswertungen mit personenbezogenen Daten oder Zahlungsinformationen automatisch per E-Mail versendet werden. Das Passwort zur Datei sollten Sie dem Empfänger über einen anderen Kanal als den Bericht selbst übermitteln.
Ja. Für jede Vorlage bestimmen Sie einen eigenen Empfänger, den Datenumfang und den Versandzeitplan.
So übermitteln Sie regelmäßig unterschiedliche Auswertungen, etwa an Empfang, Buchhaltung, Partner und Mitglieder des Organisationsteams.
Nein. Ein Bericht kann automatisch als Anhang an eine angegebene E-Mail-Adresse gesendet werden, sodass der Empfänger weder ein Konto noch Zugang zum CONREGO-Panel benötigt.
So übermitteln Sie regelmäßig die passenden Auswertungen, etwa an die Buchhaltung, einen Partner, einen Kunden oder ein Teammitglied. Jede Datei enthält die Daten in dem Stand, den sie zum Zeitpunkt der Erzeugung hatten.
Ja, sofern die Teilnehmer beim Zutritt zur jeweiligen Session mit dem Modul Zugangskontrolle gescannt werden.
Auf Basis der erfassten QR-Code-Lesungen erstellen Sie eine Anwesenheitsliste für einen ausgewählten Vortrag, Workshop, Raum oder einen anderen Programmpunkt.
Ja. Im Bericht können Sie die Angabe zur erfassten Anwesenheit sowie die Uhrzeit des Durchgangs am Empfang berücksichtigen.
Ebenso können Sie einen Filter setzen und eine getrennte Auswertung der anwesenden Personen oder derjenigen erstellen, deren Ankunft nicht erfasst wurde.
Ein detaillierter Bericht kann Daten enthalten, die konkreten Teilnehmern, Anmeldungen oder Transaktionen zugeordnet sind. Dazu zählen unter anderem:
- Vorname, Nachname, Firma und Kontaktdaten des Teilnehmers,
- die im Anmeldeformular gegebenen Antworten,
- das gewählte Paket, Workshops und Zusatzoptionen,
- der Status der Anmeldung,
- Status und Betrag der Zahlung,
- die Rechnungsdaten,
- Angaben zur Anwesenheit und zu erfassten Durchgängen.
Sie wählen die benötigten Felder selbst aus, legen die Reihenfolge der Spalten fest und beschränken den Bericht auf eine bestimmte Gruppe von Teilnehmern oder Transaktionen.
Zahlenmäßige Übersichten stellen zusammengefasste Summen dar, ohne für jeden Teilnehmer oder jede Anmeldung eine eigene Zeile anzuzeigen.
Sie können unter anderem umfassen:
- die Zahl der Anmeldungen nach Teilnehmerkategorien,
- die Beliebtheit von Paketen, Workshops und Zusatzoptionen,
- die Einnahmen aus einzelnen Teilnahmevarianten,
- die Zahl bezahlter und unbezahlter Anmeldungen,
- die Anwesenheit bei der Veranstaltung,
- die Anwesenheit bei ausgewählten Sessions.
Der Umfang einer Übersicht hängt von der Konfiguration der Anmeldung und von den in CONREGO gesammelten Daten ab.