Professioneller Empfangsservice für Ihre Veranstaltung
Vermeiden Sie Warteschlangen und Fehler mit einem zuverlässigen Teilnehmerregistrierungssystem, modernen Tools und einem erfahrenen Team.
Der erste Eindruck zählt
Der Empfang ist der erste Berührungspunkt eines Teilnehmers mit Ihrer Veranstaltung. Effiziente Abwicklung, schnelle Registrierung und Professionalität prägen den Gesamteindruck. Mit CONREGO läuft dieser Prozess reibungslos – ohne Warteschlangen, technische Probleme oder unnötigen Stress.
Wie funktioniert der Check-in bei Veranstaltungen?
Wir passen den Registrierungsprozess an die spezifischen Anforderungen Ihrer Veranstaltung an und bieten zwei Hauptmodelle:
- Manuelle Registrierung – Empfangsmitarbeiter identifizieren Teilnehmer anhand der Systemdaten und bestätigen ihre Anwesenheit manuell.
- QR-Code-Scan – Teilnehmer zeigen ihr Ticket mit QR-Code (gedruckt oder auf dem Smartphone), und der Empfang scannt es, um die Anwesenheit automatisch zu registrieren.
Unsere Leistungen – Wählen Sie die perfekte Lösung
Unser Team unterstützt Sie bei der Event-Registrierung auf verschiedenen Ebenen:
1. Software für den Empfangs-Check-in
Nutzen Sie unser Event-Management-Software oder haben eine fertige Gästeliste? Das Check-in-Modul ermöglicht:
- Schnelle Identifikation der Teilnehmer in der Datenbank,
- Automatische Anwesenheitsbestätigung,
- QR-Code-Scanning der Eintrittskarten.
2. Hardware-Verleih
- Laptops für den Empfangsbereich,
- QR-Code-Scanner zur schnellen Identifikation,
- Thermodrucker für den sofortigen Druck von Namensschildern.
Als Veranstalter stellen Sie die Empfangstheken, Stromversorgung und Internetverbindung bereit. Den Rest übernehmen wir.
3. Technischer Support und Empfangsservice
Sie müssen sich keine Sorgen um den technischen Support machen. Unsere Spezialisten:
- Konfigurieren das System und die Empfangsbereiche,
- Schulen das Personal des Veranstalters oder stellen eigene Hostessen für die Betreuung der Veranstaltung vor Ort zur Verfügung.
Personalisierte Teilnehmer-Badges
Wir bieten personalisierte Namensschilder in zwei Varianten:
- Vorab in der Druckerei produziert – vollständig personalisierte Badges für das Event,
- Direkt vor Ort gedruckt – Selbstklebende Etiketten mit Teilnehmerdaten, die auf Blanko-Badges aufgeklebt werden.
Warteschlangen vermeiden und den Teilnehmer-Check-in optimieren
Vermeiden Sie Chaos bei der Registrierung. Durch die Automatisierung des Empfangsablaufs wird Ihre Veranstaltung reibungslos verlaufen und Ihre Teilnehmer werden die Professionalität schätzen. Sehen Sie sich unseren Check-in-Prozess mit CONREGO in Aktion an:
Häufig gestellte Fragen
Kann ich das Check-in-Modul nutzen, wenn ich Teilnehmer nicht über CONREGO registriere?
Ja, Sie können die Teilnehmerliste aus einer XLS-Datei importieren. Eine vollständige Automatisierung ist jedoch nur in Verbindung mit dem CONREGO-Registrierungssystem möglich. Wenn Sie sehen möchten, wie es funktioniert, vereinbaren Sie eine Demo.
Kann ich meine eigene Hardware für den Empfangsbereich verwenden?
Ja, wenn Ihre Hardware die technischen Anforderungen erfüllt. Beispielsweise sollten Laptops und Drucker den "Kiosk-Druckmodus" unterstützen und QR-Code-Scanner nach jedem Scan die TAB-Taste auslösen. Wir bieten jedoch vollständig konfigurierte Geräte an, sodass Sie sich darum nicht kümmern müssen.
Welche Ticket- und Ausweisformate werden unterstützt?
CONREGO ermöglicht das Scannen von QR-Codes sowohl von Smartphone-Bildschirmen als auch von gedruckten Tickets. Die Druckgröße hängt vom verwendeten Drucker ab. Im Rahmen unseres Services verwenden wir Thermodrucker, die den Druck auf selbstklebenden Etiketten in folgenden Größen ermöglichen: 100 mm x 62 mm (empfohlen für Badges mit QR-Code), 90 mm x 38 mm (empfohlen für Badges ohne QR-Code).
Kann das Check-in-Modul offline betrieben werden?
Nein, eine Internetverbindung ist für die Nutzung aller CONREGO-Module erforderlich.
Kann ein QR-Code auf einem Armband angebracht werden?
Ja, aber der QR-Code sollte mindestens 2x2 cm groß sein, um eine gute Lesbarkeit zu gewährleisten. Selbstklebende Etikettendrucker wie Brother bieten Sticker in ähnlichem Format an, die direkt vor Ort gedruckt und auf Armbänder geklebt werden können.
Kann ich die Anwesenheit der Teilnehmer in Echtzeit verfolgen?
Ja, das System registriert jeden Ein- und Austritt in der Datenbank, sodass Sie sofortigen Zugriff auf Anwesenheitsinformationen haben.
Wie funktioniert der Check-in-Prozess an der Rezeption?
Der Teilnehmer begibt sich zur Rezeption und zeigt sein Ticket (gedruckt oder auf dem Smartphone) vor. Die Hostess scannt den QR-Code oder sucht die Person manuell in der Datenbank. Falls der Teilnehmer registriert ist, wird seine Anwesenheit bestätigt und ein Namensschild ausgegeben. Falls keine Registrierung vorliegt, kann die Hostess den Teilnehmer in die Gästeliste des Systems aufnehmen.
Welche Optionen zur Personalisierung der Badges bieten Sie an?
Wir können vor dem Event fertige Namensschilder drucken oder personalisierte Etiketten direkt vor Ort mit Thermodruckern erstellen.
Wie kann ich den Empfangsprozess optimieren, um Warteschlangen zu vermeiden?
Die beste Lösung ist der Versand von QR-Code-Tickets vor der Veranstaltung, die Einrichtung separater Check-in-Stationen für verschiedene Teilnehmergruppen und die Automatisierung des Registrierungsprozesses.
Kann ich CONREGO-Geräte mieten, wenn ich ein Abonnement nutze?
Die Gerätevermietung ist im Implementierungsmodell verfügbar, das umfassenden Support und zusätzliche Dienstleistungen umfasst. Mit einem CONREGO-Abonnement stellen wir ausschließlich die Software bereit. Falls Sie Geräte benötigen, könnte das Implementierungsmodell eine geeignete Option sein.
Kann ich nach dem Kauf eines CONREGO-Abonnements eure Unterstützung für den Empfangsservice nutzen?
Der Empfangsservice vor Ort ist Teil des Implementierungsmodells, das einen erweiterten Leistungsumfang bietet. Mit einem CONREGO-Abonnement bieten wir ausschließlich Online-Technikunterstützung an.