Profesjonalna obsługa recepcji na wydarzeniu – szybka i sprawna rejestracja gości

Pierwsze wrażenie ma znaczenie

Recepcja to pierwszy punkt styku uczestnika z Twoim wydarzeniem. Sprawna obsługa, szybka rejestracja i profesjonalizm wpływają na odbiór całego eventu. Dzięki CONREGO proces ten przebiega bez zakłóceń – bez kolejek, problemów technicznych i niepotrzebnego stresu.

Jak działa obsługa recepcji na wydarzeniu?

Dopasowujemy proces rejestracji do charakteru wydarzenia, oferując dwa główne modele:

Manualna obsługa recepcji - recepcjonistki identyfikują uczestników na podstawie danych w systemie i ręcznie potwierdzają ich obecność.
Skanowanie kodów QR - uczestnicy pokazują wejściówkę z kodem QR (wydrukowaną lub na smartfonie), a recepcja skanuje ją i automatycznie rejestruje ich obecność.

Zakres współpracy – wybierz idealne rozwiązanie

Nasz zespół może zaoferować wsparcie obsługi recepcji na różnym poziomie zaangażowania:

1. Oprogramowanie do obsługi recepcji eventowej

Stosujesz nasz system rejestracji uczestników lub posiadasz gotową listę gości, których chcesz powitać na wydarzeniu? Moduł Check-in pozwala na:

Szybką identyfikację uczestników w bazie danych,
Automatyczne potwierdzanie obecności,
Skanowanie wejściówek z kodami QR.

2. Wynajem sprzętu

Laptopy do obsługi recepcji,
Czytniki kodów QR do błyskawicznej identyfikacji uczestników,
Drukarki termiczne do natychmiastowego wydruku identyfikatorów.

Jako organizator zadbaj o lady recepcyjne, zasilanie oraz dostęp do internetu. Resztą zajmiemy się my.

3. Wsparcie techniczne i obsługa recepcji

Nie musisz martwić się obsługą techniczną. Nasi specjaliści:

Konfigurują system i stanowiska recepcyjne,
Szkolą personel organizatora lub dostarczają własne hostessy do obsługi wydarzenia na miejscu.

Personalizowane identyfikatory dla uczestników

Dostarczamy gotowe identyfikatory eventowe w dwóch opcjach:

Wydrukowane wcześniej w drukarni - spersonalizowane identyfikatory gotowe przed wydarzeniem,
Drukowane na miejscu - etykiety z danymi uczestnika drukowane termicznie i naklejane na identyfikatory.

Eliminuj kolejki i usprawnij obsługę uczestników

Uniknij kolejek i chaosu przy rejestracji. Dzięki automatyzacji obsługi recepcji Twoje wydarzenie będzie płynne, a uczestnicy docenią profesjonalizm organizacji. Zobacz jak przebiega obsługa uczestnika za pomocą CONREGO w praktyce:

Poznaj naszą ofertę Umów prezentację

Najczęściej zadawane pytania

Czy mogę korzystać z modułu Check-in jeśli nie rejestruję uczestników za pomocą CONREGO?

Tak, możesz zaimportować listę uczestników w pliku XLS. Jednak pełna automatyzacja procesu jest dostępna w połączeniu z systemem rejestracji CONREGO. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak to działa w praktyce, umów się na prezentację.

Czy mogę używać własnego sprzętu do obsługi recepcji?

Tak, jeśli Twój sprzęt spełnia wymagania techniczne. Przykładowo - laptopy i drukarki są przygotowane do druku w trybie "kiosk printing" i czytniki kodów QR po każdym skanowaniu wywołują klawisz TAB. W ramach naszej obsługi dostarczamy jednak odpowiednio przygotowany sprzęt, więc nie musisz się o to martwić.

Jakie formaty wejściówek i identyfikatorów są obsługiwane?

CONREGO umożliwia skanowanie kodów QR z ekranu smartfona i drukowane na papierze. Rozmiar druków zależny jest od drukarki. W przypadku naszej usługi stosujemy drukarki termiczne, które umożliwiają druk na etykietach samoprzylepnych w rozmiarach: 100mm x 62mm (zalecane dla identyfikatorów z kodem QR), 90mm x 38mm (zalecane dla identyfikatorów bez kodów QR).

Czy moduł Check-in może działać bez internetu?

Nie, łącze internetowe jest niezbędne do użytkowania wszystkich modułów CONREGO.

Czy można umieścić kod QR na opasce?

Tak, ale kod QR powinien mieć minimalny rozmiar 2x2 cm, aby zachować czytelność. Drukarki etykiet samoprzylepnych, takie jak Brother, oferują naklejki o zbliżonym formacie, które można drukować na miejscu i naklejać na opaski.

Czy mogę śledzić obecność uczestników w czasie rzeczywistym?

Tak, system rejestruje każde wejście i wyjście w bazie danych, umożliwiając natychmiastowy dostęp do informacji o frekwencji.

Jak wygląda proces oznaczania obecności uczestników w recepcji?

Uczestnik podchodzi do recepcji i przedstawia wejściówkę (wydrukowaną lub na smartfonie). Hostessa skanuje kod QR lub manualnie wyszukuje osobę w bazie danych. Jeśli uczestnik jest zarejestrowany, potwierdza jego obecność i wydaje identyfikator. W przypadku braku rejestracji, hostessa może dodać uczestnika do listy gości w systemie.

Jakie opcje personalizacji identyfikatorów oferujecie?

Możemy przygotować gotowe identyfikatory drukowane przed wydarzeniem lub drukować spersonalizowane etykiety na miejscu za pomocą drukarek termicznych.

Jak mogę usprawnić pracę recepcji, aby uniknąć kolejek?

Najlepszym rozwiązaniem jest przedwydarzeniowa wysyłka wejściówek z kodami QR, podział stanowisk recepcyjnych według typów uczestników oraz automatyzacja procesu rejestracji.

Czy mogę wynająć sprzęt CONREGO, jeśli korzystam z subskrypcji?

Wynajem sprzętu jest dostępny w modelu Wdrożeniowym, który obejmuje kompleksowe wsparcie i dodatkowe usługi. W ramach subskrypcji CONREGO udostępniamy wyłącznie oprogramowanie, dlatego jeśli potrzebujesz sprzętu, warto rozważyć model Wdrożeniowy.

Czy mogę skorzystać z Waszego wsparcia obsługi recepcji po zakupie subskrypcji CONREGO?

Obsługa recepcji na miejscu jest częścią modelu Wdrożeniowego, który oferuje rozszerzony zakres usług. W ramach subskrypcji CONREGO zapewniamy jedynie pomoc techniczną online.