Gdy sama lista uczestników przestaje wystarczać
Na początku wystarczy wiedzieć, kto się zarejestrował. Wraz ze zbliżającym się wydarzeniem pojawiają się jednak kolejne pytania: ilu uczestników opłaciło udział, które pakiety wybierane są najczęściej, kto zapisał się na konkretny warsztat i ile osób rzeczywiście pojawiło się na miejscu.
Danych potrzebują również różne osoby zaangażowane w organizację - między innymi księgowość, recepcja, partnerzy i zespół projektowy.
CONREGO pozwala tworzyć raporty na podstawie informacji zapisanych podczas rejestracji, sprzedaży, check-inu i kontroli dostępu. Nie musisz ręcznie łączyć danych z formularzy, płatności i list obecności w osobnych arkuszach.
Jak działa raportowanie w CONREGO?
Wybierz rodzaj raportu
W CONREGO możesz przygotować zestawienie danych, listę obecności albo zestawienie liczbowe.
Zestawienie danych zawiera szczegółowe informacje o uczestnikach, transakcjach, płatnościach i odpowiedziach udzielonych w formularzu. Lista obecności powstaje na podstawie odczytów kodów QR z modułu Kontrola Dostępu. Zestawienie liczbowe pozwala natomiast podsumować między innymi liczbę rejestracji, przychody, wybory uczestników i frekwencję.
Wybierz informacje, które mają znaleźć się w raporcie
Nie każdy odbiorca potrzebuje dostępu do wszystkich danych. Możesz wybrać odpowiednie pola, ustalić kolejność kolumn i zapisać przygotowany układ jako szablon.
Dzięki temu raport dla recepcji, księgowości, zarządu, partnera lub zespołu projektowego zawiera tylko informacje potrzebne do konkretnego zadania.
Zastosuj filtry i wybierz odpowiednią grupę
Raporty mogą korzystać z filtrów zapisanych na listach uczestników i transakcji. Możesz przygotować zestawienie na przykład dla opłaconych zgłoszeń, określonej kategorii uczestników, osób obecnych na wydarzeniu albo tych, które wybrały konkretny warsztat lub inną opcję udziału.
Pozwala to szybciej przygotować potrzebne dane i ograniczyć ryzyko przekazania odbiorcy zbyt szerokiego zakresu informacji.
Pobierz plik XLSX lub zaplanuj jego wysyłkę
Raport możesz pobrać w formacie XLSX i otworzyć między innymi w Excelu, Arkuszach Google lub OpenOffice.
Możesz również ustawić automatyczną wysyłkę wybranego raportu na adres e-mail. Każdy szablon może mieć własnego odbiorcę i harmonogram, a najkrótszy dostępny interwał wysyłki wynosi jedną godzinę.
Raporty rejestracji - dane o uczestnikach i zgłoszeniach
Raporty rejestracji pokazują, kto się zapisał, jaki wariant udziału wybrał, jakie dane podał w formularzu oraz jaki jest status jego zgłoszenia i płatności.
Możesz przygotować osobne zestawienia dla recepcji, zespołu odpowiedzialnego za komunikację, cateringu, opiekunów prelegentów lub działu sprzedaży. Każdy raport może zawierać tylko potrzebne pola i obejmować wybraną grupę uczestników.
Dzięki temu nie musisz udostępniać pełnej bazy wszystkim osobom zaangażowanym w organizację wydarzenia.
Raporty płatności i sprzedaży - statusy, przychody i rozliczenia
Przy wydarzeniach płatnych możesz przygotować zestawienia obejmujące transakcje, statusy płatności oraz kwoty przypisane do poszczególnych pakietów, wariantów udziału i opcji dodatkowych.
Pozwala to sprawdzić, które propozycje wybierane są najczęściej, jakie przychody generują oraz które zgłoszenia pozostają nieopłacone lub wymagają weryfikacji.
Raporty możesz przygotować w zakresie potrzebnym księgowości, osobom odpowiedzialnym za sprzedaż albo zespołowi zarządzającemu budżetem wydarzenia.
Raporty frekwencji - dane z check-inu i kontroli dostępu
Liczba rejestracji nie zawsze odpowiada liczbie osób obecnych na wydarzeniu. Dane z recepcji i punktów kontroli dostępu pozwalają sprawdzić, których uczestników oznaczono jako obecnych oraz kiedy zarejestrowano ich wejście.
W raportach możesz uwzględnić między innymi czas przejścia przez recepcję oraz odczyty kodów QR przy konkretnych salach, sesjach i strefach.
Takie zestawienia są szczególnie przydatne przy wydarzeniach certyfikowanych, warsztatach, sesjach równoległych oraz rozliczeniach z partnerami. Ich dokładność zależy od konsekwentnego skanowania uczestników w odpowiednich punktach.
Różne raporty dla różnych osób
Nie każdy odbiorca potrzebuje tych samych informacji. Recepcja może otrzymać listę uczestników, księgowość - zestawienie transakcji i płatności, a zespół marketingowy - dane o wybieranych pakietach i opcjach udziału. Partnerowi możesz natomiast przekazać ograniczony raport dotyczący konkretnej sesji lub grupy uczestników.
W CONREGO możesz przygotować osobne szablony raportów, wybrać ich zakres oraz przypisać odbiorców i harmonogramy wysyłki. Dzięki temu każda osoba otrzymuje potrzebne dane bez ręcznego przygotowywania kolejnych wersji zestawienia.
Bezpieczeństwo raportów z danymi uczestników
Raporty mogą zawierać dane osobowe, informacje o płatnościach oraz inne dane przeznaczone wyłącznie dla określonych odbiorców. Dlatego warto ograniczać ich zawartość do informacji potrzebnych w konkretnym zadaniu.
W CONREGO raporty mogą być generowane w formie zaszyfrowanej. Ma to szczególne znaczenie, gdy pliki są automatycznie wysyłane e-mailem do księgowości, partnerów lub członków zespołu.
Połączenie odpowiednio dobranego zakresu danych i szyfrowania pliku pomaga ograniczyć ryzyko uzyskania dostępu do informacji przez nieuprawnione osoby.
Chcesz szybciej przygotowywać raporty z wydarzenia?
W CONREGO tworzysz raporty na podstawie danych z rejestracji, sprzedaży, check-inu i kontroli dostępu. Możesz wybierać zakres informacji, stosować filtry, eksportować pliki XLSX, szyfrować je oraz zaplanować regularną wysyłkę do wskazanych odbiorców.
Najczęściej zadawane pytania
Tak. Możesz wybrać informacje, które mają znaleźć się w raporcie, ustalić kolejność kolumn i zapisać przygotowany układ jako szablon.
Kolejne eksporty oraz automatyczne wysyłki mogą korzystać z tego samego zakresu i układu danych.
Raporty są eksportowane w formacie XLSX. Plik możesz otworzyć między innymi w programach Microsoft Excel, Arkusze Google i OpenOffice.
Tak. Raport może korzystać z filtrów zapisanych w modułach Uczestnicy i Transakcje.
Możesz na przykład przygotować zestawienie wyłącznie dla opłaconych zgłoszeń, uczestników określonej kategorii, osób obecnych na wydarzeniu albo tych, które wybrały konkretny warsztat lub pakiet.
Najkrótszy dostępny interwał automatycznej wysyłki wynosi jedną godzinę. Dla każdego szablonu raportu możesz ustawić osobny harmonogram.
Wysyłany plik zawiera dane aktualne w momencie jego wygenerowania.
Tak. Raport w formacie XLSX może zostać wygenerowany jako zaszyfrowany plik, co ogranicza dostęp do zawartych w nim danych osobom nieznającym hasła.
Jest to szczególnie przydatne, gdy zestawienia zawierające dane osobowe lub informacje o płatnościach są automatycznie przesyłane e-mailem. Hasło do pliku warto przekazać odbiorcy innym kanałem niż sam raport.
Tak. Dla każdego szablonu możesz określić osobnego odbiorcę, zakres danych oraz harmonogram wysyłki.
Pozwala to regularnie przekazywać inne zestawienia na przykład recepcji, księgowości, partnerom i członkom zespołu organizacyjnego.
Nie. Raport może zostać automatycznie wysłany jako załącznik na wskazany adres e-mail, dlatego jego odbiorca nie musi mieć konta ani dostępu do panelu CONREGO.
Pozwala to regularnie przekazywać odpowiednie zestawienia na przykład księgowości, partnerowi, klientowi lub członkowi zespołu. Każdy plik zawiera dane aktualne w momencie jego wygenerowania.
Tak, jeżeli przy wejściu na daną sesję uczestnicy są skanowani za pomocą modułu Kontrola Dostępu.
Na podstawie zarejestrowanych odczytów kodów QR możesz przygotować listę obecności dla wybranego wykładu, warsztatu, sali lub innego punktu programu.
Tak. W raporcie możesz uwzględnić informację o oznaczeniu obecności oraz godzinę przejścia przez recepcję.
Możesz również zastosować filtr i przygotować osobne zestawienie uczestników obecnych lub osób, których przybycie nie zostało zarejestrowane.
Szczegółowy raport może zawierać dane przypisane do konkretnych uczestników, zgłoszeń lub transakcji. Mogą to być między innymi:
- imię, nazwisko, firma i dane kontaktowe uczestnika,
- odpowiedzi udzielone w formularzu rejestracyjnym,
- wybrany pakiet, warsztaty i opcje dodatkowe,
- status zgłoszenia,
- status i kwota płatności,
- dane dotyczące faktury,
- informacje o obecności oraz zarejestrowanych przejściach.
Możesz samodzielnie wybrać potrzebne pola, ustalić kolejność kolumn i ograniczyć raport do określonej grupy uczestników lub transakcji.
Zestawienia liczbowe przedstawiają zbiorcze podsumowania danych, bez wyświetlania osobnego wiersza dla każdego uczestnika lub zgłoszenia.
Mogą obejmować między innymi:
- liczbę rejestracji według kategorii uczestników,
- popularność pakietów, warsztatów i opcji dodatkowych,
- przychody z poszczególnych wariantów udziału,
- liczbę opłaconych i nieopłaconych zgłoszeń,
- frekwencję na wydarzeniu,
- frekwencję na wybranych sesjach.
Zakres zestawienia zależy od konfiguracji rejestracji oraz danych zgromadzonych w CONREGO.