Dlaczego arkusze i wiadomości e-mail nie wystarczają przy obsłudze szkoleń?
Formularz zapisów w jednym narzędziu, płatności wymagające ręcznego przypisywania do zgłoszeń, faktury w programie księgowym, przypomnienia wysyłane osobno i papierowa lista obecności - przy cyklicznych szkoleniach oznacza to coraz więcej pracy oraz większe ryzyko korzystania z nieaktualnych danych.
Do tego dochodzą powtarzające się pytania uczestników o wolne miejsca, dokumenty sprzedaży, termin i miejsce zajęć.
System rejestracji uczestników pozwala połączyć najważniejsze etapy obsługi szkolenia. Uczestnik samodzielnie się zapisuje, może opłacić udział online i otrzymać odpowiednie wiadomości oraz dokumenty, a organizator na bieżąco sprawdza liczbę zgłoszeń i dostępnych miejsc.
Jak działa rejestracja na szkolenie w CONREGO?
Przykładowy proces obsługi szkolenia lub kursu - od uruchomienia zapisów po wysyłkę certyfikatów.
Uruchamiasz zapisy z limitami miejsc
Przygotowujesz formularz rejestracyjny z potrzebnymi polami i określasz liczbę dostępnych miejsc. Po wykorzystaniu limitu system automatycznie blokuje kolejne zgłoszenia.
Osobne limity możesz ustalić dla poszczególnych terminów, wariantów szkolenia, grup zaawansowania, zajęć stacjonarnych i online oraz innych opcji wybieranych podczas rejestracji.
Obsługujesz płatności i dokumenty sprzedaży
Przy szkoleniach płatnych uczestnik może opłacić udział online. CONREGO może następnie wystawić i wysłać odpowiedni dokument sprzedaży zgodnie z przygotowaną konfiguracją.
Możesz także ustawić różne ceny, okresy sprzedaży, kody rabatowe oraz płatne opcje dodatkowe.
Planujesz potwierdzenia i przypomnienia
Po rejestracji uczestnik może automatycznie otrzymać potwierdzenie zgłoszenia, a przed szkoleniem - przypomnienie z terminem, adresem lub linkiem do spotkania online.
Po zakończeniu zajęć możesz wysłać materiały, ankietę albo certyfikat. Wiadomości e-mail i SMS kierujesz do odpowiednich grup na podstawie statusu zgłoszenia, płatności lub wybranego terminu.
Rejestrujesz obecność i wysyłasz certyfikaty
Obecność możesz oznaczyć ręcznie albo zarejestrować przez zeskanowanie kodu QR. Po szkoleniu wygenerujesz personalizowane certyfikaty oraz raport w formacie XLSX.
Raport może wskazywać osoby oznaczone jako obecne oraz uczestników, których obecność nie została zarejestrowana.
Organizujesz dziesiątki szkoleń rocznie?
Prowadzisz firmę szkoleniową lub odpowiadasz za rozbudowany program szkoleń w organizacji? W CONREGO możesz obsługiwać wiele szkoleń i terminów w ramach jednego systemu.
Dla poszczególnych tematów, lokalizacji, terminów lub grup docelowych przygotujesz osobne procesy rejestracji, formularze oraz dostępne opcje udziału. Dzięki temu uczestnicy otrzymują informacje dopasowane do wybranego szkolenia, a wszystkie zgłoszenia pozostają w jednej bazie.
W jednym miejscu możesz zarządzać zapisami, płatnościami, komunikacją z uczestnikami, listami obecności i certyfikatami. Zebrane dane łatwo przefiltrujesz, wyeksportujesz i wykorzystasz do przygotowania zbiorczych raportów obejmujących cały program szkoleniowy.
Chcesz usprawnić zapisy na szkolenia i kursy?
Załóż bezpłatne konto testowe i sprawdź, jak CONREGO może wspierać rejestrację uczestników, płatności, komunikację, kontrolę obecności i wysyłkę certyfikatów.
Konto testowe działa przez 14 dni i nie wymaga podawania danych karty płatniczej. W razie pytań możesz skorzystać ze wsparcia zespołu CONREGO.
Najczęściej zadawane pytania
Tak. Możesz ustalić limit dla całego szkolenia, konkretnego terminu, grupy lub wybranej opcji. Po wykorzystaniu dostępnych miejsc system automatycznie zablokuje kolejne zapisy.
Liczbę zgłoszeń i pozostałych miejsc możesz na bieżąco sprawdzać w panelu CONREGO.
Tak. Przy odpowiednio skonfigurowanej sprzedaży CONREGO może wystawiać i wysyłać dokumenty sprzedaży na podstawie danych podanych podczas rejestracji.
Jeżeli uczestnik podaje polski numer NIP, dane firmy mogą zostać automatycznie pobrane z bazy GUS. Sposób i moment wystawienia dokumentu zależą od konfiguracji płatności i fakturowania.
Tak. Możesz przygotować wiadomości e-mail lub SMS i skierować je do uczestników wybranego terminu, grupy albo osób o określonym statusie zgłoszenia lub płatności.
Przed zajęciami możesz wysłać termin, adres, instrukcje organizacyjne lub link do spotkania online, a po szkoleniu - materiały, ankietę albo certyfikat.
Tak. Przygotowujesz szablon certyfikatu, a CONREGO uzupełnia go danymi zapisanymi przy uczestniku.
Spersonalizowane dokumenty PDF możesz wysłać e-mailem, wydrukować lub wygenerować zbiorczo dla wybranej grupy. Ten sam moduł może służyć również do przygotowywania identyfikatorów, biletów i etykiet.
Obecność możesz oznaczać ręcznie w module Check-in albo rejestrować przez skanowanie indywidualnych kodów QR.
Po zajęciach wygenerujesz raport w formacie XLSX zawierający osoby oznaczone jako obecne oraz uczestników, których obecność nie została zarejestrowana. Dokładność zestawienia zależy od konsekwentnego odnotowywania obecności przez obsługę.
Tak. W standardowym CONREGO możesz przygotować rejestrację obejmującą kilka terminów, grup lub wariantów tego samego szkolenia i ustawić dla nich osobne limity miejsc.
Tak. Możesz przekazać uczestnikowi indywidualny link do poprawienia danych podanych w formularzu oraz osobny link umożliwiający dobranie dodatkowego warsztatu, modułu lub usługi.
Wcześniej wybranych pozycji nie można za pomocą takiego linku usunąć ani zamienić. Jeśli dodatkowe zajęcia są płatne, system tworzy dla nich osobną transakcję i nową fakturę pro forma. Linki działają również dla zgłoszeń już zakończonych lub opłaconych.
Tak. Rejestracja grupowa pozwala jednej osobie zgłosić kilku uczestników w ramach jednego procesu. Osoba rejestrująca podaje dane poszczególnych pracowników, wybiera dla nich odpowiednie warianty szkolenia i może otrzymać jedną zbiorczą fakturę VAT za całą grupę.
Dla każdego uczestnika można później przygotować osobny certyfikat, kod QR i wiadomości związane z udziałem. Osoba rejestrująca nie jest automatycznie uczestnikiem szkolenia - jeśli również chce wziąć udział, powinna dodać siebie do grupy.
Tak. Możesz korzystać z kodów rabatowych albo ustawić rabat przyznawany automatycznie po zapisaniu określonej liczby osób.
Możliwe jest przygotowanie kilku progów rabatowych, dzięki czemu wysokość zniżki może wzrastać wraz z liczebnością grupy. Rabat może obejmować wszystkie dostępne warianty albo tylko wybrane szkolenia i usługi.
Tak. Formę udziału, termin, poziom zaawansowania lub grupę szkoleniową możesz przedstawić jako osobne opcje wybierane podczas rejestracji.
Dla poszczególnych wariantów możesz określić różne ceny i limity miejsc. Pozwala to prowadzić wspólne zapisy na szkolenia online i stacjonarne, a następnie kierować do każdej grupy odpowiednie wiadomości - na przykład informację o sali albo link do spotkania internetowego.