Warum Tabellen und E-Mails bei der Betreuung von Schulungen nicht ausreichen
Ein Anmeldeformular in einem Werkzeug, Zahlungen, die manuell den Anmeldungen zugeordnet werden müssen, Rechnungen im Buchhaltungsprogramm, separat versendete Erinnerungen und eine Anwesenheitsliste auf Papier - bei wiederkehrenden Schulungen bedeutet das immer mehr Arbeit und ein größeres Risiko, mit veralteten Daten zu arbeiten.
Hinzu kommen die wiederkehrenden Fragen der Teilnehmer nach freien Plätzen, Verkaufsbelegen, Termin und Ort der Veranstaltung.
Ein Teilnehmerregistrierungssystem verbindet die wichtigsten Etappen der Schulungsbetreuung. Teilnehmer melden sich selbst an, können ihre Teilnahme online bezahlen und erhalten die passenden Nachrichten und Dokumente, während Sie laufend die Zahl der Anmeldungen und der freien Plätze prüfen.
Wie funktioniert die Anmeldung zu einer Schulung in CONREGO?
Ein Beispielprozess für eine Schulung oder einen Kurs - vom Start der Anmeldung bis zum Versand der Zertifikate.
Sie starten die Anmeldung mit Platzkontingenten
Sie erstellen ein Anmeldeformular mit den benötigten Feldern und legen die Zahl der verfügbaren Plätze fest. Ist das Kontingent ausgeschöpft, blockiert das System weitere Anmeldungen automatisch.
Getrennte Kontingente können Sie für einzelne Termine, Schulungsvarianten, Niveaugruppen, Präsenz- und Online-Termine sowie weitere bei der Anmeldung gewählte Optionen festlegen.
Sie wickeln Zahlungen und Verkaufsbelege ab
Bei kostenpflichtigen Schulungen kann der Teilnehmer die Teilnahme online bezahlen. CONREGO kann anschließend den passenden Verkaufsbeleg gemäß der vorbereiteten Konfiguration ausstellen und versenden.
Ebenso lassen sich unterschiedliche Preise, Verkaufszeiträume, Rabattcodes und kostenpflichtige Zusatzoptionen einrichten.
Sie planen Bestätigungen und Erinnerungen
Nach der Anmeldung erhält ein Teilnehmer automatisch eine Bestätigung und vor der Schulung eine Erinnerung mit Termin, Adresse oder Link zum Online-Meeting.
Nach dem Termin versenden Sie Materialien, eine Umfrage oder ein Zertifikat. E-Mails und SMS richten Sie anhand des Anmelde- oder Zahlungsstatus beziehungsweise des gewählten Termins an die passenden Gruppen.
Sie erfassen die Anwesenheit und versenden Zertifikate
Die Anwesenheit erfassen Sie manuell oder durch Scannen eines QR-Codes. Nach der Schulung erzeugen Sie personalisierte Zertifikate und einen Bericht im XLSX-Format.
Der Bericht kann die als anwesend erfassten Personen sowie die Teilnehmer ausweisen, deren Anwesenheit nicht erfasst wurde.
Organisieren Sie Dutzende Schulungen pro Jahr?
Betreiben Sie ein Schulungsunternehmen oder sind Sie für ein umfangreiches Schulungsprogramm in Ihrer Organisation verantwortlich? Mit CONREGO können Sie zahlreiche Schulungen und Termine innerhalb eines einzigen Systems verwalten.
Für einzelne Themen, Standorte, Termine oder Zielgruppen können Sie separate Anmeldeprozesse, Formulare und Teilnahmeoptionen vorbereiten. So erhalten die Teilnehmenden Informationen, die auf die gewählte Schulung zugeschnitten sind, während alle Anmeldungen in einer gemeinsamen Datenbank gespeichert bleiben.
An einem zentralen Ort können Sie Anmeldungen, Zahlungen, die Kommunikation mit den Teilnehmenden, Anwesenheitslisten und Zertifikate verwalten. Die erfassten Daten lassen sich einfach filtern und exportieren sowie für zusammenfassende Berichte über Ihr gesamtes Schulungsprogramm verwenden.
Möchten Sie die Anmeldung zu Schulungen und Kursen verbessern?
Richten Sie ein kostenloses Testkonto ein und sehen Sie, wie CONREGO Anmeldung, Zahlungen, Kommunikation, Anwesenheitskontrolle und den Versand von Zertifikaten unterstützen kann.
Das Testkonto läuft 14 Tage und erfordert keine Kartendaten. Bei Fragen steht Ihnen das CONREGO-Team zur Seite.
Häufig gestellte Fragen
Ja. Sie können ein Kontingent für die gesamte Schulung, einen bestimmten Termin, eine Gruppe oder eine ausgewählte Option festlegen. Sind die verfügbaren Plätze belegt, blockiert das System weitere Anmeldungen automatisch.
Die Zahl der Anmeldungen und der verbleibenden Plätze prüfen Sie jederzeit im CONREGO-Panel.
Ja. Bei entsprechend konfiguriertem Verkauf kann CONREGO Verkaufsbelege auf Basis der bei der Anmeldung angegebenen Daten ausstellen und versenden.
Gibt ein Teilnehmer eine polnische Steuernummer an, können die Firmendaten automatisch aus dem GUS-Register abgerufen werden. Art und Zeitpunkt der Belegausstellung hängen von der Konfiguration von Zahlung und Rechnungsstellung ab.
Ja. Sie erstellen E-Mails oder SMS und richten sie an die Teilnehmer eines bestimmten Termins, einer Gruppe oder an Personen mit einem bestimmten Anmelde- oder Zahlungsstatus.
Vor dem Termin versenden Sie Datum, Adresse, organisatorische Hinweise oder den Link zum Online-Meeting, nach der Schulung Materialien, eine Umfrage oder ein Zertifikat.
Ja. Sie erstellen eine Zertifikatsvorlage, und CONREGO füllt sie mit den beim jeweiligen Teilnehmer gespeicherten Daten aus.
Die personalisierten PDF-Dokumente versenden Sie per E-Mail, drucken sie aus oder erzeugen sie gesammelt für eine ausgewählte Gruppe. Dasselbe Modul erstellt auch Namensschilder, Tickets und Etiketten.
Die Anwesenheit erfassen Sie manuell im Check-in-Modul oder durch das Scannen individueller QR-Codes.
Nach dem Termin erzeugen Sie einen Bericht im XLSX-Format mit den als anwesend erfassten Personen sowie den Teilnehmern, deren Anwesenheit nicht erfasst wurde. Die Genauigkeit dieser Auswertung hängt davon ab, dass die Anwesenheit konsequent erfasst wird.
Ja. Im Standard-CONREGO richten Sie eine Anmeldung ein, die mehrere Termine, Gruppen oder Varianten derselben Schulung umfasst, und legen dafür getrennte Platzkontingente fest.
Ja. Sie können dem Teilnehmer einen individuellen Link zur Korrektur der im Formular angegebenen Daten sowie einen separaten Link zur Buchung eines zusätzlichen Workshops, Moduls oder einer Leistung übermitteln.
Zuvor gewählte Positionen lassen sich über einen solchen Link weder entfernen noch austauschen. Sind die zusätzlichen Termine kostenpflichtig, erzeugt das System dafür eine separate Transaktion und eine neue Pro-forma-Rechnung. Die Links funktionieren auch bei bereits abgeschlossenen oder bezahlten Anmeldungen.
Ja. Die Gruppenanmeldung erlaubt es einer Person, mehrere Teilnehmer in einem Vorgang anzumelden. Die anmeldende Person gibt die Daten der einzelnen Mitarbeitenden an, wählt für sie die passenden Schulungsvarianten und kann eine gesammelte Rechnung für die gesamte Gruppe erhalten.
Für jeden Teilnehmer lassen sich später ein eigenes Zertifikat, ein eigener QR-Code und eigene Nachrichten zur Teilnahme vorbereiten. Die anmeldende Person ist nicht automatisch selbst Teilnehmer - möchte sie ebenfalls teilnehmen, sollte sie sich der Gruppe hinzufügen.
Ja. Sie können Rabattcodes nutzen oder einen Rabatt einrichten, der automatisch ab einer bestimmten Zahl angemeldeter Personen gewährt wird.
Mehrere Rabattstufen sind möglich, sodass die Höhe des Nachlasses mit der Gruppengröße steigt. Ein Rabatt kann alle verfügbaren Varianten oder nur ausgewählte Schulungen und Leistungen umfassen.
Ja. Teilnahmeform, Termin, Niveau oder Schulungsgruppe stellen Sie als separate Optionen dar, die bei der Anmeldung gewählt werden.
Für die einzelnen Varianten legen Sie unterschiedliche Preise und Platzkontingente fest. So führen Sie eine gemeinsame Anmeldung für Online- und Präsenzschulungen und senden anschließend jeder Gruppe die passenden Nachrichten - etwa die Rauminformation oder den Link zum Online-Meeting.