Wenn ein einfaches Anmeldeformular nicht mehr ausreicht

Bei einem kleinen Treffen genügt ein Anmeldeformular mit Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse. Bei einer Konferenz, einer Schulung, einer Messe oder einer Veranstaltung mit mehreren Teilnehmergruppen wird die Anmeldung schnell zu einem deutlich komplexeren Prozess.

Die einen kaufen Tickets, die anderen melden sich kostenlos an oder nutzen eine persönliche Einladung. Manche buchen Workshops mit begrenzter Platzzahl, und eine einzige Person meldet womöglich ein ganzes Team an. Hinzu kommen Rechnungsdaten, Einwilligungen, Bestätigungs-E-Mails, Zahlungen und später die Betreuung der Teilnehmer vor Ort.

CONREGO führt all diese Bausteine in einem System zusammen. Die Anmeldung endet damit nicht beim Erfassen von Daten, sondern begleitet den Teilnehmer vom ersten Klick bis zur bestätigten Teilnahme - und Sie haben alle aktuellen Informationen zu den Anmeldungen an einem Ort.

Was lässt sich im Anmeldemodul umsetzen?

In CONREGO richten Sie mehrere Anmeldevarianten für ein und dieselbe Veranstaltung ein. Im selben System betreuen Sie zahlende und kostenlose Teilnehmer, geladene Gäste, Referenten, VIPs, Partner, Workshop-Teilnehmer sowie Gruppenanmeldungen.

Sie erstellen Formulare mit genau den Feldern, die Sie brauchen, nehmen Dateien entgegen und geben das erforderliche Datenformat vor. Ebenso legen Sie die Reihenfolge der Schritte fest, die verfügbaren Teilnahmevarianten, die Platzkontingente sowie die Regeln, wie sich einzelne Optionen kombinieren lassen.

So passen Sie nicht Ihre Veranstaltung an die Grenzen eines Formulars an. Sie passen Formular und Anmeldeprozess an Ihre Veranstaltung an.

Wie funktioniert die Anmeldung in CONREGO?

Sie definieren die Teilnehmerkategorien

Sie legen Teilnehmerkategorien an, in CONREGO Tickettypen genannt - zum Beispiel Standardteilnehmer, VIP, Referent, Aussteller oder persönlich geladener Gast. Ausgewählte Kategorien können Sie öffentlich anzeigen, die übrigen nur bestimmten Personen über einen persönlichen Link zugänglich machen.

Sie legen den Anmeldeablauf für jede Gruppe fest

Für jede Kategorie bestimmen Sie das Formular, die verfügbaren Teilnahmeoptionen, die Zahlungsweise sowie die versendeten E-Mails. In CONREGO heißt diese Konfiguration Registrierungsvorlage. Indem Sie Teilnehmerkategorien mit den passenden Vorlagen verknüpfen, entstehen unterschiedliche Anmeldewege innerhalb einer Veranstaltung.

Der Teilnehmer gibt seine Daten ein und wählt Optionen

Das Formular kann persönliche und berufliche Daten, Präferenzen, Einwilligungen und Dateien erfassen. Teilnehmer wählen zudem Konferenztage, Workshops, Sessions, Pakete, Abendessen oder Übernachtungen. Sie entscheiden, ob zuerst die Daten eingegeben oder zuerst die Teilnahmeoptionen ausgewählt werden.

Das System schließt die Anmeldung ab

Bei einer kostenpflichtigen Anmeldung gibt der Teilnehmer seine Rechnungsdaten ein und wechselt zur Zahlung. Am Ende sieht er eine Bestätigung und erhält eine E-Mail mit den wichtigsten Informationen. Die aktuellen Anmeldedaten stehen sofort im Administrationsbereich zur Verfügung.

Unterschiedliche Teilnehmergruppen, unterschiedliche Anmeldewege

Nicht jeder Teilnehmer sollte dasselbe sehen. In CONREGO erstellen Sie verschiedene Anmeldewege in einem System - ohne separate Formulare und ohne nachträgliches Zusammenführen von Daten in Tabellen.

Standardteilnehmer

Meldet sich selbst an und kauft bei einer kostenpflichtigen Veranstaltung ein Ticket samt zusätzlicher Teilnahmeoptionen.

Referent

Füllt ein speziell für Referenten erstelltes Formular zur Einreichung des Vortrags aus.

VIP

Erhält einen persönlichen Einladungslink zu einer vereinfachten Anmeldung.

Veranstaltungspartner

Bekommt ein Formular mit passenden Fragen und den Optionen, die Veranstaltungspartnern vorbehalten sind.

Das ist vor allem dann hilfreich, wenn Ihre Veranstaltung viele Teilnehmerkategorien umfasst oder Sie steuern möchten, wer Zugriff auf bestimmte Anmeldeoptionen erhält.

Ein Formular, das genau die Daten erfasst, die Sie brauchen

Das Anmeldeformular in CONREGO passen Sie an die Anforderungen Ihrer Veranstaltung an. Ergänzen Sie Textfelder, Auswahllisten, Datumsfelder, Datei-Uploads und weitere Feldtypen. Zudem können Sie ein bestimmtes Antwortformat vorgeben, etwa für eine Postleitzahl oder eine Telefonnummer.

So gelangen die Daten strukturiert ins System, und Ihr Team muss seltener Fehler korrigieren, fehlende Angaben nachfordern und Anmeldungen manuell sortieren.

Wie steuern Sie die Auswahl von Workshops und Zusatzoptionen?

In CONREGO stellen Sie eine Liste von Elementen zusammen, die der Teilnehmer während der Anmeldung auswählt. Das können Veranstaltungstage, Vorträge, Workshops, Themensessions, Zusatzpakete, Abendessen, T-Shirts, Übernachtungen oder andere Optionen rund um die Teilnahme sein.

Jedes Element kann einen eigenen Preis, ein eigenes Platzkontingent und eigene Verfügbarkeitsregeln haben. Außerdem lassen sich Ausschlüsse definieren, damit sich niemand für zwei zeitgleich stattfindende Workshops anmeldet.

Wie verbinden Sie die Teilnehmerregistrierung mit der Online-Zahlung?

Wenn Sie Tickets oder Eintrittskarten verkaufen, führt CONREGO den Teilnehmer in einem durchgängigen Ablauf vom Ausfüllen des Formulars bis zur Online-Zahlung. Der Zahlungsschritt erscheint nur in den Anmeldevarianten, in denen er benötigt wird, und der Prozess kann auch das Erfassen der Rechnungsdaten umfassen.

Sobald CONREGO mit dem gewählten Zahlungsanbieter verbunden ist, liegen Anmeldung, Zahlungsstatus und gewählte Teilnahmeoptionen an einem Ort.

So wickelt CONREGO den Ticketverkauf ab →

Anmeldung nur auf Einladung und Freigabe von Anmeldungen

Nicht jede Veranstaltung braucht ein öffentlich zugängliches Formular. In CONREGO beschränken Sie den Zugang zur Anmeldung und geben ausgewählte Teilnahmevarianten über persönliche Links nur geladenen Personen frei.

Sie können den Prozess auch so einrichten, dass jede Anmeldung manuell freigegeben werden muss. Das bewährt sich bei geschlossenen Veranstaltungen, bei Einreichungen von Referenten, bei Workshops mit begrenzter Platzzahl oder wenn Sie Teilnehmer vor der Bestätigung ihrer Teilnahme prüfen möchten.

So funktionieren Kommunikation und Einladungsversand →

Wie legen Sie Platzkontingente für Veranstaltung und Workshops fest?

In CONREGO legen Sie Platzkontingente für einzelne Teilnehmerkategorien sowie für ausgewählte Teilnahmeoptionen wie Workshops, Vorträge oder Themensessions fest. Ist ein Kontingent ausgeschöpft, steht die Option bei der Anmeldung nicht mehr zur Auswahl.

Ein Platz kann auch von einem Teilnehmer belegt sein, dessen Zahlung noch aussteht. Wird dessen Anmeldung storniert, fällt der Platz automatisch in das verfügbare Kontingent zurück.

So behalten Sie jederzeit die Zahl der Anmeldungen, den Ticketverkauf und die Platzverfügbarkeit für die einzelnen Programmteile im Blick.

Gruppenanmeldung ohne manuelles Zusammenführen

In CONREGO kann eine Person mehrere Teilnehmer aus dem Unternehmen oder Team in einem einzigen Anmeldevorgang anmelden. Die Daten aller Personen gelangen strukturiert ins System, ohne dass separate Anmeldungen manuell zusammengeführt werden müssen.

Zusätzlich können Sie Rabatte nach Gruppengröße gewähren oder Rabattcodes an Ihre Teilnehmer ausgeben.

Wenn ein einziger Anmeldeweg nicht genügt

Eine flexible Anmeldung zahlt sich vor allem dann aus, wenn nicht alle Teilnehmer denselben Prozess durchlaufen. Das betrifft unter anderem Konferenzen mit Workshops, Schulungen an mehreren Terminen, kostenpflichtige Veranstaltungen mit Rechnungsstellung sowie Treffen ausschließlich für geladene Gäste.

CONREGO deckt zudem unterschiedliche Teilnehmergruppen und Teamanmeldungen in einem System ab. Die Daten bleiben geordnet, und der manuelle Aufwand sinkt spürbar.

Beginnen Sie mit einer Anmeldung, die zu Ihrer Veranstaltung passt

Ein durchdachter Anmeldeprozess spart Zeit, lange bevor der Veranstaltungstag da ist. Er hält die Daten in Ordnung, reduziert Rückfragen der Teilnehmer, überwacht die Platzverfügbarkeit und liefert Ihrem Team jederzeit aktuelle Informationen zu den Anmeldungen.

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Häufig gestellte Fragen

Der Ablauf kann die Wahl der Teilnahmevariante, das Ausfüllen des Formulars, die Auswahl von Workshops oder Zusatzoptionen, die Eingabe der Rechnungsdaten, die Zahlung sowie die Bestätigung der Anmeldung umfassen. Der genaue Ablauf hängt von der Konfiguration ab, die Sie als Veranstalter festlegen.

Ja. Sie können getrennte Anmeldewege für Standardteilnehmer, VIPs, Referenten, Aussteller, Partner und weitere Gruppen einrichten. Jeder davon kann ein eigenes Formular, eigene Teilnahmeoptionen, eine eigene Zahlungsweise und eine eigene Kommunikation haben.

Tickettyp ist die in CONREGO verwendete Bezeichnung für eine Teilnehmerkategorie oder eine Teilnahmevariante. Das kann zum Beispiel ein Standardteilnehmer, ein VIP, ein Referent, ein ausgewähltes Paket oder ein Schulungstermin sein. Jeder Tickettyp ist mit dem passenden Anmeldeablauf verknüpft.

Eine Registrierungsvorlage legt den Anmeldeablauf für eine bestimmte Teilnehmergruppe fest. Sie umfasst das Formular, die verfügbaren Teilnahmeoptionen, die Zahlungseinstellungen, die Zusammenfassung sowie die während der Anmeldung versendeten E-Mails.

Ja. Sie können die Anmeldung über persönliche Links ausschließlich geladenen Personen zugänglich machen. Der Teilnehmer gelangt dabei direkt zu dem für ihn vorgesehenen Formular.

Ja. Der Anmeldeprozess lässt sich so konfigurieren, dass die Teilnahme erst nach der Freigabe durch den Veranstalter endgültig bestätigt wird. Diese Funktion steht für kostenlose Anmeldungen zur Verfügung.

Ja. Kontingente lassen sich für einzelne Teilnehmerkategorien, Workshops, Vorträge, Sessions und Zusatzpakete festlegen. Ist ein Kontingent ausgeschöpft, steht die Option bei der Anmeldung nicht mehr zur Auswahl.

Ja. Eine unbezahlte Anmeldung zählt bis zu ihrer Stornierung auf das Platzkontingent.

Ja. Nach der Stornierung fällt der Platz automatisch in das verfügbare Kontingent zurück.

Ja. Eine Person kann mehrere Teilnehmer in einem einzigen Anmeldevorgang anmelden.

Ja. Das Anmeldeformular lässt sich mit Google reCAPTCHA v3 absichern, was automatisch erzeugte Anmeldungen reduziert.

Ja. Je nach Ausgestaltung Ihrer Veranstaltung erfassen Sie alle Auswahlmöglichkeiten direkt bei der Anmeldung oder geben Ihren Teilnehmern später die Möglichkeit, Daten zu ergänzen und Zusatzoptionen zu wählen.