Teilnehmerregistrierung
Dies ist die Basisfunktion jeder Event-Management-Software. Wir haben ihr viel Aufmerksamkeit gewidmet, um sie so leistungsstark wie möglich zu machen.
Die Teilnehmerregistrierung ist ein zentraler Bestandteil der Veranstaltungsorganisation. CONREGO bietet ein Modul, das Einzel- und Gruppenregistrierung ermöglicht und Flexibilität, Benutzerfreundlichkeit und Automatisierung kombiniert. Damit hast du die volle Kontrolle über den Anmeldeprozess.
Wie funktioniert die Veranstaltungsregistrierung?
Der Registrierungsprozess in CONREGO besteht aus mehreren Stufen, die du an den Tickettyp anpassen kannst. Dadurch lassen sich verschiedene Registrierungswege erstellen – beispielsweise für unterschiedliche Teilnehmergruppen oder verschiedene Event-Editionen.
Der erste Schritt ist die Auswahl des Tickettyps. Dies kann durch den Teilnehmer erfolgen, aber du kannst ausgewählte Teilnehmer auch direkt zum Registrierungsformular weiterleiten, sodass sie die Ticketwahl überspringen. Es ist ebenso möglich, einige Tickets zur freien Auswahl anzubieten, während andere nur für Personen reserviert sind, die eine Teilnehmer-Einladung erhalten haben.
Registrierungsstufen
Registrierungsformular und Serviceangebot
Der erste Schritt der Registrierung besteht darin, das Formular auszufüllen und Dienstleistungen aus dem Angebot auszuwählen. Je nach deinen Vorlieben kannst du dem Teilnehmer zunächst das Veranstaltungsangebot präsentieren (zusätzliche Dienstleistungen, Willkommenspakete, thematische Sessions, kostenpflichtige Schulungen usw.) und dann das Formular zur Erfassung der Teilnehmerdaten anzeigen – oder umgekehrt.
Das Registrierungsformular bietet eine beliebige Anzahl von Feldern, in die der Teilnehmer seine Daten eingeben kann. Dank verschiedener Feldtypen (Textfeld, Datumsfeld, Dropdown-Liste, Datei-Upload) kannst du genau die Informationen erfassen, die du benötigst. Um die Datenqualität zu gewährleisten, kannst du zudem Masken verwenden, die ein bestimmtes Datenformat erzwingen (z. B. eine Postleitzahl im Format XX-XXX).
Das Angebot besteht aus einer Liste von Teilnahmeoptionen. Dies können einzelne Konferenztage, bestimmte Vorträge oder andere Elemente wie ein Abendessen oder ein Erinnerungs-T-Shirt sein. Jede Option kann eine Preiszuordnung, eine Teilnehmerbegrenzung und Ausschlussregeln mit anderen Optionen haben. Dadurch kannst du beispielsweise verhindern, dass Teilnehmer sich für zwei zeitgleich stattfindende Vorträge anmelden.
Zahlungsformular und Zusammenfassung
Der nächste Schritt ist das Zahlungsformular, das nur bei kostenpflichtigen Veranstaltungen erscheint, bei denen du den Ticketverkauf verwaltest. Hier werden ausschließlich die Daten erfasst, die auf der Rechnung erscheinen sollen. Anschließend wird der Teilnehmer zur Registrierungszusammenfassung weitergeleitet.
Falls die Veranstaltungsregistrierung mit einer Online-Zahlungsplattform integriert wurde, wird der Teilnehmer nach der Datenbestätigung zum Zahlungsschritt weitergeleitet.
Registrierungsbestätigung
Nach Abschluss der Registrierung sieht der Teilnehmer eine Dankesseite und erhält eine Bestätigungs-E-Mail mit wichtigen Informationen zur Veranstaltung. Die Inhalte aller dieser Stufen können für jeden Tickettyp individuell mithilfe von Registrierungsvorlagen angepasst werden.
Gruppenregistrierung
CONREGO bietet ein flexibles Gruppenregistrierungssystem, mit dem mehrere Teilnehmer in einer einzigen Sitzung angemeldet werden können. Du kannst beliebige Preismodelle für Gruppen anwenden und hast somit volle Kontrolle über die Rabattstrategie und die Organisation der Registrierung.
Häufig gestellte Fragen
Wie funktioniert die Teilnehmerregistrierung für eine Veranstaltung?
Der Registrierungsprozess in CONREGO besteht aus folgenden Schritten:
1. Ausfüllen des Registrierungsformulars.
2. Auswahl zusätzlicher Dienstleistungen oder veranstaltungsbezogener Optionen (bei kostenpflichtigen Registrierungen inklusive Preisinformationen).
3. Zahlungsbildschirm mit Rechnungsdetails und Auswahl der Zahlungsmethode (bei kostenpflichtigen Registrierungen).
4. Überprüfung der eingegebenen Daten.
5. Bestätigung des Abschlusses der Registrierung.
6. Versand einer Bestätigungs-E-Mail mit Registrierungs- und Transaktionsdetails (falls zutreffend).
Kann ich eine Veranstaltung nur auf Einladung erstellen?
Ja. Die CONREGO Event-Registrierungssoftware ermöglicht den Zugang ausschließlich für eingeladene Gäste.
Kann ich Teilnehmer vor der Annahme überprüfen?
Ja. Sie können den Registrierungsprozess so konfigurieren, dass Anmeldungen manuell genehmigt oder abgelehnt werden können.
Kann ich eine Begrenzung für Workshop-Plätze festlegen? Was passiert, wenn das Limit erreicht ist?
Ja. In CONREGO können Sie Begrenzungen für Tickettypen und Dienstleistungsangebote festlegen. Sobald das Limit erreicht ist, kann der Teilnehmer die Option bei der Registrierung nicht mehr auswählen.
Blockiert eine unbezahlte Registrierung einen Platz?
Ja. Der Status "unbezahlt" ist ein endgültiger Registrierungsstatus, genau wie "bezahlt" und "abgeschlossen". Das bedeutet, dass unbezahlte Registrierungen Plätze blockieren, um Doppelbuchungen zu verhindern.
Wird durch Stornierung einer Registrierung ein Platz wieder frei?
Ja. Die Stornierung einer Registrierung gibt den Platz automatisch wieder frei.
Was ist ein Registrierungsformular?
Das Registrierungsformular ist der erste oder zweite Schritt des Registrierungsprozesses, in dem Teilnehmer die erforderlichen Angaben machen.
Was ist ein Dienstleistungsangebot?
Das Dienstleistungsangebot ist der erste oder zweite Schritt der Registrierung, bei dem Teilnehmer zusätzliche Elemente wie Vorträge, Workshops oder Unterkünfte auswählen können. Es kann als Veranstaltungsagenda oder als Liste von Veranstaltungen zu verschiedenen Zeiten dienen.
Hat CONREGO einen Bot-Schutz?
Ja. Das System kann mit Google reCAPTCHA v3 integriert werden, um das Risiko von Bot-Registrierungen zu minimieren.
Können Teilnehmer nach der Registrierung noch Workshops auswählen?
Ja, aber die Konfiguration dieses Prozesses hängt von den spezifischen Anforderungen der Veranstaltung ab. Detaillierte Informationen finden Sie in unserem Hilfeartikel: Wie man fehlende Informationen von Teilnehmern nach Beginn der Registrierung einholt.