Gdy zwykły formularz zgłoszeniowy przestaje wystarczać
Przy prostym spotkaniu formularz rejestracyjny może ograniczać się do imienia, nazwiska i adresu e-mail. Przy konferencji, szkoleniu, targach lub wydarzeniu z wieloma grupami uczestników rejestracja szybko staje się bardziej złożonym procesem.
Jedni uczestnicy kupują bilety, inni rejestrują się bezpłatnie lub korzystają z indywidualnych zaproszeń. Część wybiera warsztaty z limitem miejsc, a jedna osoba może zgłaszać cały zespół. Do tego dochodzą dane do faktury, zgody, potwierdzenia e-mail, płatności i późniejsza obsługa uczestników na miejscu.
CONREGO porządkuje wszystkie te elementy w jednym systemie. Dzięki temu rejestracja nie kończy się na zebraniu danych, lecz prowadzi uczestnika od pierwszego kliknięcia do potwierdzenia udziału, a organizator ma aktualne informacje o zgłoszeniach w jednym miejscu.
Co możesz zbudować w module rejestracji?
W CONREGO przygotujesz różne warianty rejestracji dla jednego wydarzenia. W tym samym systemie obsłużysz uczestników płatnych i bezpłatnych, zaproszonych gości, prelegentów, VIP-ów, partnerów, uczestników warsztatów oraz zgłoszenia grupowe.
Możesz tworzyć formularze zawierające potrzebne pola, przyjmować pliki i określać wymagany format danych. Samodzielnie ustalisz również kolejność etapów, dostępne warianty udziału, limity miejsc oraz zasady łączenia poszczególnych opcji.
Dzięki temu nie dostosowujesz wydarzenia do ograniczeń formularza. To formularz i proces rejestracji dostosowujesz do wydarzenia.
Jak działa rejestracja uczestników w CONREGO?
Określasz kategorie uczestników
Tworzysz kategorie uczestników, nazywane w CONREGO Typami Wejściówek - na przykład uczestnik standardowy, VIP, prelegent, wystawca lub osoba zaproszona indywidualnie. Wybrane kategorie możesz pokazać publicznie, a pozostałe udostępnić tylko konkretnym osobom za pomocą indywidualnego linku.
Ustalasz przebieg rejestracji dla każdej grupy
Dla każdej kategorii określasz formularz, dostępne opcje udziału, sposób płatności oraz wysyłane wiadomości e-mail. W CONREGO taka konfiguracja nazywana jest Szablonem Rejestracji. Dzięki połączeniu kategorii uczestników z odpowiednimi szablonami możesz tworzyć różne ścieżki rejestracji w ramach jednego wydarzenia.
Uczestnik podaje dane i wybiera dostępne opcje
Formularz może zbierać dane osobowe i zawodowe, preferencje, zgody oraz pliki. Uczestnik może również wybierać dni konferencji, warsztaty, sesje, pakiety, kolacje lub noclegi. Sam decydujesz, czy najpierw podaje dane, czy wybiera dostępne opcje udziału.
System finalizuje rejestrację
W przypadku płatnej rejestracji uczestnik podaje dane do faktury i przechodzi do płatności. Na końcu widzi potwierdzenie zgłoszenia i otrzymuje wiadomość e-mail z najważniejszymi informacjami. Aktualne dane o rejestracji są od razu dostępne w panelu administracyjnym.
Różne grupy uczestników, różne ścieżki rejestracji
Nie każdy uczestnik powinien widzieć to samo. W CONREGO przygotujesz różne ścieżki rejestracji w jednym systemie, bez korzystania z osobnych formularzy i późniejszego łączenia danych w arkuszach.
Uczestnik standardowy
Rejestruje się samodzielnie, a w przypadku wydarzenia płatnego kupuje bilet i wybiera dodatkowe opcje udziału.
Prelegent
Wypełnia formularz zgłoszenia wystąpienia przygotowany specjalnie dla prelegentów.
VIP
Otrzymuje indywidualny link zaproszeniowy prowadzący do uproszczonej rejestracji.
Partner wydarzenia
Otrzymuje formularz z odpowiednim zakresem pytań i opcjami przeznaczonymi dla partnerów wydarzenia.
To szczególnie przydatne, gdy organizujesz wydarzenie z wieloma kategoriami uczestników albo chcesz zachować kontrolę nad tym, kto ma dostęp do wybranych opcji rejestracji.
Formularz, który zbiera dokładnie te dane, których potrzebujesz
Formularz rejestracyjny w CONREGO dopasujesz do potrzeb swojego wydarzenia. Dodasz pola tekstowe, listy wyboru, pola daty, możliwość przesyłania plików oraz inne rodzaje pól. Możesz także określić wymagany format odpowiedzi, na przykład dla kodu pocztowego lub numeru telefonu.
Dzięki temu dane trafiają do systemu w uporządkowanej formie, a Twój zespół rzadziej musi poprawiać błędy, uzupełniać brakujące informacje i ręcznie porządkować zgłoszenia.
Jak zarządzać wyborem warsztatów i dodatkowych opcji?
W CONREGO możesz przygotować listę elementów wybieranych przez uczestnika podczas rejestracji. Mogą to być dni wydarzenia, wykłady, warsztaty, sesje tematyczne, dodatkowe pakiety, kolacje, koszulki, noclegi lub inne opcje związane z udziałem.
Każdy element może mieć osobną cenę, limit miejsc oraz określone warunki dostępności. Możesz również ustawić wykluczenia, aby uczestnik nie zapisał się na dwa warsztaty odbywające się w tym samym czasie.
Jak połączyć rejestrację uczestników z płatnością online?
Jeśli sprzedajesz bilety lub wejściówki, CONREGO może poprowadzić uczestnika od wypełnienia formularza do płatności online w ramach jednej ścieżki. Etap płatności pojawia się tylko w tych wariantach rejestracji, w których jest potrzebny, a proces może również obejmować zebranie danych do faktury.
Po połączeniu CONREGO z wybranym operatorem płatności informacje o zgłoszeniu, statusie płatności i wybranych opcjach udziału są dostępne w jednym miejscu.
Zobacz, jak CONREGO obsługuje sprzedaż wejściówek →
Rejestracja na zaproszenie i akceptacja zgłoszeń
Nie każde wydarzenie powinno mieć formularz dostępny publicznie. W CONREGO możesz ograniczyć dostęp do rejestracji i udostępnić wybrane warianty udziału tylko zaproszonym osobom za pomocą indywidualnych linków.
Możesz również skonfigurować proces tak, aby każde zgłoszenie wymagało ręcznej akceptacji. To rozwiązanie przydatne podczas wydarzeń zamkniętych, przyjmowania zgłoszeń prelegentów, zapisów na warsztaty z ograniczoną liczbą miejsc lub weryfikowania uczestników przed potwierdzeniem ich udziału.
Zobacz, jak działa komunikacja i wysyłka zaproszeń →
Jak ustawić limity miejsc na wydarzenie i warsztaty?
W CONREGO możesz określić limity miejsc dla poszczególnych kategorii uczestników oraz wybranych opcji udziału, takich jak warsztaty, wykłady czy sesje tematyczne. Po wyczerpaniu limitu dana opcja przestaje być dostępna podczas rejestracji.
Miejsce może zostać zarezerwowane również przez uczestnika oczekującego na płatność. Jeżeli jego zgłoszenie zostanie anulowane, miejsce automatycznie wraca do dostępnej puli.
Dzięki temu na bieżąco kontrolujesz liczbę zgłoszeń, sprzedaż biletów oraz dostępność miejsc na poszczególne części wydarzenia.
Rejestracja grupowa bez ręcznego łączenia zgłoszeń
W CONREGO jedna osoba może zgłosić kilku uczestników z firmy lub zespołu podczas jednego procesu rejestracji. Dane wszystkich osób trafiają do systemu w uporządkowanej formie, bez konieczności ręcznego łączenia oddzielnych zgłoszeń.
Możesz również stosować rabaty zależne od liczby osób w grupie lub udostępniać uczestnikom kody rabatowe.
Gdy jedna ścieżka rejestracji to za mało
Elastyczna rejestracja sprawdza się szczególnie wtedy, gdy uczestnicy nie przechodzą przez identyczny proces. Dotyczy to między innymi konferencji z warsztatami, szkoleń dostępnych w kilku terminach, wydarzeń płatnych z fakturowaniem oraz spotkań przeznaczonych wyłącznie dla zaproszonych gości.
CONREGO pozwala również obsłużyć różne grupy uczestników i zgłoszenia zespołowe w ramach jednego systemu. Dzięki temu dane pozostają uporządkowane, a organizator ogranicza liczbę ręcznie wykonywanych czynności.
Zacznij od rejestracji dopasowanej do Twojego wydarzenia
Dobrze zaprojektowany proces rejestracji oszczędza czas jeszcze przed dniem wydarzenia. Porządkuje dane, pomaga ograniczyć liczbę pytań uczestników, kontroluje dostępność miejsc i zapewnia Twojemu zespołowi aktualne informacje o zgłoszeniach.
Najczęściej zadawane pytania
Proces może obejmować wybór wariantu udziału, wypełnienie formularza, wybór warsztatów lub dodatkowych opcji, podanie danych do faktury, płatność oraz potwierdzenie zgłoszenia. Dokładny przebieg zależy od konfiguracji przygotowanej przez organizatora.
Tak. Możesz przygotować osobne ścieżki rejestracji dla uczestników standardowych, VIP-ów, prelegentów, wystawców, partnerów oraz innych grup. Każda z nich może zawierać inny formularz, dostępne opcje udziału, sposób płatności i komunikację.
Typ Wejściówki to stosowana w CONREGO nazwa kategorii uczestnika lub wariantu udziału. Może oznaczać na przykład uczestnika standardowego, VIP-a, prelegenta, wybrany pakiet albo termin szkolenia. Każdy Typ Wejściówki jest połączony z odpowiednim przebiegiem rejestracji.
Szablon Rejestracji określa przebieg zapisów dla danej grupy uczestników. Obejmuje formularz, dostępne opcje udziału, ustawienia płatności, podsumowanie oraz wiadomości e-mail wysyłane podczas rejestracji.
Tak. Możesz udostępnić rejestrację wyłącznie zaproszonym osobom za pomocą indywidualnych linków. Uczestnik zostanie skierowany bezpośrednio do przeznaczonego dla niego formularza.
Tak. Proces rejestracji można skonfigurować tak, aby udział został ostatecznie potwierdzony dopiero po zaakceptowaniu zgłoszenia przez organizatora. Funkcja ta jest dostępna dla rejestracji bezpłatnych.
Tak. Limity możesz ustawić dla poszczególnych kategorii uczestników, warsztatów, wykładów, sesji i pakietów dodatkowych. Po wyczerpaniu limitu dana opcja przestaje być dostępna podczas rejestracji.
Tak. Nieopłacona rejestracja wlicza się do limitu miejsc do czasu jej anulowania.
Tak. Po anulowaniu zgłoszenia miejsce automatycznie wraca do dostępnej puli.
Tak. Jedna osoba może zgłosić kilku uczestników podczas jednego procesu rejestracji.
Tak. Formularz rejestracyjny można zabezpieczyć za pomocą Google reCAPTCHA v3, co pomaga ograniczyć automatycznie generowane zgłoszenia.
Tak. Możesz wysłać uczestnikowi indywidualny link, za pomocą którego poprawi lub uzupełni dane podane w formularzu rejestracyjnym, na przykład imię, nazwisko, dane firmy lub odpowiedzi w dodatkowych polach.
Link działa również po zakończeniu rejestracji, także dla zgłoszeń opłaconych. Przed uzyskaniem dostępu uczestnik musi potwierdzić adres e-mail osoby rejestrującej.
Aktualizacja nie obejmuje danych do faktury, metody płatności ani wcześniej wybranych opcji udziału.
Tak. Za pomocą osobnego linku aktualizacji uczestnik może dobrać nowe warsztaty, sesje, usługi lub inne dostępne opcje udziału.
Wcześniej wybrane pozycje pozostają zablokowane - uczestnik nie może ich usunąć ani zamienić. Jeśli nowe opcje są płatne, system tworzy osobną transakcję i nową fakturę pro forma. W przypadku opcji bezpłatnych zmiana zostaje zapisana bez przechodzenia do płatności.