Rejestracja uczestników

To podstawowa funkcja systemu rejestracji. Poświęciliśmy jej dużo uwagi, aby dawała Ci jak największe możliwości.

Rejestracja uczestników to kluczowy element organizacji wydarzeń. CONREGO oferuje moduł umożliwiający rejestrację indywidualną i grupową, łącząc elastyczność, intuicyjność i automatyzację. Dzięki niemu masz pełną kontrolę nad procesem zgłoszeń.

Jak działa rejestracja na wydarzenie?

Proces rejestracji w CONREGO składa się z kilku etapów, które możesz dostosować do Typu Wejściówki. Pozwala to tworzyć różne ścieżki rejestracji – np. dla odmiennych grup uczestników lub różnych edycji wydarzenia.

Pierwszym krokiem jest wybór Typu Wejściówki. Może się on odbywać po stronie uczestnika, ale możesz też kierować wybranych uczestników prosto do formularza rejestracyjnego, pomijając wybór wejściówki. Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby część wejściówek oferować do wyboru, a część przeznaczyć tylko dla osób, które otrzymały zaproszenie dla uczestników.

rejestracja uczestników online

Etapy rejestracji

Formularz rejestracyjny i oferta usług

Pierwszy etap rejestracji to wypełnienie formularza i wybór usług z oferty. W zależności od Twoich preferencji, możesz najpierw zaprezentować uczestnikowi ofertę wydarzenia (dodatkowe usługi, pakiety powitalne, sesje tematyczne, osobno płatne szkolenia itp.), a dopiero później formularz zbierający dane uczestnika, lub na odwrót.

Formularz rejestracyjny oferuje dowolną liczbę pól, do których uczestnik wprowadzi dane. Dzięki różnym typom pól (pole tekstowe, pole daty, lista rozwijana, plik) możesz zebrać od uczestnika informacje dokładnie w takiej formie, w jakiej potrzebujesz. Aby zapewnić poprawność danych, możesz też zastosować maski, które wymuszają konkretny format danych (np. kod pocztowy w formacie XX-XXX).

Oferta jest listą opcji uczestnictwa. Mogą to być poszczególne dni konferencji, konkretne wykłady lub coś zupełnie innego (np. kolacja czy pamiątkowa koszulka). Każda opcja może mieć przypisaną cenę, limit miejsc oraz może się wykluczać z innymi opcjami. Dzięki temu możesz uniemożliwić uczestnikom rejestrację na dwa wykłady odbywające się w tym samym czasie.

proces rejestracji uczestnika w CONREGO

Formularz płatności i podsumowanie

Następnym etapem jest formularz płatności, który pojawia się tylko w przypadku wydarzeń płatnych, na które prowadzisz sprzedaż wejściówek. Zbiera on wyłącznie dane, które powinny znaleźć się na fakturze. Następnie uczestnik jest kierowany na podsumowanie rejestracji.

Jeśli rejestracja na wydarzenie została zintegrowana z bramką płatności online, to po zatwierdzeniu danych, uczestnik zostanie przeniesiony do etapu płatności.

proces rejestracji uczestnika w CONREGO

Potwierdzenie rejestracji

Po powrocie uczestnik ujrzy stronę z podziękowaniem za rejestrację i otrzyma e-mail potwierdzający rejestrację oraz zawierający istotne informacje o wydarzeniu. Treści wszystkich tych etapów można zmieniać osobno dla każdego Typu Wejściówki za pomocą Szablonów Rejestracji.

proces rejestracji uczestnika w CONREGO

Rejestracja grupowa

CONREGO zapewnia elastyczny system rejestracji grupowej, który pozwala na zgłoszenie wielu uczestników w ramach jednej sesji. Możesz stosować dowolne zasady cenowe dla grup, co daje Ci pełną kontrolę nad polityką rabatową i organizacją rejestracji.

Najczęściej zadawane pytania

Jak przebiega rejestracja uczestnika na wydarzenie?

Proces rejestracji w systemie CONREGO składa się z następujących etapów:
1. Wypełnienie formularza rejestracyjnego.
2. Wybór usług towarzyszących wydarzeniu (w przypadku rejestracji płatnych zawierają one również informacje o cenach).
3. Ekran płatności zawierający formularz danych do faktury oraz wybór metody płatności (dotyczy rejestracji płatnych).
4. Podsumowanie wprowadzonych danych.
5. Potwierdzenie zakończenia rejestracji.
6. Wysłanie e-maila z potwierdzeniem rejestracji oraz transakcji (jeśli rejestracja była płatna).

Czy mogę stworzyć wydarzenie dostępne tylko na zaproszenie?

Tak. System rejestracji uczestników CONREGO umożliwia ograniczenie dostępu do rejestracji wyłącznie dla zaproszonych osób.

Czy mogę weryfikować uczestników przed ich akceptacją?

Tak. Możesz skonfigurować proces rejestracji tak, aby umożliwiał ręczną akceptację lub odrzucenie zgłoszeń.

Czy mogę nałożyć limit miejsc na warsztaty? Co zobaczy uczestnik, gdy limit się wyczerpie?

Tak. W CONREGO można ustawić limity dla typów wejściówek oraz elementów oferty. Gdy limit zostanie osiągnięty, uczestnik nie będzie miał możliwości wyboru danego elementu podczas rejestracji.

Czy rejestracja nieopłacona blokuje miejsce?

Tak. Status "nieopłacona" jest statusem końcowym rejestracji, podobnie jak "opłacona" i "zakończona". Oznacza to, że nieopłacone zgłoszenia blokują miejsca, aby uniknąć podwójnych rezerwacji.

Czy anulowanie rejestracji zwalnia miejsce?

Tak. Anulowanie rejestracji automatycznie przywraca dostępność miejsca w puli.

Co to jest formularz rejestracyjny?

Formularz rejestracyjny to pierwszy lub drugi etap procesu rejestracji, w którym uczestnicy podają wymagane dane.

Czym jest oferta usług?

Oferta usług to pierwszy lub drugi etap rejestracji, który umożliwia uczestnikom wybór dodatkowych elementów, takich jak wykłady, warsztaty czy noclegi. Może pełnić rolę agendy wydarzenia lub całej listy wydarzeń odbywających się w różnych terminach, zależnie od Twoich potrzeb.

Czym jest podsumowanie rejestracji?

Podsumowanie rejestracji to opcjonalny etap, w którym uczestnik może zweryfikować wprowadzone dane i wybrane usługi przed finalizacją zgłoszenia.

Czym jest ekran płatności?

Ekran płatności jest widoczny tylko w przypadku rejestracji płatnych. Zawiera formularz danych do faktury, wybór metody płatności, pole na kody rabatowe oraz podsumowanie kosztów.

Czym jest ekran potwierdzenia rejestracji?

To ostatni, obowiązkowy etap rejestracji, w którym uczestnik otrzymuje potwierdzenie zakończenia procesu.

Co to są Typy Wejściówek?

Typ Wejściówki to podstawowa kategoria podziału uczestników rejestrujących się na wydarzenie. Dzięki zastosowaniu Typów Wejściówek możemy zaoferować uczestnikom:
- wybór różnych kategorii uczestnictwa (na przykład Słuchacz, Prelegent, VIP);
- wybór edycji szkolenia (na przykład szkolenie Kwietniowe, Czerwcowe);
Typ Wejściówki musi być powiązany z wybranym Szablonem Rejestracji. To powiązanie powoduje, że dany Typ Wejściówki przejmuje warunki rejestracji narzucone przez powiązany Szablon Rejestracji.

Czym jest Szablon Rejestracji?

Szablon Rejestracji to konfiguracja procesu rejestracji, obejmująca formularz, ofertę, podsumowanie oraz szablony wiadomości e-mail.

Czy CONREGO posiada zabezpieczenie przed botami?

Tak. System można zintegrować z Google reCAPTCHA v3, aby zminimalizować ryzyko rejestracji przez boty.

Czy uczestnicy mogą wybierać warsztaty po zakończeniu rejestracji?

Tak, ale konfiguracja tego procesu zależy od specyfiki wydarzenia. Szczegółowe informacje znajdziesz w naszym artykule pomocy: Jak uzyskać brakujące informacje od uczestników po rozpoczęciu rejestracji?