Dlaczego sprawna recepcja konferencyjna ma znaczenie?
Recepcja jest często pierwszym miejscem bezpośredniego kontaktu uczestnika z organizacją wydarzenia. Papierowe listy, ręczne sprawdzanie płatności i szukanie nazwisk mogą wydłużać obsługę oraz powodować kolejki.
W CONREGO zespół recepcyjny korzysta z tej samej bazy uczestników, która powstała podczas rejestracji. Może szybko wyszukać osobę, sprawdzić jej status, oznaczyć obecność i wydrukować identyfikator.
Informacje o frekwencji są aktualizowane na bieżąco, dzięki czemu organizator widzi, ilu uczestników dotarło na wydarzenie.
Jak działa check-in w CONREGO?
Przygotuj listę uczestników i kody QR przed wydarzeniem
Uczestnicy mogą otrzymać indywidualne kody QR w wiadomości e-mail, na bilecie PDF lub na identyfikatorze. Możesz także zaimportować do systemu wcześniej przygotowaną listę gości.
Dzięki temu dane uczestników są dostępne na stanowiskach recepcyjnych jeszcze przed rozpoczęciem wydarzenia i nie trzeba tworzyć osobnych, papierowych list.
Uruchom stanowiska recepcyjne lub aplikację mobilną
Na recepcji możesz korzystać z laptopów połączonych z czytnikami kodów QR. Takie stanowiska sprawdzają się szczególnie wtedy, gdy chcesz na miejscu drukować identyfikatory lub etykiety.
Do kontroli wejść przy salach, strefach i punktach programu możesz wykorzystać aplikację CONREGO Check-in na smartfonie lub tablecie. Jest wygodna wszędzie tam, gdzie pracownik obsługi musi się przemieszczać.
Zeskanuj kod QR lub wyszukaj uczestnika po danych
Obsługa może zeskanować kod QR wyświetlony na telefonie albo umieszczony na bilecie lub identyfikatorze. Gdy uczestnik nie ma go przy sobie, można wyszukać jego zgłoszenie na podstawie danych zapisanych w systemie.
Pracownik może następnie oznaczyć obecność, sprawdzić status rejestracji i płatności, poprawić dane lub dodać nową osobę. W razie potrzeby może również przypisać uczestnikowi nowy kod QR.
Monitoruj frekwencję i dostęp na bieżąco
Każde zarejestrowane wejście lub wydanie usługi jest zapisywane w systemie. Organizator może na bieżąco sprawdzać liczbę obecnych uczestników oraz frekwencję na wybranych sesjach, w strefach i punktach programu.
Zebrane dane można później wykorzystać w raportach frekwencji oraz analizie zainteresowania poszczególnymi elementami wydarzenia.
Recepcja i kontrola dostępu - dwa różne zadania
Recepcja służy przede wszystkim do obsługi uczestnika przy wejściu na event. Pracownik może wyszukać jego zgłoszenie, sprawdzić status rejestracji i płatności, oznaczyć obecność oraz wydać identyfikator.
Kontrola dostępu odbywa się przy konkretnych salach, strefach lub punktach programu. Pozwala sprawdzić, czy uczestnik ma prawo wejść na wykład, warsztat, do strefy VIP albo skorzystać z lunchu, kolacji czy innej usługi.
System może również rejestrować wejścia i wyjścia. Jeśli uczestnicy są skanowani przy każdym przejściu, organizator może monitorować liczbę osób przebywających w sali oraz analizować frekwencję na poszczególnych sesjach.
CONREGO wspiera więc zarówno obsługę wejścia na wydarzenie, jak i weryfikację uprawnień podczas jego trwania.
Druk identyfikatorów na miejscu podczas check-inu
Jeżeli korzystasz z modułu Personalizacja dokumentów, identyfikator lub etykieta mogą zostać wydrukowane automatycznie po oznaczeniu obecności uczestnika albo ręcznie przez pracownika recepcji.
Rozwiązanie sprawdza się przy rejestracjach last minute, zmianach danych oraz dopisywaniu gości już w dniu eventu. Nie musisz drukować wszystkich identyfikatorów z wyprzedzeniem - nowy lub poprawiony dokument przygotujesz bezpośrednio na recepcji.
Aplikacja mobilna CONREGO Check-in
Smartfon lub tablet z aplikacją CONREGO Check-in może służyć do skanowania kodów QR, oznaczania obecności i kontroli uprawnień uczestników.
Aplikacja sprawdza się przy wejściach na event, przed salami, w strefach specjalnych oraz w punktach wydawania materiałów lub usług. Jest szczególnie wygodna tam, gdzie pracownik obsługi musi się przemieszczać, a korzystanie z laptopa byłoby niepraktyczne.
Do działania potrzebne są aktywna subskrypcja CONREGO, urządzenie z systemem Android lub iOS oraz dostęp do internetu. Aplikacja mobilna nie obsługuje drukowania identyfikatorów.
Sam odczyt kodu QR trwa zwykle około 1-2 sekund. Przy sprawnie zorganizowanym wejściu i przejściu jednej osoby co 5-6 sekund jedno stanowisko może zarejestrować około 600 skanów w ciągu godziny. Rzeczywista przepustowość zależy jednak od organizacji przestrzeni i zachowania uczestników.
Aplikację CONREGO Check-in pobierzesz, skanując kod QR aparatem telefonu lub bezpośrednio z Google Play i App Store.
Kontrola dostępu na evencie - nie tylko wejście do sali
Ten sam mechanizm możesz wykorzystać do rejestrowania odbioru materiałów, pakietów powitalnych, posiłków czy sprzętu do tłumaczenia symultanicznego. Po zeskanowaniu kodu QR system sprawdza uprawnienia uczestnika i może zapisać, że dana usługa została już wykorzystana.
Kontrola dostępu może również wspierać zbieranie kontaktów dla wystawców - zgodnie z procesem przyjętym przez organizatora i zgodami udzielonymi przez uczestników.
Dzięki temu organizator otrzymuje uporządkowane dane o wykorzystaniu usług i zainteresowaniu poszczególnymi elementami eventu, zamiast opierać się na papierowych listach lub ręcznych notatkach.
Chcesz usprawnić check-in uczestników na evencie?
CONREGO łączy dane z rejestracji online z obsługą recepcji, drukiem identyfikatorów i kontrolą dostępu. Dzięki temu zespół pracuje na aktualnej liście uczestników, a obsługa wejścia oraz kolejnych stref i punktów programu przebiega sprawniej.
Najczęściej zadawane pytania
Moduł Check-in umożliwia skanowanie kodów QR, ręczne lub automatyczne oznaczanie obecności, wyszukiwanie uczestników oraz sprawdzanie ich statusu i uprawnień.
Pracownik obsługi może również edytować dane, przypisać nowy kod QR, dodać uczestnika oraz wydrukować spersonalizowany dokument przygotowany na podstawie szablonu PDF.
Tak. Pracownik recepcji może dodać nowego uczestnika, uzupełnić jego dane i od razu oznaczyć obecność.
Organizator powinien przy tym zapewnić odpowiednią podstawę przetwarzania danych osobowych oraz przekazać uczestnikowi wymagane informacje dotyczące ich wykorzystania.
Sam odczyt kodu QR w aplikacji CONREGO Check-in trwa zwykle około 1-2 sekund. Przy sprawnie zorganizowanym wejściu i przejściu jednej osoby co 5-6 sekund jedno stanowisko może zarejestrować około 600 skanów w ciągu godziny.
Rzeczywista przepustowość zależy jednak między innymi od organizacji przestrzeni, przygotowania uczestników i liczby sytuacji wymagających dodatkowej obsługi.
Tak. Aplikacja mobilna CONREGO Check-in umożliwia skanowanie kodów QR, oznaczanie obecności i kontrolowanie uprawnień uczestników.
Aplikacja nie obsługuje jednak drukowania. Jeśli chcesz drukować identyfikatory na miejscu, potrzebujesz stanowiska z komputerem i odpowiednio skonfigurowaną drukarką.
Tak. Kod QR może zostać wydrukowany na naklejce i umieszczony na opasce uczestnika.
Aby zachować jego czytelność, zalecamy rozmiar wynoszący co najmniej 2 × 2 cm. Na skuteczność skanowania wpływają również jakość wydruku, kontrast i stan powierzchni, na której znajduje się kod.
Tak. Każdy smartfon lub tablet wykorzystywany podczas check-inu powinien być zalogowany na osobne konto użytkownika.
Jeśli korzystasz z dziesięciu urządzeń, przygotuj dziesięć kont. Logowanie tego samego użytkownika na kilku urządzeniach może powodować wylogowywanie aktywnych sesji.
Tak. Moduły CONREGO, w tym aplikacja mobilna Check-in, wymagają aktywnego połączenia z internetem.
Przed wydarzeniem warto sprawdzić zasięg sieci w miejscach, w których będą działały stanowiska recepcyjne i punkty kontroli dostępu.
Tak. Możesz uruchomić kilka stanowisk recepcyjnych i punktów kontroli dostępu korzystających z tej samej bazy uczestników. Pozwala to podzielić obsługę na przykład według kategorii uczestników, zakresów alfabetycznych lub różnych wejść do obiektu.
Każde urządzenie powinno być zalogowane na osobne konto użytkownika. Korzystanie z tego samego konta na kilku urządzeniach może powodować wylogowywanie aktywnych sesji.
System informuje pracownika, że przejście uczestnika zostało już wcześniej odnotowane. W przypadku kontroli wydawania posiłków, materiałów lub sprzętu pozwala to wykryć próbę ponownego skorzystania z tej samej usługi.
Punkty kontrolne można również skonfigurować do rejestrowania wejść i wyjść. Pracownik wybiera wtedy odpowiedni tryb przed rozpoczęciem skanowania.
Tak. System może sprawdzić, czy uczestnik ma prawo wejść na określony wykład, warsztat, do strefy VIP lub innej części wydarzenia. Uprawnienia mogą wynikać z opcji wybranych podczas rejestracji.
Kontrolę dostępu możesz również wykorzystać przy wydawaniu posiłków, materiałów konferencyjnych, pakietów powitalnych lub sprzętu do tłumaczeń symultanicznych.
Tak. Możesz sprawdzić, którzy uczestnicy pojawili się na wydarzeniu, a także analizować frekwencję na poszczególnych sesjach i w punktach kontroli dostępu.
Raporty są tworzone na podstawie zarejestrowanych odczytów kodów QR i mogą zawierać między innymi czas przejścia przez recepcję oraz godziny wejścia i wyjścia. Dane można wyeksportować do pliku XLSX.
Do samego skanowania kodów QR i oznaczania obecności możesz wykorzystać smartfon lub tablet z aplikacją CONREGO Check-in.
Jeżeli chcesz drukować identyfikatory lub etykiety na miejscu, potrzebujesz stanowiska z komputerem, odpowiednio skonfigurowaną drukarką oraz przygotowanym w CONREGO szablonem dokumentu. Możesz również podłączyć zewnętrzny czytnik kodów QR, który przyspieszy obsługę uczestników.
Tak. Pracownik może wyszukać uczestnika, sprawdzić jego status rejestracji i płatności oraz poprawić dane zapisane w systemie.
W razie potrzeby może również dodać nową osobę, przypisać jej kod QR albo wygenerować nowy kod, na przykład gdy uczestnik zgubił wcześniej wydany identyfikator.