Warum ein reibungsloser Empfang bei einer Konferenz zählt
Der Empfang ist häufig der erste unmittelbare Kontaktpunkt zwischen Teilnehmer und Veranstaltungsorganisation. Papierlisten, das manuelle Prüfen von Zahlungen und die Suche nach Namen verlängern die Abfertigung und führen zu Warteschlangen.
In CONREGO arbeitet das Empfangsteam mit derselben Teilnehmerdatenbank, die bei der Anmeldung entstanden ist. Es findet eine Person schnell, prüft ihren Status, erfasst die Anwesenheit und druckt ein Namensschild.
Die Anwesenheitsdaten werden laufend aktualisiert, sodass Sie sehen, wie viele Teilnehmer tatsächlich eingetroffen sind.
Wie funktioniert der Check-in in CONREGO?
Bereiten Sie Teilnehmerliste und QR-Codes vor dem Event vor
Ihre Teilnehmer erhalten persönliche QR-Codes per E-Mail, auf einem PDF-Ticket oder auf dem Namensschild. Ebenso können Sie eine zuvor erstellte Gästeliste importieren.
Damit liegen die Teilnehmerdaten schon vor Beginn der Veranstaltung an den Empfangsplätzen vor, und separate Papierlisten entfallen.
Richten Sie Empfangsplätze oder die mobile App ein
Am Empfang setzen Sie Laptops mit angeschlossenen QR-Code-Lesern ein. Solche Plätze eignen sich besonders, wenn Sie Namensschilder oder Etiketten vor Ort drucken möchten.
Für die Einlasskontrolle an Räumen, Bereichen und Programmpunkten nutzen Sie die App CONREGO Check-in auf Smartphone oder Tablet. Sie ist überall dort praktisch, wo sich Ihre Mitarbeitenden bewegen müssen.
Scannen Sie den QR-Code oder suchen Sie über die Teilnehmerdaten
Ihre Mitarbeitenden scannen den QR-Code vom Telefon oder vom Ticket beziehungsweise Namensschild. Hat ein Teilnehmer ihn nicht dabei, lässt sich seine Anmeldung über die im System gespeicherten Daten finden.
Anschließend erfassen sie die Anwesenheit, prüfen Anmelde- und Zahlungsstatus, korrigieren Daten oder legen eine neue Person an. Bei Bedarf weisen sie dem Teilnehmer auch einen neuen QR-Code zu.
Verfolgen Sie Anwesenheit und Zugang in Echtzeit
Jeder erfasste Zutritt und jede ausgegebene Leistung wird im System gespeichert. Sie prüfen jederzeit die Zahl der anwesenden Teilnehmer sowie die Anwesenheit bei ausgewählten Sessions, in Bereichen und an Programmpunkten.
Die gesammelten Daten fließen später in Anwesenheitsberichte und in die Auswertung des Interesses an einzelnen Programmteilen ein.
Empfang und Zugangskontrolle - zwei verschiedene Aufgaben
Der Empfang dient vor allem der Abfertigung am Eingang zur Veranstaltung. Ihre Mitarbeitenden finden die Anmeldung, prüfen Anmelde - und Zahlungsstatus, erfassen die Anwesenheit und geben das Namensschild aus.
Die Zugangskontrolle findet an konkreten Räumen, Bereichen oder Programmpunkten statt. Sie zeigt, ob ein Teilnehmer einen Vortrag, einen Workshop oder den VIP-Bereich betreten beziehungsweise Mittagessen, Abendessen oder eine andere Leistung in Anspruch nehmen darf.
Das System kann zudem Ein- und Ausgänge erfassen. Werden Teilnehmer bei jedem Durchgang gescannt, überwachen Sie die Zahl der Personen im Raum und werten die Anwesenheit bei einzelnen Sessions aus.
CONREGO unterstützt somit sowohl den Einlass zur Veranstaltung als auch die Prüfung von Berechtigungen während ihres Verlaufs.
Namensschilder vor Ort beim Check-in drucken
Wenn Sie das Modul Dokumentpersonalisierung nutzen, lässt sich ein Namensschild oder Etikett automatisch nach der Anwesenheitserfassung drucken - oder manuell durch eine Person am Empfang.
Das bewährt sich bei Last-Minute-Anmeldungen, Datenänderungen und Gästen, die erst am Veranstaltungstag hinzukommen. Sie müssen nicht alle Namensschilder im Voraus drucken - ein neues oder korrigiertes Dokument entsteht direkt am Empfang.
Die mobile App CONREGO Check-in
Ein Smartphone oder Tablet mit der App CONREGO Check-in dient zum Scannen von QR-Codes, zum Erfassen der Anwesenheit und zum Prüfen der Berechtigungen Ihrer Teilnehmer.
Die App eignet sich an Event-Eingängen, vor Räumen, in Sonderbereichen sowie an Ausgabestellen für Materialien oder Leistungen. Besonders praktisch ist sie dort, wo Mitarbeitende in Bewegung sind und der Einsatz eines Laptops unpraktisch wäre.
Voraussetzung sind ein aktives CONREGO-Abonnement, ein Gerät mit Android oder iOS sowie ein Internetzugang. Die mobile App unterstützt keinen Druck von Namensschildern.
Das Auslesen eines QR-Codes dauert in der Regel etwa 1-2 Sekunden. Bei gut organisiertem Einlass und einer Person alle 5-6 Sekunden erfasst ein Platz rund 600 Scans pro Stunde. Der tatsächliche Durchsatz hängt jedoch von der Raumaufteilung und vom Verhalten der Teilnehmer ab.
Die App CONREGO Check-in laden Sie herunter, indem Sie den QR-Code mit der Handykamera scannen - oder direkt bei Google Play und im App Store.
Zugangskontrolle beim Event - mehr als nur der Saaleingang
Denselben Mechanismus nutzen Sie, um die Ausgabe von Materialien, Willkommenspaketen, Mahlzeiten oder Dolmetschtechnik zu erfassen. Nach dem Scannen des QR-Codes prüft das System die Berechtigungen des Teilnehmers und kann vermerken, dass eine Leistung bereits in Anspruch genommen wurde.
Die Zugangskontrolle kann außerdem das Sammeln von Kontakten für Aussteller unterstützen - im Rahmen des vom Veranstalter festgelegten Prozesses und der von den Teilnehmern erteilten Einwilligungen.
So erhalten Sie geordnete Daten zur Nutzung der Leistungen und zum Interesse an einzelnen Programmteilen, statt sich auf Papierlisten oder handschriftliche Notizen zu stützen.
Möchten Sie den Check-in Ihrer Teilnehmer beschleunigen?
CONREGO verbindet die Daten aus der Online-Anmeldung mit Empfang, Namensschilddruck und Zugangskontrolle. Ihr Team arbeitet mit einer aktuellen Teilnehmerliste, und der Einlass sowie die weiteren Bereiche und Programmpunkte laufen reibungsloser.
Häufig gestellte Fragen
Das Check-in-Modul ermöglicht das Scannen von QR-Codes, das manuelle oder automatische Erfassen der Anwesenheit, die Suche nach Teilnehmern sowie die Prüfung ihres Status und ihrer Berechtigungen.
Ihre Mitarbeitenden können zudem Daten bearbeiten, einen neuen QR-Code zuweisen, einen Teilnehmer anlegen und ein personalisiertes Dokument auf Basis einer PDF-Vorlage drucken.
Ja. Eine Person am Empfang kann einen neuen Teilnehmer anlegen, seine Daten ergänzen und die Anwesenheit sofort erfassen.
Der Veranstalter sollte dabei eine geeignete Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten sicherstellen und dem Teilnehmer die erforderlichen Informationen zu deren Verwendung geben.
Das Auslesen eines QR-Codes in der App CONREGO Check-in dauert in der Regel etwa 1-2 Sekunden. Bei gut organisiertem Einlass und einer Person alle 5-6 Sekunden erfasst ein Platz rund 600 Scans pro Stunde.
Der tatsächliche Durchsatz hängt unter anderem von der Raumaufteilung, der Vorbereitung der Teilnehmer und der Zahl der Fälle ab, die zusätzliche Betreuung erfordern.
Ja. Die mobile App CONREGO Check-in ermöglicht das Scannen von QR-Codes, das Erfassen der Anwesenheit und das Prüfen der Berechtigungen Ihrer Teilnehmer.
Die App unterstützt jedoch keinen Druck. Wenn Sie Namensschilder vor Ort drucken möchten, benötigen Sie einen Platz mit Computer und entsprechend konfiguriertem Drucker.
Ja. Ein QR-Code kann auf einen Aufkleber gedruckt und am Armband des Teilnehmers angebracht werden.
Damit er lesbar bleibt, empfehlen wir eine Größe von mindestens 2 × 2 cm. Auf das Scannen wirken sich außerdem Druckqualität, Kontrast und der Zustand der Oberfläche aus, auf der sich der Code befindet.
Ja. Jedes Smartphone und jedes Tablet, das beim Check-in eingesetzt wird, sollte mit einem eigenen Benutzerkonto angemeldet sein.
Bei zehn Geräten bereiten Sie zehn Konten vor. Meldet sich derselbe Benutzer auf mehreren Geräten an, können aktive Sitzungen abgemeldet werden.
Ja. Die Module von CONREGO, einschließlich der mobilen Check-in-App, benötigen eine aktive Internetverbindung.
Vor der Veranstaltung lohnt es sich, die Netzabdeckung an den Stellen zu prüfen, an denen Empfangsplätze und Zugangskontrollpunkte betrieben werden.
Ja. Sie können mehrere Empfangsplätze und Zugangskontrollpunkte betreiben, die dieselbe Teilnehmerdatenbank nutzen. So lässt sich die Abfertigung zum Beispiel nach Teilnehmerkategorien, nach Alphabetbereichen oder nach den verschiedenen Eingängen des Gebäudes aufteilen.
Jedes Gerät sollte mit einem eigenen Benutzerkonto angemeldet sein. Wird dasselbe Konto auf mehreren Geräten verwendet, können aktive Sitzungen abgemeldet werden.
Das System weist die Mitarbeitenden darauf hin, dass der Durchgang des Teilnehmers bereits erfasst wurde. Bei der Ausgabe von Mahlzeiten, Materialien oder Technik zeigt sich damit der Versuch, dieselbe Leistung ein zweites Mal in Anspruch zu nehmen.
Kontrollpunkte lassen sich auch für die Erfassung von Ein- und Ausgängen konfigurieren. Die Mitarbeitenden wählen dann vor dem Scannen den passenden Modus.
Ja. Das System kann prüfen, ob ein Teilnehmer berechtigt ist, einen bestimmten Vortrag, einen Workshop, den VIP-Bereich oder einen anderen Teil der Veranstaltung zu betreten. Die Berechtigungen können sich aus den bei der Anmeldung gewählten Optionen ergeben.
Die Zugangskontrolle können Sie ebenso bei der Ausgabe von Mahlzeiten, Konferenzmaterialien, Willkommenspaketen oder Dolmetschtechnik einsetzen.
Ja. Sie können prüfen, welche Teilnehmer erschienen sind, und die Anwesenheit bei einzelnen Sessions sowie an Zugangskontrollpunkten auswerten.
Die Berichte entstehen auf Basis der erfassten QR-Code-Lesungen und können unter anderem den Zeitpunkt des Durchgangs am Empfang sowie Ein- und Ausgangszeiten enthalten. Die Daten lassen sich als XLSX-Datei exportieren.
Für das reine Scannen von QR-Codes und das Erfassen der Anwesenheit genügt ein Smartphone oder Tablet mit der App CONREGO Check-in.
Wenn Sie Namensschilder oder Etiketten vor Ort drucken möchten, benötigen Sie einen Platz mit Computer, einem entsprechend konfigurierten Drucker und einer in CONREGO vorbereiteten Dokumentvorlage. Zusätzlich können Sie einen externen QR-Code-Leser anschließen, der die Abfertigung beschleunigt.
Ja. Ihre Mitarbeitenden können einen Teilnehmer suchen, seinen Anmelde- und Zahlungsstatus prüfen und die im System gespeicherten Daten korrigieren.
Bei Bedarf legen sie auch eine neue Person an, weisen ihr einen QR-Code zu oder erzeugen einen neuen - etwa wenn ein Teilnehmer das zuvor ausgegebene Namensschild verloren hat.