Unterschiedliche Teilnehmergruppen, unterschiedliche Anforderungen
Eine Messe erfordert die parallele Betreuung mehrerer Gruppen. Besucher erwarten eine einfache Anmeldung und einen zügigen Einlass, Aussteller melden die Mitarbeitenden an ihrem Stand an, und Partner, Medien sowie Ehrengäste benötigen unter Umständen andere Formulare, Namensschilder und Zutrittsbereiche.
Diese Prozesse in getrennten Werkzeugen zu führen bedeutet, Listen manuell zusammenzuführen und Daten an mehreren Stellen zu aktualisieren. Das erschwert die Organisation des Einlasses und die Erstellung belastbarer Auswertungen nach der Messe.
In CONREGO kann jede Gruppe einen eigenen Anmeldeweg nutzen, während alle Anmeldungen in einer Datenbank zusammenlaufen. Dieselben Daten werden später für Kommunikation, Check-in, Zugangskontrolle und Berichte verwendet.
Wie läuft die Messebetreuung in CONREGO ab?
Ein Beispielprozess für eine Messe - vom Start der Anmeldung bis zu den Berichten über Anmeldungen und Anwesenheit.
Sie bereiten getrennte Anmeldeprozesse vor
Besucher, Aussteller, Partner, Medienvertreter und VIP-Gäste können unterschiedliche Anmeldewege nutzen, abgestimmt auf ihre Rolle und ihre Teilnahmebedingungen.
Besuchern stellen Sie ein offenes Formular bereit, Ausstellern eine Gruppenanmeldung, mit der sie die Mitarbeitenden am Stand anmelden. Ausgewählte Personen können dagegen persönliche Einladungen mit individuellen Links erhalten.
Sie veröffentlichen eine Website und kommunizieren mit den Teilnehmern
In CONREGO können Sie eine Messe-Website mit Programm, organisatorischen Hinweisen und Anmeldeformularen erstellen.
An die einzelnen Gruppen versenden Sie die passenden Nachrichten. Besucher können Tickets oder QR-Codes erhalten, Aussteller Informationen zum Standaufbau, zum Einlass für das Personal und zu den organisatorischen Regeln.
Sie wickeln den Einlass ab und kontrollieren den Zutritt
Am Empfang scannt das Team QR-Codes oder sucht Teilnehmer anhand der im System gespeicherten Daten. Namensschilder können vorab vorbereitet oder nach dem Vermerk der Anwesenheit vor Ort gedruckt werden.
An den Eingängen zu Businessbereichen, Konferenzsälen oder Zonen für bestimmte Gruppen prüft das System die Berechtigungen des Teilnehmers und erfasst seinen Durchgang.
Sie erstellen Berichte nach der Messe
Nach der Veranstaltung erstellen Sie Auswertungen zu Anmeldungen und erfasster Anwesenheit nach Tagen, Teilnehmergruppen und Kontrollpunkten.
Erfasst das Team Ein- und Ausgänge konsequent, können die Berichte auch bei der Analyse der Nutzung einzelner Bereiche und des Interesses an Programmpunkten helfen. Die Daten können Sie in Zusammenfassungen für Ihr Team, Aussteller, Partner und Sponsoren verwenden.
Anwesenheitsberichte für Aussteller und Partner
Daten zur Besucherfrequenz können ein wichtiger Teil der Messebilanz und des Angebots für Aussteller, Partner und Sponsoren der nächsten Ausgabe sein.
In CONREGO erstellen Sie Auswertungen unter anderem zur Zahl der angemeldeten Teilnehmer, zur nach Tagen und Gruppen vermerkten Anwesenheit sowie zu den Ablesungen der QR-Codes an den einzelnen Kontrollpunkten.
Die Berichte stehen im XLSX-Format bereit, sodass Sie die Daten für Präsentationen, Zusammenfassungen und Verkaufsunterlagen nutzen können.
Erfasst das Team sowohl Ein- als auch Ausgänge konsequent, kann ein Bericht zusätzlich helfen, die Verweildauer der Teilnehmer in einem ausgewählten Bereich zu bestimmen.
Möchten Sie Anmeldung und Einlass auf Ihrer Messe verbessern?
Richten Sie ein kostenloses Testkonto ein und sehen Sie, wie CONREGO die Anmeldung von Besuchern, Ausstellern und Partnern, den Druck von Namensschildern, den Check-in und die Zugangskontrolle unterstützt.
Sie können auch eine Präsentation vereinbaren, in der wir Ihnen die wichtigsten Funktionen für die Betreuung von Messen und Branchenevents zeigen.
Häufig gestellte Fragen
Ja. Die Gruppenanmeldung erlaubt es einer Person, mehrere Mitarbeitende eines Ausstellers in einem Vorgang anzumelden.
Jedes Teammitglied wird als eigener Teilnehmer erfasst und kann daher einen eigenen QR-Code, eigene organisatorische Nachrichten sowie ein Namensschild mit der passenden Kennzeichnung erhalten. Der Veranstalter kann zudem festlegen, wie viele Personen ein einzelner Aussteller höchstens anmelden darf.
Für die einzelnen Gruppen können Sie unterschiedliche Vorlagen, Kennzeichnungen oder Farben der Namensschilder vorbereiten. So erkennt das Team die Rolle eines Teilnehmers leichter, ohne eine zusätzliche Liste zu prüfen.
Nach dem Scannen des QR-Codes kann das System außerdem die Daten und Berechtigungen dieser Person anzeigen, etwa den Zutritt zum Ausstellerbereich, zum Konferenzteil oder zum VIP-Bereich.
Sie können mehrere Empfangsplätze betreiben, die gleichzeitig auf derselben Teilnehmerdatenbank arbeiten. Zum Scannen der QR-Codes eignen sich Laptops mit Lesegeräten oder Smartphones und Tablets mit der App CONREGO Check-in.
Das Ablesen und Prüfen eines Codes dauert nur sehr kurz, doch der tatsächliche Durchsatz hängt zusätzlich von der Zahl der Plätze, der Raumaufteilung und der Vorbereitung der Besucher ab.
Ja. Die grundlegende Besucheranmeldung kann kostenfrei sein, während zusätzliche Workshops, Begleitkonferenzen oder andere Programmpunkte kostenpflichtig sind.
Der Teilnehmer wählt sie bei der Anmeldung und wechselt je nach Konfiguration zur Online-Zahlung. Die gekaufte Option kann anschließend als Grundlage dienen, um nach dem Scannen des QR-Codes am Eingang des jeweiligen Saals oder Bereichs die Teilnahmeberechtigung zu prüfen.
Sie können Berichte erstellen, die unter anderem die Zahl der Anmeldungen, die als anwesend vermerkten Teilnehmer sowie die Ablesungen der QR-Codes an den einzelnen Kontrollpunkten umfassen.
Die Auswertungen lassen sich nach Tagen, Teilnehmergruppen, Sälen und Bereichen gliedern. Erfasst das Team sowohl Ein- als auch Ausgänge konsequent, können die Daten zusätzlich helfen, die Verweildauer der Teilnehmer in ausgewählten Bereichen zu bestimmen. Die Berichte lassen sich im XLSX-Format exportieren.
Am Empfang können Sie Laptops und QR-Code-Lesegeräte einsetzen. Für die mobile Zugangskontrolle genügen ein Smartphone oder Tablet mit der App CONREGO Check-in und eine Internetverbindung.
Möchten Sie Namensschilder vor Ort drucken, benötigen Sie zusätzlich einen entsprechend konfigurierten Drucker und einen Computerarbeitsplatz.
Ja. Ein Vertreter des Ausstellers kann den QR-Code auf dem Namensschild eines Besuchers scannen, und CONREGO erstellt eine Liste der auf diese Weise gewonnenen Kontakte.
Der Veranstalter sollte vorab festlegen, welche Daten an Aussteller weitergegeben werden dürfen, die Teilnehmer darüber informieren und für eine geeignete Rechtsgrundlage der Verarbeitung sorgen.
Ja. Die Empfänger wählen Sie unter anderem anhand ihrer Kategorie, ihres Anmeldestatus, der Anmeldesprache und der gewählten Teilnahmeoptionen aus. So bereiten Sie für jede Gruppe eine eigene Kommunikation vor.
Besuchern senden Sie ein Ticket und Hinweise zum Einlass, Ausstellern Anweisungen zum Standaufbau und zur Anmeldung des Personals, Partnern oder VIP-Gästen Nachrichten passend zu ihrem Teilnahmeumfang.
Ja. Besucher können sich über ein öffentlich zugängliches Formular anmelden, während Partner, Medienvertreter und Ehrengäste individuelle Links zu getrennten Anmeldewegen erhalten.
Das über eine Einladung erreichbare Formular kann mit den zuvor importierten Daten teilweise vorbefüllt sein. Alle Anmeldungen bleiben jedoch in einer Teilnehmerdatenbank.
Ja. Sie können eine mehrsprachige Messe-Website sowie die passenden Versionen der Anmeldeformulare für Teilnehmer aus dem Ausland vorbereiten.
CONREGO übersetzt Inhalte nicht automatisch. Feldbezeichnungen, Beschreibungen, Hinweise und Nachrichten müssen in jeder verwendeten Sprache separat vorbereitet werden.