Różne grupy uczestników, różne potrzeby
Targi wymagają równoległej obsługi wielu grup. Odwiedzający oczekują prostego zapisu i sprawnego wejścia, wystawcy zgłaszają pracowników obsługujących stoiska, a partnerzy, media i goście specjalni mogą potrzebować innych formularzy, identyfikatorów oraz zakresów dostępu.
Prowadzenie tych procesów w osobnych narzędziach oznacza konieczność ręcznego łączenia list i aktualizowania danych w kilku miejscach. Utrudnia to organizację wejścia oraz przygotowanie wiarygodnych zestawień po zakończeniu targów.
W CONREGO każda grupa może korzystać z własnej ścieżki rejestracji, a wszystkie zgłoszenia trafiają do jednej bazy. Te same dane są później wykorzystywane podczas komunikacji, check-inu, kontroli dostępu i raportowania.
Jak wygląda obsługa targów w CONREGO?
Przykładowy proces obsługi targów - od uruchomienia zapisów po raporty z rejestracji i frekwencji.
Przygotowujesz osobne procesy rejestracji
Odwiedzający, wystawcy, partnerzy, przedstawiciele mediów i goście VIP mogą korzystać z różnych ścieżek zapisów, dopasowanych do ich roli i zasad udziału.
Odwiedzającym możesz udostępnić otwarty formularz, a wystawcom - rejestrację grupową pozwalającą zgłosić pracowników obsługujących stoisko. Wybrane osoby mogą natomiast otrzymać imienne zaproszenia z indywidualnymi linkami.
Publikujesz stronę i komunikujesz się z uczestnikami
W CONREGO możesz przygotować stronę targów z programem, informacjami organizacyjnymi i formularzami rejestracyjnymi.
Do poszczególnych grup wysyłasz odpowiednie wiadomości. Odwiedzający mogą otrzymać bilety lub kody QR, a wystawcy - informacje dotyczące montażu stoiska, wejścia dla personelu i zasad organizacyjnych.
Obsługujesz wejście i kontrolujesz dostęp
Na recepcji obsługa skanuje kody QR lub wyszukuje uczestników na podstawie danych zapisanych w systemie. Identyfikatory mogą być przygotowane wcześniej albo drukowane na miejscu po oznaczeniu obecności.
Przy wejściach do stref biznesowych, sal konferencyjnych lub obszarów przeznaczonych dla wybranych grup system pozwala sprawdzić uprawnienia uczestnika i zarejestrować jego przejście.
Przygotowujesz raporty po zakończeniu targów
Po wydarzeniu możesz utworzyć zestawienia rejestracji i zarejestrowanej obecności według dni, grup uczestników oraz punktów kontroli dostępu.
Jeżeli obsługa konsekwentnie rejestruje wejścia i wyjścia, raporty mogą również pomóc w analizie wykorzystania poszczególnych stref i zainteresowania elementami programu. Dane możesz wykorzystać w podsumowaniach dla zespołu, wystawców, partnerów i sponsorów.
Raporty frekwencji dla wystawców i partnerów
Dane o frekwencji mogą być ważnym elementem podsumowania targów oraz oferty przygotowywanej dla wystawców, partnerów i sponsorów kolejnej edycji.
W CONREGO możesz tworzyć zestawienia obejmujące między innymi liczbę zarejestrowanych uczestników, oznaczoną obecność według dni i grup oraz odczyty kodów QR w poszczególnych punktach kontroli dostępu.
Raporty są dostępne w formacie XLSX, dzięki czemu możesz wykorzystać dane podczas przygotowywania prezentacji, podsumowań i materiałów sprzedażowych.
Jeżeli obsługa konsekwentnie rejestruje zarówno wejścia, jak i wyjścia, raport może również pomóc określić czas przebywania uczestników w wybranej strefie.
Chcesz usprawnić rejestrację i obsługę wejścia na targi?
Załóż bezpłatne konto testowe i sprawdź, jak CONREGO wspiera rejestrację odwiedzających, wystawców i partnerów, druk identyfikatorów, check-in oraz kontrolę dostępu.
Możesz także umówić prezentację, podczas której pokażemy najważniejsze funkcje systemu przydatne w obsłudze targów i wydarzeń branżowych.
Najczęściej zadawane pytania
Tak. Rejestracja grupowa pozwala jednej osobie zgłosić wielu pracowników wystawcy w ramach jednego procesu.
Każdy członek zespołu jest zapisywany jako osobny uczestnik, dlatego może otrzymać własny kod QR, wiadomości organizacyjne oraz identyfikator z odpowiednim oznaczeniem. Organizator może również określić maksymalną liczbę osób zgłaszanych przez jednego wystawcę.
Dla poszczególnych grup możesz przygotować różne szablony identyfikatorów, oznaczenia lub kolory. Dzięki temu obsługa łatwiej rozpoznaje rolę uczestnika bez sprawdzania dodatkowej listy.
Po zeskanowaniu kodu QR system może również pokazać dane i uprawnienia przypisane do danej osoby, na przykład dostęp do strefy wystawców, części konferencyjnej lub strefy VIP.
Możesz uruchomić kilka stanowisk recepcyjnych pracujących równocześnie na tej samej bazie uczestników. Do skanowania kodów QR można wykorzystać laptopy z czytnikami albo smartfony i tablety z aplikacją CONREGO Check-in.
Sam odczyt i weryfikacja kodu trwają bardzo krótko, ale rzeczywista przepustowość zależy również od liczby stanowisk, organizacji przestrzeni i przygotowania odwiedzających.
Tak. Podstawowa rejestracja odwiedzającego może być bezpłatna, a dodatkowe warsztaty, konferencje towarzyszące lub inne elementy programu - płatne.
Uczestnik wybiera je podczas rejestracji i, zgodnie z konfiguracją, przechodzi do płatności online. Zakupiona opcja może następnie stanowić podstawę do sprawdzenia prawa udziału po zeskanowaniu kodu QR przy wejściu do odpowiedniej sali lub strefy.
Możesz przygotować raporty obejmujące między innymi liczbę zgłoszeń, uczestników oznaczonych jako obecni oraz odczyty kodów QR w poszczególnych punktach kontroli dostępu.
Zestawienia mogą być podzielone według dni, grup uczestników, sal i stref. Jeżeli obsługa konsekwentnie rejestruje zarówno wejścia, jak i wyjścia, dane mogą również pomóc określić czas przebywania uczestników w wybranych obszarach. Raporty można eksportować do formatu XLSX.
Do obsługi recepcji możesz wykorzystać laptopy i czytniki kodów QR. Do mobilnej kontroli dostępu wystarczy smartfon lub tablet z aplikacją CONREGO Check-in i dostępem do internetu.
Jeżeli chcesz drukować identyfikatory na miejscu, potrzebujesz również odpowiednio skonfigurowanej drukarki i stanowiska komputerowego.
Tak. Przedstawiciel wystawcy może zeskanować kod QR umieszczony na identyfikatorze odwiedzającego, a CONREGO utworzy listę pozyskanych w ten sposób kontaktów.
Organizator powinien wcześniej określić, jakie dane mogą zostać udostępnione wystawcom, poinformować o tym uczestników oraz zadbać o odpowiednią podstawę ich przetwarzania.
Tak. Odbiorców możesz wybierać między innymi na podstawie ich kategorii, statusu zgłoszenia, języka rejestracji oraz wybranych opcji udziału. Pozwala to przygotować osobną komunikację dla każdej grupy.
Odwiedzającym możesz wysłać bilet i informacje o wejściu, wystawcom - instrukcje dotyczące montażu stoiska i rejestracji personelu, a partnerom lub gościom VIP - wiadomości dopasowane do ich zakresu udziału.
Tak. Odwiedzający mogą zapisywać się za pomocą ogólnodostępnego formularza, natomiast partnerzy, przedstawiciele mediów i goście specjalni mogą otrzymać indywidualne linki prowadzące do osobnych ścieżek rejestracji.
Formularz dostępny z zaproszenia może być częściowo uzupełniony wcześniej zaimportowanymi danymi. Wszystkie zgłoszenia pozostają jednak w jednej bazie uczestników.
Tak. Możesz przygotować wielojęzyczną stronę targów oraz odpowiednie wersje formularzy rejestracyjnych dla uczestników zagranicznych.
CONREGO nie tłumaczy treści automatycznie. Nazwy pól, opisy, komunikaty i wiadomości należy przygotować osobno w każdym wykorzystywanym języku.