Tu nie wystarczy prosty formularz zapisów
Konferencje medyczne i naukowe często wymagają obsługi większej liczby danych i etapów niż standardowa rejestracja uczestników. Organizator może potrzebować zweryfikować grupę zawodową lub status uczestnika, zebrać dokumenty, abstrakty i wymagane zgody, a także uwzględnić różne sposoby finansowania udziału.
Do tego dochodzi potwierdzanie obecności na wybranych sesjach, przygotowanie certyfikatów oraz raportów potrzebnych do rozliczenia wydarzenia.
Gdy dane, załączniki i decyzje są zbierane za pomocą osobnych formularzy i wiadomości e-mail, zespół musi ręcznie łączyć informacje i kontrolować status każdego zgłoszenia. CONREGO pozwala prowadzić te procesy w jednym systemie - od przesłania formularza i kwalifikacji uczestnika po płatność, check-in i wystawienie certyfikatu.
Jak wygląda rejestracja na konferencję medyczną lub naukową w CONREGO?
Przykładowy proces - od zebrania wymaganych danych i kwalifikacji zgłoszenia po potwierdzenie obecności oraz przygotowanie certyfikatów.
Zbierasz wymagane dane, dokumenty i abstrakty
Formularz możesz dopasować do rodzaju wydarzenia i grupy uczestników. Pozwala on zbierać między innymi informacje o tytule zawodowym, specjalizacji, afiliacji lub numerze prawa wykonywania zawodu, a także wymagane oświadczenia i zgody.
Uczestnicy mogą również przesyłać dokumenty, potwierdzenia uprawnień lub abstrakty wystąpień bezpośrednio podczas rejestracji. Wszystkie informacje i załączniki pozostają przypisane do odpowiedniego zgłoszenia.
Weryfikujesz i kwalifikujesz zgłoszenia
W przypadku rejestracji wymagającej akceptacji każde zgłoszenie może oczekiwać na decyzję organizatora.
Po sprawdzeniu przesłanych danych i dokumentów akceptujesz lub odrzucasz uczestnika. Decyzja może automatycznie uruchomić odpowiednią wiadomość, dzięki czemu nie musisz prowadzić osobnej korespondencji dla każdego zgłoszenia.
Obsługujesz różne sposoby finansowania udziału
Uczestnicy opłacający udział samodzielnie mogą skorzystać z płatności online oraz otrzymać dokumenty sprzedaży zgodnie z konfiguracją procesu.
W przypadku osób finansowanych przez pracodawcę, instytucję lub sponsora rozliczenie może odbywać się poza systemem, a odpowiedni status transakcji zostaje odnotowany przy zgłoszeniu. Różne zasady płatności mogą obowiązywać równolegle dla poszczególnych grup uczestników.
Potwierdzasz obecność i przygotowujesz certyfikaty
Za pomocą kodów QR możesz rejestrować obecność uczestników przy wejściu na wydarzenie lub na wybrane sesje. Na podstawie odnotowanych danych przygotujesz listy obecności i raporty w formacie XLSX.
Po wydarzeniu możesz wygenerować personalizowane certyfikaty dla wybranych osób i wysłać je e-mailem lub przygotować do druku. Zarejestrowane dane mogą również wspierać organizatora podczas rozliczania udziału i punktów edukacyjnych.
Finansujesz udział lekarzy w konferencjach?
CONREGO Pharma to rozwiązanie dla firm farmaceutycznych, które zarządzają finansowaniem udziału lekarzy w konferencjach, kongresach i innych wydarzeniach naukowych.
Platforma wspiera między innymi rejestrację lekarzy, zarządzanie limitami i budżetami, przygotowywanie umów sponsoringowych, obsługę noclegów oraz tworzenie raportów finansowych i zestawień wymaganych w procesach sponsoringowych.
Poznaj CONREGO Pharma →
Organizujesz konferencję medyczną lub naukową?
Załóż bezpłatne konto testowe i sprawdź, jak CONREGO wspiera zbieranie wymaganych danych i dokumentów, kwalifikację zgłoszeń, obsługę płatności, potwierdzanie obecności oraz przygotowanie certyfikatów.
Możesz także umówić prezentację, podczas której pokażemy najważniejsze funkcje systemu na przykładzie procesu rejestracji na wydarzenie medyczne lub naukowe.
Najczęściej zadawane pytania
Tak. W formularzu możesz zbierać informacje potrzebne do oceny zgłoszenia, takie jak tytuł zawodowy, specjalizacja, afiliacja czy numer prawa wykonywania zawodu. Możesz również poprosić uczestnika o przesłanie dokumentu potwierdzającego jego status.
Jeżeli włączysz weryfikację rejestracji, zgłoszenie będzie oczekiwało na akceptację organizatora. Po sprawdzeniu danych możesz je zaakceptować lub odrzucić, a system wyśle uczestnikowi odpowiednią wiadomość. CONREGO nie potwierdza automatycznie statusu zawodowego uczestnika w zewnętrznych rejestrach.
Tak. Formularz rejestracyjny może zawierać pola umożliwiające przesyłanie plików, na przykład dokumentów potwierdzających uprawnienia, zaświadczeń, abstraktów wystąpień lub innych materiałów wymaganych przez organizatora.
Przesłane pliki pozostają przypisane do odpowiedniego zgłoszenia, dzięki czemu nie trzeba zbierać ich w osobnej skrzynce e-mail.
W formularzu możesz przygotować osobne klauzule dotyczące między innymi regulaminu wydarzenia, przetwarzania danych, wykorzystania wizerunku lub komunikacji marketingowej. Każda z nich może być obowiązkowa albo dobrowolna. System zapisuje wybory uczestnika przy jego zgłoszeniu.
Tak. Możesz przygotować szablon certyfikatu zawierający dane pobierane automatycznie ze zgłoszenia, na przykład imię i nazwisko uczestnika, nazwę wydarzenia lub datę udziału.
Certyfikaty mogą zostać wygenerowane dla wybranej grupy osób, wysłane e-mailem albo przygotowane do druku. Jeżeli mają być wystawiane na podstawie udziału w konkretnych sesjach, obecność przy tych sesjach musi zostać wcześniej zarejestrowana, na przykład przez zeskanowanie kodu QR.
Tak. Dla poszczególnych grup możesz przygotować różne zasady udziału i rozliczenia.
Uczestnicy opłacający udział samodzielnie mogą korzystać z płatności online oraz otrzymywać dokumenty sprzedaży zgodnie ze skonfigurowanym procesem. W przypadku osób finansowanych przez pracodawcę, uczelnię, instytucję lub sponsora rozliczenie może odbywać się poza systemem, a odpowiedni status zostaje odnotowany przy zgłoszeniu.
Jeżeli proces obejmuje rozbudowaną obsługę sponsoringu lekarzy, budżety, umowy i limity dla przedstawicieli medycznych, warto wykorzystać platformę CONREGO Pharma.
Tak. Od 2014 roku rozwijamy rozwiązania wykorzystywane podczas konferencji, kongresów, sympozjów i szkoleń branży medycznej, a także w procesach finansowania udziału lekarzy w wydarzeniach.
Doświadczenie to obejmuje między innymi kwalifikację zgłoszeń, zbieranie dokumentów, obsługę różnych sposobów finansowania, potwierdzanie obecności oraz przygotowywanie certyfikatów i raportów.
Tak. Dla poszczególnych grup możesz przygotować osobne procesy rejestracji, zawierające inne pola formularza, opcje udziału, ceny, treści wiadomości oraz warunki zgłoszenia.
Uczestnicy mogą korzystać z prostego formularza zapisów, natomiast prelegenci i autorzy abstraktów mogą być proszeni o podanie afiliacji, danych dotyczących wystąpienia oraz przesłanie wymaganych plików. Wszystkie zgłoszenia pozostają w jednym systemie i można je filtrować według grupy uczestników.
Tak. Rejestracja grupowa pozwala jednej osobie zgłosić wielu uczestników w ramach jednego procesu. Osobą rejestrującą może być na przykład pracownik szpitala, uczelni, firmy lub innej instytucji finansującej udział.
Każdy członek grupy zostaje zapisany jako osobny uczestnik i może otrzymać własny kod QR, certyfikat oraz wiadomości organizacyjne. Rozliczenie całej grupy może być natomiast przypisane do osoby zgłaszającej, która otrzymuje jedną fakturę obejmującą zarejestrowanych uczestników.