Jeden system do obsługi procesu sponsoringu lekarzy
Finansowanie udziału lekarzy w wydarzeniach wymaga koordynacji zgłoszeń, budżetów, limitów, dokumentów, noclegów i komunikacji. Poszczególne etapy mogą również wymagać akceptacji różnych osób zgodnie z procedurami obowiązującymi w organizacji.
CONREGO Pharma pozwala prowadzić te działania w jednym systemie. Platformę konfigurujemy zgodnie ze strukturą firmy, przyjętym obiegiem decyzji oraz zakresem danych i dokumentów wymaganych w procesie sponsoringowym.
Dzięki temu administratorzy mogą sprawdzać aktualny status zgłoszenia, wykorzystanie dostępnych limitów oraz wykonane czynności bez łączenia informacji z wielu arkuszy, wiadomości i systemów.
Z naszego systemu korzystają:
Najważniejsze funkcjonalności CONREGO Pharma
Każda firma może skonfigurować platformę zgodnie z własną strukturą, procedurami oraz sposobem finansowania udziału lekarzy w wydarzeniach.
Rejestracja i zarządzanie zgłoszeniami
System obsługuje zgłoszenia lekarzy oraz pracowników zaangażowanych w proces sponsoringowy. Formularze mogą zawierać wymagane dane zawodowe, informacje dotyczące wydarzenia, zgody i dokumenty.
Administratorzy mogą wyszukiwać i edytować zgłoszenia, sprawdzać ich aktualny status oraz wykonywać zadania przypisane do swojej roli w procesie.
Budżety, limity i umowy sponsoringowe
CONREGO Pharma pozwala przypisywać koszty do wydarzeń, uczestników, regionów lub innych jednostek wykorzystywanych w organizacji.
Możesz definiować limity liczby uczestników, noclegów i poszczególnych świadczeń, a także generować spersonalizowane umowy sponsoringowe na podstawie danych zapisanych w systemie.
Obsługa noclegów
Platforma wspiera zarządzanie pulą miejsc hotelowych, preferencjami uczestników oraz przydziałem osób do pokoi.
Administratorzy mogą kontrolować dostępność noclegów, tworzyć przydziały zgodnie z ustalonymi zasadami i w razie potrzeby wprowadzać ręczne zmiany.
Komunikacja z uczestnikami i pracownikami
System umożliwia wysyłanie wiadomości e-mail i SMS-ów związanych ze statusem zgłoszenia, dokumentami, terminami i szczegółami wydarzenia.
Komunikaty mogą być kierowane do wybranych osób lub grup na podstawie danych i statusów zapisanych w platformie.
Raporty i dokumentacja
CONREGO Pharma pozwala przygotowywać raporty finansowe, zestawienia kosztów oraz dane potrzebne do realizacji obowiązków związanych między innymi z Raportem Przejrzystości i PIT-11.
Platforma wspiera również zarządzanie zgodami, uprawnieniami administratorów, historią operacji i zasadami retencji danych.
Wdrożenie, bezpieczeństwo i wsparcie
CONREGO Pharma jest wdrażane i konfigurowane zgodnie ze strukturą organizacji, rolami administratorów oraz przyjętym obiegiem zgłoszeń i decyzji.
Dostęp do poszczególnych danych i funkcji może być ograniczony za pomocą uprawnień administratorów. System zapisuje historię wykonywanych operacji i może wspierać realizację przyjętej przez firmę polityki retencji danych.
W ramach współpracy zapewniamy szkolenia dla administratorów, wsparcie techniczne oraz rozwój i aktualizacje platformy. System działa w modelu chmurowym i jest dostępny przez przeglądarkę internetową dla uprawnionych administratorów.
Chcesz uporządkować proces sponsoringu udziału lekarzy?
Umów prezentację CONREGO Pharma. Pokażemy, jak platforma może wspierać obsługę zgłoszeń, budżetów, limitów, umów sponsoringowych, noclegów, komunikacji i raportów.
Podczas spotkania omówimy strukturę oraz procedury obowiązujące w Twojej organizacji i przedstawimy możliwy zakres konfiguracji systemu.
Najczęściej zadawane pytania
Tak. Platformę konfigurujemy zgodnie ze strukturą organizacji, rolami administratorów oraz przyjętym obiegiem zgłoszeń i decyzji.
Wdrożenie może obejmować między innymi dodatkowe etapy akceptacji, niestandardowe raporty oraz integracje z systemami wykorzystywanymi w firmie. Możliwość realizacji zmian i integracji każdorazowo analizujemy przed przygotowaniem oferty.
Tak. W CONREGO Pharma możesz rejestrować koszty związane z finansowaniem udziału lekarzy i przypisywać je do wydarzeń, uczestników, regionów lub innych jednostek stosowanych w organizacji.
Administratorzy mogą sprawdzać wykorzystanie budżetów i limitów oraz przygotowywać raporty finansowe według skonfigurowanych kryteriów.
Tak. Na podstawie przygotowanego szablonu oraz danych zapisanych w systemie CONREGO Pharma może generować spersonalizowane umowy sponsoringowe dla lekarzy.
Treść dokumentów, wymagane pola i zasady ich wykorzystania są ustalane podczas wdrożenia. Za zgodność wzorów umów z przepisami oraz procedurami firmy odpowiada organizacja korzystająca z platformy.
Lekarz może zarejestrować się samodzielnie albo zostać zgłoszony przez przedstawiciela medycznego lub administratora, zależnie od procedur obowiązujących w firmie.
Formularz może kontrolować poprawność formatu wybranych danych i wymaganych identyfikatorów. Weryfikacja numeru prawa wykonywania zawodu w bazie Naczelnej Izby Lekarskiej jest możliwa po skonfigurowaniu odpowiedniej integracji.
Po przesłaniu zgłoszenia lekarz może otrzymać wiadomość potwierdzającą oraz informacje o kolejnych etapach procesu.
Tak. Limity można określać między innymi dla wydarzeń, regionów, grup uczestników oraz poszczególnych świadczeń.
Mogą one obejmować na przykład liczbę sponsorowanych uczestników, noclegów, przejazdów lub innych elementów finansowanych przez firmę. Zakres limitów jest dopasowywany do przyjętego procesu.
Tak. Platforma pozwala zarządzać pulą miejsc hotelowych, zbierać preferencje uczestników oraz przypisywać osoby do pokoi.
Administratorzy mogą sprawdzać dostępność miejsc, tworzyć przydziały zgodnie z ustalonymi zasadami i ręcznie modyfikować rezerwacje, gdy wymaga tego sytuacja.
CONREGO Pharma umożliwia przygotowywanie raportów finansowych, zestawień kosztów sponsoringu oraz danych potrzebnych do Raportu Przejrzystości i realizacji obowiązków związanych z PIT-11.
Zakres raportów może być dopasowany do struktury firmy, stosowanych procedur oraz informacji gromadzonych w platformie.
Tak. CONREGO Pharma może wysyłać wiadomości e-mail i SMS-y związane między innymi ze statusem zgłoszenia, przyznanym finansowaniem, wymaganymi dokumentami, terminami i informacjami organizacyjnymi.
Komunikaty mogą być uruchamiane na określonych etapach procesu albo wysyłane przez administratora do wybranych osób i grup.
Platforma pozwala zarządzać zgodami, ograniczać dostęp administratorów do wybranych danych i funkcji, rejestrować historię operacji oraz realizować skonfigurowane zasady retencji danych.
Firma korzystająca z CONREGO Pharma odpowiada za określenie podstawy przetwarzania danych, zakres pozyskiwanych informacji, treść klauzul i dokumentów oraz prawidłowe nadanie uprawnień administratorom.
Tak. Zakres dostępu administratora można dopasować do jego roli w procesie oraz struktury organizacji.
Przedstawiciel medyczny może na przykład obsługiwać zgłoszenia przypisane do swojego regionu, osoba zatwierdzająca - podejmować decyzje na określonym etapie, a dział finansowy - korzystać z danych potrzebnych do rozliczeń i raportowania. Szczegółowy podział ról i uprawnień ustalamy podczas wdrożenia.
Tak. CONREGO Pharma rejestruje operacje wykonywane przez administratorów, co pozwala sprawdzić przebieg obsługi zgłoszenia oraz historię podejmowanych działań.
Zakres zapisywanych informacji zależy od rodzaju operacji i konfiguracji platformy. Historia ułatwia kontrolę procesu, wyjaśnianie zmian oraz weryfikację, na jakim etapie znajduje się dane zgłoszenie.
Wdrożenie rozpoczynamy od analizy procedur firmy, struktury organizacyjnej oraz sposobu obsługi sponsoringu lekarzy.
Następnie konfigurujemy obieg zgłoszeń, role administratorów, formularze, limity, dokumenty, komunikację i raporty. Po przeprowadzeniu testów szkolimy wskazane osoby i uruchamiamy platformę zgodnie z uzgodnionym harmonogramem.
Zakres oraz czas wdrożenia ustalamy indywidualnie, ponieważ zależą one od stopnia rozbudowania procesu i potrzeb organizacji.