Ein System für den gesamten Prozess des Arztsponsorings
Die Finanzierung der Arztteilnahme an Veranstaltungen erfordert die Koordination von Anmeldungen, Budgets, Limits, Dokumenten, Übernachtungen und Kommunikation. Einzelne Etappen können zudem die Freigabe unterschiedlicher Personen erfordern, entsprechend den in der Organisation geltenden Verfahren.
Mit CONREGO Pharma führen Sie diese Aufgaben in einem System. Die Plattform konfigurieren wir entsprechend der Unternehmensstruktur, dem etablierten Entscheidungsweg sowie dem Umfang der Daten und Dokumente, die im Sponsoringprozess erforderlich sind.
So können Administratoren den aktuellen Status einer Anmeldung, die Ausschöpfung der verfügbaren Limits sowie die ausgeführten Vorgänge prüfen, ohne Informationen aus mehreren Tabellen, Nachrichten und Systemen zusammenzuführen.
Unser System nutzen:
Die wichtigsten Funktionen von CONREGO Pharma
Jedes Unternehmen kann die Plattform entsprechend der eigenen Struktur, den eigenen Verfahren und der Art der Finanzierung der Arztteilnahme an Veranstaltungen konfigurieren.
Anmeldung und Verwaltung der Anmeldungen
Das System verarbeitet Anmeldungen von Ärzten sowie von Mitarbeitenden, die in den Sponsoringprozess eingebunden sind. Die Formulare können die erforderlichen Berufsangaben, Informationen zur Veranstaltung, Einwilligungen und Dokumente enthalten.
Administratoren können Anmeldungen suchen und bearbeiten, ihren aktuellen Status prüfen und die ihrer Rolle im Prozess zugewiesenen Aufgaben ausführen.
Budgets, Limits und Sponsoringverträge
CONREGO Pharma ermöglicht die Zuordnung von Kosten zu Veranstaltungen, Teilnehmern, Regionen oder weiteren in der Organisation verwendeten Einheiten.
Sie können Limits für die Zahl der Teilnehmer, für Übernachtungen und für einzelne Leistungen festlegen sowie personalisierte Sponsoringverträge auf Basis der im System gespeicherten Daten erzeugen.
Verwaltung der Übernachtungen
Die Plattform unterstützt die Verwaltung des Zimmerkontingents, der Präferenzen der Teilnehmer sowie die Zuordnung von Personen zu Zimmern.
Administratoren können die Verfügbarkeit der Übernachtungen prüfen, Zuordnungen nach den festgelegten Regeln erstellen und bei Bedarf manuelle Änderungen vornehmen.
Kommunikation mit Teilnehmern und Mitarbeitenden
Das System kann E-Mails und SMS zum Status einer Anmeldung, zu Dokumenten, Terminen und Einzelheiten der Veranstaltung versenden.
Die Nachrichten lassen sich anhand der in der Plattform gespeicherten Daten und Status an ausgewählte Personen oder Gruppen richten.
Berichte und Dokumentation
Mit CONREGO Pharma erstellen Sie Finanzberichte, Kostenauswertungen sowie die Daten, die unter anderem für den Transparenzbericht und für Pflichten rund um das polnische Steuerformular PIT-11 benötigt werden.
Die Plattform unterstützt außerdem die Verwaltung von Einwilligungen, Administratorberechtigungen, dem Vorgangsverlauf und den Regeln zur Datenaufbewahrung.
Implementierung, Sicherheit und Support
CONREGO Pharma wird entsprechend der Struktur der Organisation, den Rollen der Administratoren sowie dem etablierten Ablauf von Anmeldungen und Entscheidungen implementiert und konfiguriert.
Der Zugriff auf einzelne Daten und Funktionen lässt sich über Administratorberechtigungen einschränken. Das System zeichnet den Verlauf der ausgeführten Vorgänge auf und kann die vom Unternehmen festgelegte Richtlinie zur Datenaufbewahrung unterstützen.
Im Rahmen der Zusammenarbeit bieten wir Schulungen für Administratoren, technischen Support sowie die Weiterentwicklung und Aktualisierung der Plattform. Das System läuft im Cloud-Modell und ist für berechtigte Administratoren über den Webbrowser erreichbar.
Möchten Sie den Prozess des Arztsponsorings ordnen?
Vereinbaren Sie eine Präsentation von CONREGO Pharma. Wir zeigen Ihnen, wie die Plattform die Abwicklung von Anmeldungen, Budgets, Limits, Sponsoringverträgen, Übernachtungen, Kommunikation und Berichten unterstützen kann.
Im Gespräch besprechen wir die Struktur und die Verfahren Ihrer Organisation und stellen den möglichen Umfang der Systemkonfiguration dar.
Häufig gestellte Fragen
Ja. Wir konfigurieren die Plattform entsprechend der Struktur der Organisation, den Rollen der Administratoren sowie dem etablierten Ablauf von Anmeldungen und Entscheidungen.
Eine Implementierung kann unter anderem zusätzliche Freigabestufen, individuelle Berichte sowie Integrationen mit den im Unternehmen eingesetzten Systemen umfassen. Ob sich Änderungen und Integrationen umsetzen lassen, prüfen wir jeweils vor der Erstellung eines Angebots.
Ja. In CONREGO Pharma erfassen Sie die Kosten der Finanzierung der Arztteilnahme und ordnen sie Veranstaltungen, Teilnehmern, Regionen oder weiteren in der Organisation verwendeten Einheiten zu.
Administratoren können die Ausschöpfung von Budgets und Limits prüfen und Finanzberichte nach den konfigurierten Kriterien erstellen.
Ja. Auf Basis einer vorbereiteten Vorlage und der im System gespeicherten Daten kann CONREGO Pharma personalisierte Sponsoringverträge für Ärzte erzeugen.
Der Inhalt der Dokumente, die erforderlichen Felder und die Regeln ihrer Verwendung werden während der Implementierung festgelegt. Für die Übereinstimmung der Vertragsmuster mit den Vorschriften und den Unternehmensverfahren ist die Organisation verantwortlich, die die Plattform nutzt.
Ein Arzt kann sich selbst anmelden oder von einem Pharmareferenten beziehungsweise einem Administrator angemeldet werden, je nach den im Unternehmen geltenden Verfahren.
Das Formular kann die Formatrichtigkeit ausgewählter Angaben und erforderlicher Kennungen prüfen. Die Prüfung der Nummer der Berufszulassung im Register der polnischen Ärztekammer ist möglich, sobald die entsprechende Integration konfiguriert ist.
Nach dem Absenden der Anmeldung kann der Arzt eine Bestätigung sowie Informationen zu den weiteren Etappen des Prozesses erhalten.
Ja. Limits lassen sich unter anderem für Veranstaltungen, Regionen, Teilnehmergruppen sowie einzelne Leistungen festlegen.
Sie können etwa die Zahl der gesponserten Teilnehmer, der Übernachtungen, der Fahrten oder weiterer vom Unternehmen finanzierter Positionen umfassen. Der Umfang der Limits wird auf den etablierten Prozess abgestimmt.
Ja. Die Plattform ermöglicht die Verwaltung des Zimmerkontingents, die Erfassung der Präferenzen der Teilnehmer sowie die Zuordnung von Personen zu Zimmern.
Administratoren können die Verfügbarkeit der Plätze prüfen, Zuordnungen nach den festgelegten Regeln erstellen und Buchungen manuell anpassen, wenn die Situation es erfordert.
Mit CONREGO Pharma erstellen Sie Finanzberichte, Auswertungen der Sponsoringkosten sowie die Daten, die für den Transparenzbericht und für Pflichten rund um das polnische Steuerformular PIT-11 benötigt werden.
Der Umfang der Berichte lässt sich an die Unternehmensstruktur, die angewandten Verfahren und die in der Plattform erfassten Informationen anpassen.
Ja. CONREGO Pharma kann E-Mails und SMS versenden, die unter anderem den Status einer Anmeldung, die gewährte Finanzierung, erforderliche Dokumente, Termine und organisatorische Hinweise betreffen.
Die Nachrichten lassen sich zu bestimmten Etappen des Prozesses auslösen oder von einem Administrator an ausgewählte Personen und Gruppen versenden.
Die Plattform ermöglicht die Verwaltung von Einwilligungen, die Beschränkung des Administratorzugriffs auf ausgewählte Daten und Funktionen, die Aufzeichnung des Vorgangsverlaufs sowie die Umsetzung der konfigurierten Regeln zur Datenaufbewahrung.
Das Unternehmen, das CONREGO Pharma nutzt, ist für die Festlegung der Rechtsgrundlage der Verarbeitung, den Umfang der erhobenen Informationen, den Wortlaut der Klauseln und Dokumente sowie die korrekte Vergabe der Berechtigungen an Administratoren verantwortlich.
Ja. Der Zugriffsumfang eines Administrators lässt sich an seine Rolle im Prozess und an die Struktur der Organisation anpassen.
Ein Pharmareferent kann beispielsweise die Anmeldungen seiner Region bearbeiten, eine freigebende Person zu einer bestimmten Etappe entscheiden und die Finanzabteilung die für Abrechnung und Reporting nötigen Daten nutzen. Die genaue Aufteilung von Rollen und Berechtigungen legen wir während der Implementierung fest.
Ja. CONREGO Pharma protokolliert die von Administratoren ausgeführten Vorgänge, sodass sich der Ablauf der Bearbeitung einer Anmeldung sowie der Verlauf der getroffenen Maßnahmen nachvollziehen lässt.
Der Umfang der aufgezeichneten Informationen hängt von der Art des Vorgangs und der Konfiguration der Plattform ab. Der Verlauf erleichtert die Kontrolle des Prozesses, die Klärung von Änderungen sowie die Prüfung, in welcher Etappe sich eine Anmeldung befindet.
Wir beginnen die Implementierung mit der Analyse der Unternehmensverfahren, der Organisationsstruktur sowie der Art, wie das Arztsponsoring abgewickelt wird.
Anschließend konfigurieren wir den Ablauf der Anmeldungen, die Administratorrollen, die Formulare, die Limits, die Dokumente, die Kommunikation und die Berichte. Nach den Tests schulen wir die benannten Personen und starten die Plattform gemäß dem vereinbarten Zeitplan.
Umfang und Dauer der Implementierung legen wir individuell fest, da sie vom Umfang des Prozesses und den Anforderungen der Organisation abhängen.