Wenn personalisierte Dokumente für viele Teilnehmer entstehen sollen
Bei wenigen Teilnehmern lassen sich Namensschilder, Tickets oder Zertifikate noch von Hand ausfüllen. Bei einigen Hundert Anmeldungen entstehen dabei schnell Tippfehler, veraltete Angaben, die falsche Ticketvariante oder ein Dokument, das an die falsche Person geht.
In CONREGO entsteht das PDF-Dokument aus den im System gespeicherten Daten - erfasst bei der Anmeldung oder importiert aus einer Tabelle. Eine einmal erstellte Vorlage nutzen Sie für eine einzelne Person, eine ausgewählte Gruppe oder die gesamte Teilnehmerliste.
Wie funktioniert die Dokumentenpersonalisierung in CONREGO?
Bereiten Sie das grafische Design des Dokuments vor
Sie laden Ihr eigenes Design als PDF hoch und verwenden es als Hintergrund des Dokuments. Es sollte alle festen Elemente enthalten, etwa Logo, Farben, Rahmen und die übrigen Elemente der visuellen Identität Ihrer Veranstaltung.
Ebenso können Sie mit einer leeren Vorlage beginnen und das Dokumentformat selbst festlegen.
Ergänzen Sie Felder mit Teilnehmerdaten
Auf dem Design markieren Sie die Stellen, an denen Daten aus dem System erscheinen sollen, zum Beispiel Vor- und Nachname, Firma, Position, Teilnehmerkategorie, Teilnahmevariante oder ein individueller QR-Code.
Sie wählen Schriftart, Größe und Farbe des Textes und platzieren jedes Feld genau auf dem Dokument.
Verbinden Sie die Vorlage mit der Anmeldung oder dem Check-in-Modul
Dieselbe Vorlage dient wahlweise als Ticket, Namensschild, Zertifikat, Etikett oder Dauerkarte. Das Dokument lässt sich an eine E-Mail anhängen, für eine ausgewählte Teilnehmergruppe erzeugen oder während der Betreuung am Empfang drucken.
In jedem Fall füllt das System es mit den Daten des jeweiligen Teilnehmers aus.
Erzeugen, versenden oder drucken Sie die Dokumente
Sie erstellen eine gesammelte, mehrseitige PDF-Datei für eine ausgewählte Gruppe, versenden einzelne Dokumente per E-Mail oder drucken ein einzelnes Namensschild am Empfang.
Der Druck kann automatisch nach der Anwesenheitserfassung starten oder manuell durch Ihre Mitarbeitenden ausgelöst werden.
Nicht nur Namensschilder - auch Tickets, Zertifikate und Gutscheine
Das Modul Dokumentenpersonalisierung nutzen Sie für verschiedenste Materialien rund um die Teilnahme an Ihrer Veranstaltung.
Aus den Teilnehmerdaten erzeugen Sie unter anderem:
- Tickets und Eintrittskarten,
- Konferenz-Namensschilder,
- Teilnahmezertifikate,
- Catering-Karten,
- Coupons und Gutscheine,
- Etiketten,
- weitere PDF-Dokumente, die einer bestimmten Person zugeordnet sind.
Enthält ein Dokument Teilnehmerdaten, eine Teilnahmevariante oder einen individuellen QR-Code, kann CONREGO es automatisch aus den im System gespeicherten Informationen ausfüllen.
Das PDF-Personalisierungsmodul und Beispiel eines personalisierten Teilnehmer-Badges.
Dokumente, die auch bei Änderungen in letzter Minute aktuell bleiben
Teilnehmerdaten können sich bis zum Veranstaltungstag ändern. Jemand korrigiert den Nachnamen oder die Firma, wählt einen anderen Workshop, meldet sich später an oder erscheint erst vor Ort.
In CONREGO entsteht ein Namensschild, ein Ticket oder ein Zertifikat aus den aktuellen Daten im System. Sie erzeugen oder drucken ein Dokument genau dann, wenn es gebraucht wird, statt sämtliche Materialien lange im Voraus vorzubereiten.
Tickets und Namensschilder als Teil eines Prozesses
Nach Abschluss der Anmeldung erhält ein Teilnehmer automatisch eine Nachricht mit einem personalisierten Ticket und einem individuellen QR-Code. Derselbe Code lässt sich anschließend beim Check-in oder bei der Zugangskontrolle verwenden.
Wird vor Ort ein Namensschild benötigt, erzeugen und drucken Ihre Mitarbeitenden es aus denselben im System gespeicherten Daten.
So bleiben die Angaben zum Teilnehmer, sein Ticket und die am Empfang genutzten Dokumente miteinander verbunden, ohne dass separate Listen nötig sind.
Was Sie über die Dokumentenpersonalisierung wissen sollten
CONREGO ermöglicht es, Teilnehmerdaten, QR-Codes und weitere Felder aus dem System auf einem Dokument zu platzieren. Es dient jedoch nicht dazu, das als PDF-Hintergrund hochgeladene grafische Design zu bearbeiten.
Feste Elemente wie Logo, Grafiken, Farben und Rahmen bereiten Sie vorab in einem Grafikprogramm vor und laden sie dann als fertiges Design in CONREGO hoch.
Derzeit gilt für das System:
- Fotos, die Teilnehmer eingereicht haben, werden nicht auf den erzeugten Dokumenten platziert,
- das elektronische Signieren von PDF-Dateien wird nicht unterstützt,
- für einen einzelnen Teilnehmer entsteht ein einseitiges Dokument.
Für eine ausgewählte Teilnehmergruppe lässt sich hingegen eine gesammelte, mehrseitige PDF-Datei erstellen, in der jede Seite das Dokument einer anderen Person enthält.
Möchten Sie Dokumente ohne manuelles Ausfüllen vorbereiten?
In CONREGO erstellen Sie einmal eine Vorlage, und das System füllt sie mit den aktuellen Teilnehmerdaten. So erzeugen, versenden und drucken Sie Tickets, Namensschilder, Zertifikate und weitere personalisierte PDF-Dokumente.
Häufig gestellte Fragen
Sie können unter anderem Tickets, Konferenz-Namensschilder, Teilnahmezertifikate, Catering-Karten, Coupons, Etiketten sowie weitere PDF-Dokumente mit teilnehmerbezogenen Daten erstellen.
Ja. Sie erstellen ein Design im PDF-Format und laden es in CONREGO als Hintergrund des Dokuments hoch. Anschließend platzieren Sie darauf Felder, die automatisch mit Teilnehmerdaten gefüllt werden, etwa mit Vor- und Nachname, Firmenname oder QR-Code.
Nein. CONREGO dient nicht dazu, die in einer PDF-Datei gespeicherte Grafik zu bearbeiten. Sie können jedoch die Datenfelder frei platzieren, ausrichten und das Aussehen des darin dargestellten Textes bestimmen.
Möchten Sie Logo, Farben, Rahmen oder andere grafische Elemente des Hintergrunds ändern, korrigieren Sie das Design im Grafikprogramm und laden es erneut ins System hoch.
Ja. Sie wählen Teilnehmer manuell oder über Filter aus und erzeugen anschließend eine mehrseitige PDF-Datei. Jede ihrer Seiten enthält das Dokument einer anderen Person.
Ja. Ein PDF-Dokument kann automatisch mit den Daten des jeweiligen Teilnehmers gefüllt und an eine aus CONREGO versendete Nachricht angehängt werden. So verschicken Sie unter anderem Tickets, Namensschilder und Zertifikate.
Ja. Das Modul Dokumentenpersonalisierung ist mit dem Check-in-Modul verbunden. Sie legen fest, welches Dokument nach der Anwesenheitserfassung automatisch gedruckt werden soll, oder starten den Druck manuell.
Für den Druck vor Ort benötigen Sie einen entsprechend konfigurierten Computerplatz und einen Drucker.
Ein Teilnehmer kann ein Foto über das Anmeldeformular einreichen, CONREGO kann dieses Foto derzeit jedoch nicht automatisch auf dem erzeugten PDF-Dokument platzieren.
Nein. CONREGO unterstützt derzeit kein elektronisches Signieren der erzeugten PDF-Dateien.
Ja. In der Dokumentvorlage platzieren Sie einen QR-Code, der einem bestimmten Teilnehmer zugeordnet ist. Derselbe Code lässt sich beim Check-in, bei der Zugangskontrolle oder bei der Ausgabe ausgewählter Leistungen verwenden.
Der QR-Code kann unter anderem auf einem per E-Mail versendeten Ticket, auf einem Konferenz-Namensschild oder auf einem am Empfang gedruckten Etikett erscheinen.
Ja. Sie können getrennte Dokumentvorlagen anlegen, zum Beispiel für Standardteilnehmer, Referenten, Aussteller, Personal oder VIP-Gäste.
Bei der Konfiguration des Drucks am Empfang legen Sie fest, welche Vorlage für welche Teilnehmerkategorie verwendet wird. Die einzelnen Dokumente können sich in Aussehen, Farbgebung, Aufbau und Umfang der dargestellten Daten unterscheiden.
Auf dem Dokument platzieren Sie Felder, die im Anmeldeformular verfügbar sind, zum Beispiel:
- Vor- und Nachname,
- Firmenname,
- Position,
- Teilnehmerkategorie,
- gewählte Teilnahmevariante,
- Informationen zu Workshops oder Sessions,
- individueller QR-Code,
- weitere bei der Anmeldung erfasste Daten.
Jedes Feld lässt sich passend platzieren, und Sie bestimmen das Aussehen des darin dargestellten Textes.
Ja. Nach der Korrektur der Daten im System erzeugen oder drucken Sie ein Dokument mit den aktuellen Informationen erneut.
Im Empfangsmodul kann der Druck auch automatisch starten, nachdem Änderungen an den Teilnehmerdaten gespeichert oder dem Teilnehmer ein neuer QR-Code zugewiesen wurde.
Ja. Die Vorlage erstellen Sie auf Basis Ihres eigenen Designs im PDF-Format oder als leeres Dokument mit in Millimetern angegebenen Maßen.
So passen Sie das Dokument an das Format des Namensschilds, an ein Selbstklebeetikett und an die Möglichkeiten des eingesetzten Druckers an.
CONREGO erzeugt für einen einzelnen Teilnehmer ein einseitiges PDF-Dokument. Das System erstellt nicht automatisch zwei getrennte Seiten eines Dokuments für dieselbe Person.
Soll ein Namensschild beidseitig gedruckt werden, sind die Gestaltung des Designs und die Druckkonfiguration an das verwendete Format und den Drucker anzupassen.