Personalisierung von PDF-Dokumenten

Erstellen Sie automatisch personalisierte Namensschilder, Tickets und Zertifikate mit Teilnehmerdaten – schnell, fehlerfrei und im Einklang mit Ihrem Event-Branding.

Unsere Teilnehmermanagement-Software enthält ein Modul zur Personalisierung von Dokumenten auf Basis Ihres individuellen PDF-Designs und der Teilnehmerdaten – entweder durch den Import einer XLS-Datei oder durch Anmeldungen über das Registrierungsformular.

Welche Dokumente können mit CONREGO personalisiert werden?

Als Veranstalter benötigen Sie volle Flexibilität – daher beschränken wir die Nutzungsmöglichkeiten nicht auf eine feste Dokumentengruppe. Am häufigsten wird dieses Modul für die Personalisierung folgender PDF-Dokumente verwendet:

  • Eintrittskarten und Tickets,
  • Konferenz-Badges,
  • Zertifikate zur Bestätigung der Veranstaltungsteilnahme,
  • Gutscheine für Catering und andere Dienstleistungen,
  • Lose für Abstimmungen und Gewinnspiele.
Namensschilder für Konferenzteilnehmer

Einfache Dokumentenpersonalisierung

Es reicht aus, eine PDF-Datei mit dem grafischen Design (Hintergrund) des Dokuments hochzuladen. Als Hintergrund gelten alle festen, teilnehmerunabhängigen Elemente, z. B. Logos. Anschließend können Sie Textblöcke für Teilnehmerinformationen hinzufügen und mit den Feldern des Formulars verknüpfen. Der PDF-Vorlageneditor unterstützt jede Google Web Font und ermöglicht die Verwendung beliebiger Schriftfarben.

Modul zur Personalisierung von Teilnehmer-Badges im CONREGO-System Beispiel eines personalisierten Teilnehmer-Badges im CONREGO-System

Das PDF-Personalisierungsmodul und Beispiel eines personalisierten Teilnehmer-Badges.

Verwendung von Vorlagen

Die vorbereitete PDF-Vorlage kann auf verschiedene Weise genutzt werden:

  • Generierung einer mehrseitigen PDF-Datei mit einzelnen Badges für Teilnehmer der ausgewählten Zielgruppe auf separaten Seiten,
  • Anhängen der automatisch generierten PDF-Dateien an E-Mails, die über CONREGO an Teilnehmer gesendet werden,
  • Generierung und Druck einzelner Badges während der Event-Check-in – der Druck kann automatisch bei der Anwesenheitsbestätigung oder manuell auf Anfrage ausgelöst werden.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich Teilnehmerfotos sammeln und auf den Eintrittskarten platzieren?

Teilnehmer können ihre Fotos über das CONREGO-System hochladen, jedoch bietet die aktuelle Version keine Möglichkeit, das hochgeladene Foto in einem generierten PDF-Dokument wie einem Badge oder Ticket zu platzieren.

Kann ich mehrseitige PDF-Dateien für einen einzelnen Teilnehmer generieren (z. B. Verträge)?

Das Dokumentenpersonalisierungsmodul ermöglicht die Erstellung einseitiger PDF-Dateien für einzelne Teilnehmer auf Basis ihrer Daten. Mehrseitige Dateien können nur für Teilnehmergruppen generiert werden.

Kann ich mein eigenes Logo und grafische Elemente in die PDF-Dokumente einfügen?

Ja, Sie müssen sie nur in Ihr Dokumentenlayout integrieren und als Hintergrund für die Personalisierung in CONREGO verwenden.

Kann ich das Layout und den Inhalt von PDF-Dokumenten im Editor bearbeiten?

CONREGO erlaubt keine Bearbeitung einer bereits importierten PDF-Datei, aber Sie können Datenfelder im Dokument frei platzieren und mit dem Lineal ausrichten. Wenn Sie ein Dokument von Grund auf ohne eine eigene PDF-Datei erstellen, können Sie zusätzlich das Seitenformat während der Bearbeitung ändern.

Kann ich PDF-Dokumente für alle Teilnehmer in großen Mengen generieren?

Ja, basierend auf einer vorbereiteten Vorlage können Sie eine einzelne PDF-Datei mit z. B. 500 Seiten generieren, wobei jede Seite die personalisierten Daten eines Teilnehmers enthält. Die Teilnehmergruppe kann manuell oder über einen Filter erstellt werden.

Können PDF-Dateien elektronisch signiert werden?

Derzeit bietet CONREGO diese Funktion nicht an.

Unterstützt das Modul dynamische Datenfelder aus dem Registrierungsformular?

Ja, das ist die Kernfunktion des PDF-Personalisierungsmoduls. Sie können dynamische Felder hinzufügen, die mit den Daten aus dem Registrierungsformular verknüpft sind, sodass für jeden Teilnehmer automatisch ein individuelles PDF generiert wird.

Kann ich PDF-Dokumente direkt aus dem CONREGO-System drucken?

Ja, das PDF-Personalisierungsmodul ist mit dem Check-in-Modul integriert. Sie können festlegen, welche PDF-Vorlagen automatisch oder manuell beim Teilnehmer-Check-in vor Ort gedruckt werden sollen.