Jak ograniczyć rejestrację do zaproszonych gości?
Przy wydarzeniu zamkniętym publiczny formularz może zostać udostępniony osobom spoza planowanej listy gości. Zbieranie potwierdzeń e-mailem wymaga natomiast ręcznego aktualizowania danych i sprawdzania, kto przyjął zaproszenie, kto zgłosił osobę towarzyszącą oraz do których stref powinien mieć dostęp.
W CONREGO rejestrację możesz udostępnić za pomocą indywidualnych linków przypisanych do zaproszonych osób. Wszystkie odpowiedzi trafiają do jednej bazy, w której sprawdzisz status zgłoszenia i wybierzesz gości, którym chcesz wysłać przypomnienie.
Jak działa rejestracja na zaproszenie w CONREGO?
Przykładowy proces obsługi wydarzenia zamkniętego - od przygotowania listy gości po recepcję i kontrolę dostępu.
Importujesz listę gości
Wgrywasz do systemu bazę osób, które chcesz zaprosić, na przykład gości honorowych, partnerów, przedstawicieli mediów lub klientów.
Dane możesz podzielić na grupy, aby przygotować dla nich różne formularze, wiadomości, warunki udziału i zakres dostępu.
Wysyłasz imienne zaproszenia
Każdy gość otrzymuje spersonalizowaną wiadomość z indywidualnym linkiem do rejestracji. Formularz może być częściowo uzupełniony wcześniej zaimportowanymi danymi, dzięki czemu zaproszona osoba musi jedynie je sprawdzić i podać brakujące informacje.
Do osób, które jeszcze nie odpowiedziały, możesz później wysłać osobne przypomnienie.
Ograniczasz rejestrację do zaproszonych osób
Formularz nie musi być dostępny publicznie. Do rejestracji prowadzi indywidualny link przypisany do konkretnego gościa.
W panelu sprawdzisz, kto zakończył rejestrację, kto odmówił udziału, a czyje zgłoszenie nadal nie zostało przesłane.
Obsługujesz gości na recepcji i kontrolujesz dostęp
Na recepcji możesz wyszukać gościa na podstawie jego danych albo zeskanować indywidualny kod QR. Po oznaczeniu obecności obsługa może również wydrukować identyfikator.
Przy wejściach do wybranych sal i stref system pozwala sprawdzić, czy dana osoba ma odpowiednie uprawnienia, oraz zarejestrować jej przejście.
Zaproszenie VIP i rejestracja otwarta w jednym wydarzeniu
W ramach jednego wydarzenia możesz równolegle prowadzić rejestrację otwartą oraz zapisy dostępne wyłącznie na zaproszenie.
Goście honorowi, partnerzy lub przedstawiciele mediów mogą otrzymać imienne zaproszenia z indywidualnymi linkami i częściowo uzupełnionym formularzem. Pozostali uczestnicy zapisują się za pomocą rejestracji ogólnej - płatnej lub bezpłatnej.
Dla każdej grupy możesz przygotować inne formularze, warunki udziału, dostępne opcje i wiadomości. Wszystkie zgłoszenia pozostają jednak w jednej bazie uczestników.
Chcesz uporządkować zaproszenia i listę gości?
Załóż bezpłatne konto testowe i sprawdź, jak w CONREGO działają imienne zaproszenia, indywidualne linki do rejestracji oraz obsługa potwierdzeń udziału.
Konto testowe działa przez 14 dni i nie wymaga podawania danych karty płatniczej. W razie pytań możesz skorzystać ze wsparcia zespołu CONREGO.
Najczęściej zadawane pytania
Tak. Formularz nie musi być udostępniony publicznie. Każdy zaproszony gość otrzymuje indywidualny link prowadzący do przypisanego mu formularza, który może być częściowo uzupełniony wcześniej zaimportowanymi danymi.
Dostęp do formularza opiera się na posiadaniu ważnego linku, dlatego nie należy traktować go jako niezależnego potwierdzenia tożsamości. Dla większej kontroli możesz zablokować edycję wybranych danych, na przykład adresu e-mail, a tożsamość gościa zweryfikować podczas wejścia.
Tak. Możesz włączyć dodatkowy etap, na którym zaproszony wybiera, czy przyjmuje zaproszenie.
Po zaakceptowaniu zostanie skierowany do formularza rejestracyjnego. Odrzucenie zaproszenia spowoduje anulowanie zgłoszenia i wyświetlenie przygotowanej przez organizatora informacji.
Tak. W panelu sprawdzisz statusy zgłoszeń oraz reakcje zaproszonych osób. Pozwala to odróżnić gości, którzy zaakceptowali lub odrzucili zaproszenie, od osób, które nie zakończyły procesu rejestracji.
Do wybranej grupy możesz następnie wysłać osobne przypomnienie lub dodatkową informację organizacyjną.
Tak. Możesz skonfigurować rejestrację grupową, w której zaproszona osoba dodaje dane swojego gościa.
Osoba towarzysząca jest wtedy zapisywana jako oddzielny uczestnik. Może otrzymać własny kod QR i zostać osobno odnotowana na recepcji, a jej zgłoszenie zostanie uwzględnione w limitach miejsc i raportach.
Przy wejściu obsługa skanuje indywidualny kod QR gościa. System sprawdza, czy dana osoba ma prawo wejść do określonej sali lub strefy, na podstawie informacji przypisanych do jej rejestracji.
CONREGO umożliwia ograniczanie użytkownikom dostępu do wybranych części panelu. Możesz również włączyć podwójne uwierzytelnianie oraz ograniczyć możliwość logowania do panelu administracyjnego do wskazanych adresów IP.
Funkcje te pomagają chronić dane gości, ale samo korzystanie z systemu nie zapewnia automatycznie zgodności całego procesu z RODO. Organizator nadal odpowiada między innymi za nadawanie właściwych uprawnień, podstawę przetwarzania danych i treść przekazywanych informacji prawnych.
Tak. W formularzu możesz zablokować edycję wybranych pól, aby dane zaimportowane przez organizatora nie zostały zmienione podczas rejestracji.
Rozwiązanie sprawdza się na przykład wtedy, gdy adres e-mail służy do identyfikacji zaproszonego gościa albo gdy określone informacje powinny pozostać zgodne z przygotowaną wcześniej listą. Pozostałe pola uczestnik może uzupełnić lub poprawić.
Tak. Możesz określić termin zakończenia rejestracji. Po jego upływie gość nie będzie mógł przesłać formularza, nawet jeśli nadal ma indywidualny link z zaproszenia.
Linki zaproszeniowe uwzględniają również ustalone limity miejsc. Jeżeli limit zostanie wykorzystany wcześniej, kolejna osoba próbująca się zarejestrować zobaczy informację o braku dostępnych miejsc.
Tak. Po zakończeniu rejestracji możesz wysłać gościowi osobny link umożliwiający poprawienie lub uzupełnienie danych z formularza.
Przed uzyskaniem dostępu uczestnik musi potwierdzić adres e-mail osoby rejestrującej. Link może działać także dla zgłoszeń opłaconych i zakończonych, ale respektuje termin rejestracji ustalony przez organizatora. Nie umożliwia zmiany danych do faktury, metody płatności ani wcześniej wybranych opcji udziału.
Tak. Goście VIP, partnerzy, prelegenci, przedstawiciele mediów i pozostali zaproszeni mogą otrzymać inne wiadomości oraz indywidualne linki prowadzące do odpowiednich formularzy.