Do czego służy system rejestracji uczestników?
System rejestracji uczestników pozwala zbierać zgłoszenia, przyjmować płatności, wysyłać wiadomości i porządkować dane wszędzie tam, gdzie trzeba obsłużyć większą liczbę osób według określonych zasad.
Najczęściej wykorzystuje się go podczas konferencji, kongresów, szkoleń, targów i innych eventów. Te same funkcje - formularze, statusy zgłoszeń, weryfikacja, powiadomienia i raporty - mogą jednak wspierać również wydarzenia na zaproszenie, projekty medyczne i naukowe, badania ankietowe, konkursy oraz akcje promocyjne typu cashback.
Osiem zastosowań, jeden system
Wybierz zastosowanie najbardziej zbliżone do Twojego procesu. Na każdej stronie znajdziesz opis konfiguracji, potrzebnych modułów oraz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania.
Konferencje i kongresy
Od zaproszeń i sprzedaży biletów po check-in, kontrolę dostępu i raporty frekwencji - najważniejsze etapy obsługi konferencji w jednym systemie.
Szkolenia i kursy
Limity miejsc, płatności i faktury, automatyczne przypomnienia, certyfikaty oraz raporty obecności - bez prowadzenia zapisów w osobnych arkuszach.
Wydarzenia płatne
Rejestracja z płatnością online, automatyczne faktury VAT, kody rabatowe i różne progi cenowe - bez prowizji od sprzedanych biletów.
Wydarzenia na zaproszenie
Imienne zaproszenia z indywidualnymi linkami, prywatna rejestracja i kontrola dostępu - dla gal, spotkań VIP i wydarzeń zamkniętych.
Targi i wydarzenia branżowe
Osobne procesy dla odwiedzających, wystawców i partnerów - z odpowiednimi formularzami, identyfikatorami, strefami dostępu i raportami.
Wydarzenia medyczne i naukowe
Wieloetapowa rejestracja, weryfikacja zgłoszeń, zbieranie wymaganych zgód i dokumentów, certyfikaty oraz raporty dopasowane do potrzeb projektu.
Badania ankietowe i konkursy
Formularze zgłoszeniowe z możliwością przesyłania plików, obsługą statusów, komunikacją i zestawieniami XLSX - także w procesach niezwiązanych bezpośrednio z organizacją wydarzeń.
Akcje cashback i promocje
Formularz z dowodem zakupu, weryfikacja zgłoszeń, automatyczne powiadomienia o statusie i raporty wypłat - z funkcjami wspierającymi prawidłową obsługę danych osobowych.
Dlaczego jeden system wystarcza na tyle zastosowań?
Różne zastosowania opierają się na podobnych elementach: formularzu, statusach zgłoszeń, komunikacji i raportach. W zależności od procesu zmieniają się konfiguracja formularza, zasady obsługi zgłoszeń oraz wykorzystywane moduły.
Formularze dopasowane do Twojego procesu
Samodzielnie określasz pola, etapy i warunki rejestracji - od prostego formularza lub ankiety po wieloetapowe zgłoszenie z różnymi ścieżkami, weryfikacją i płatnością.
Moduły włączasz wtedy, gdy są potrzebne
Płatności, mailing i SMS-y, check-in, kontrola dostępu, identyfikatory oraz raporty możesz wykorzystywać zależnie od potrzeb konkretnego projektu. Nie musisz budować każdego procesu z pełnego zestawu funkcji.
Dane i zgody uporządkowane w jednym systemie
Zgłoszenia, zgody, płatności, dokumenty i dane o frekwencji są przechowywane w CONREGO zamiast w kilku niezależnych narzędziach. Ułatwia to kontrolowanie dostępu do informacji, wyszukiwanie danych oraz obsługę zgód i żądań osób, których dane dotyczą.
Rozwijane na podstawie doświadczeń od 2010 roku
CONREGO jest wykorzystywane od 2010 roku w różnych procesach rejestracji i obsługi uczestników - od konferencji i szkoleń po konkursy oraz akcje promocyjne. Prezentowane zastosowania wynikają z projektów realizowanych przez organizatorów korzystających z systemu.
Masz nietypowy proces rejestracji?
Załóż bezpłatne konto testowe lub umów prezentację. Pokażemy Ci, które funkcje CONREGO mogą wspierać Twój proces i jak dopasować konfigurację systemu do potrzeb projektu.
Najczęściej zadawane pytania
Nie. CONREGO jest jednym systemem, który możesz konfigurować odpowiednio do różnych procesów - na przykład konferencji, cyklu szkoleń, konkursu lub akcji promocyjnej.
W zależności od projektu zmieniają się formularze, statusy zgłoszeń, komunikacja oraz wykorzystywane moduły. Zakres dostępnych funkcji zależy od wybranej subskrypcji.
Tak. Możesz przygotować na przykład płatną rejestrację dla uczestników, osobną ścieżkę na zaproszenie dla gości VIP oraz oddzielny formularz dla prelegentów lub wystawców.
Poszczególne grupy mogą mieć inne formularze, zasady udziału, wiadomości, dokumenty i zakres dostępu.
Możesz założyć bezpłatne konto testowe i sprawdzić system przez 14 dni albo umówić prezentację.
Podczas rozmowy omówimy Twój proces i pokażemy funkcje, które mogą wspierać rejestrację, komunikację, płatności oraz obsługę uczestników.
Tak. Formularze, statusy zgłoszeń, przesyłanie plików, komunikacja i raporty mogą być wykorzystywane również w procesach niezwiązanych bezpośrednio z organizacją wydarzeń.
Pozwala to między innymi przyjmować zgłoszenia, zbierać dowody zakupu lub inne dokumenty, weryfikować ich poprawność i informować uczestników o wyniku.
Tak. System umożliwia między innymi zbieranie zgód i oświadczeń, ograniczanie użytkownikom dostępu do danych oraz przechowywanie zgłoszeń i przesłanych plików w jednym miejscu.
Samo korzystanie z CONREGO nie zapewnia jednak automatycznie zgodności całego procesu z RODO. Organizator odpowiada między innymi za określenie podstawy przetwarzania danych, przygotowanie właściwych treści prawnych oraz odpowiednią konfigurację formularza.
Tak, jeśli wydarzenia korzystają ze zbliżonego procesu rejestracji i mogą działać w ramach tej samej strony, bazy danych oraz identyfikacji wizualnej.
W jednej subskrypcji możesz na przykład obsługiwać cykl podobnych szkoleń albo pozwolić uczestnikowi zapisać się na kilka terminów. Jeżeli projekty wymagają odrębnych stron, formularzy, komunikacji lub brandingu, wygodniejsze będzie utworzenie osobnej subskrypcji dla każdego z nich.
Tak. Subskrypcję możesz sklonować, zachowując jej konfigurację, a następnie dostosować kopię do kolejnej edycji wydarzenia lub podobnego projektu.
Pozwala to ponownie wykorzystać między innymi strukturę formularzy, ustawienia procesu rejestracji i pozostałe elementy konfiguracji, zamiast przygotowywać wszystko od początku.
Tak. W przypadku bezpłatnej rejestracji możesz włączyć weryfikację zgłoszeń. Nowe zgłoszenia otrzymują wtedy status oczekujący, a organizator może je indywidualnie lub zbiorczo zaakceptować albo odrzucić.
Rozwiązanie sprawdza się między innymi przy wydarzeniach z ograniczoną liczbą miejsc, procesach wymagających sprawdzenia danych oraz rejestracjach przeznaczonych dla określonej grupy uczestników.