Każde zgłoszenie wymaga sprawdzenia i rozliczenia
Obsługa akcji cashback nie kończy się na zebraniu formularza. Zespół musi sprawdzić dowód zakupu, zaakceptować lub odrzucić zgłoszenie, przekazać uczestnikowi informację o decyzji, a następnie odnotować przekazanie nagrody.
Gdy dane, załączniki, korespondencja i informacje o wypłatach są przechowywane w kilku narzędziach, trudniej sprawdzić aktualny stan zgłoszenia i przygotować wiarygodne podsumowanie całej akcji.
W CONREGO każde zgłoszenie pozostaje powiązane z przesłanym dowodem zakupu i aktualnym statusem. Akceptacja lub odrzucenie może automatycznie uruchomić odpowiednią wiadomość e-mail, a statusy pomagają zespołowi kontrolować, które zgłoszenia oczekują na weryfikację, rozliczenie lub zamknięcie.
Jak działa obsługa akcji cashback w CONREGO?
Przykładowy proces - od zebrania zgłoszenia i dowodu zakupu po weryfikację, rozliczenie nagrody oraz przygotowanie raportu.
Uczestnik przesyła zgłoszenie z dowodem zakupu
W formularzu przygotowujesz pola na dane wymagane w regulaminie promocji, zgody oraz załącznik z dowodem zakupu. Uczestnik może przesłać na przykład zdjęcie lub skan paragonu albo faktury.
Formularz możesz opublikować na istniejącej stronie promocji lub przygotować stronę akcji bezpośrednio w CONREGO.
Weryfikujesz zgłoszenie i informujesz o decyzji
Pracownik sprawdza dane oraz przesłany dowód zakupu, a następnie akceptuje lub odrzuca zgłoszenie.
Podjęcie decyzji może automatycznie uruchomić odpowiednią wiadomość e-mail. Uczestnik otrzymuje potwierdzenie akceptacji albo informację o odrzuceniu zgodnie z treścią przygotowaną przez organizatora.
Przekazujesz nagrodę i odnotowujesz rozliczenie
Nagroda może zostać przekazana poza systemem, na przykład przelewem, kodem rabatowym lub voucherem. Po jej przekazaniu oznaczasz zgłoszenie odpowiednim statusem.
Dzięki temu zespół może sprawdzić, które zgłoszenia oczekują na weryfikację, przekazanie nagrody lub zakończenie obsługi.
Komunikujesz się z uczestnikami i przygotowujesz raporty
Na podstawie statusów i danych z formularza możesz wybierać odpowiednie grupy uczestników oraz wysyłać im wiadomości e-mail lub SMS.
Zestawienia w formacie XLSX mogą obejmować dane ze zgłoszeń, decyzje oraz zapisane w systemie informacje o rozliczeniu nagród. Możesz wykorzystać je do podsumowania akcji dla klienta lub działu marketingu.
Zgłoszenia, pliki i komunikacja w jednym systemie
Formularze, dowody zakupu, statusy zgłoszeń, wiadomości i raporty są obsługiwane w jednym panelu. Dzięki temu zespół nie musi przenosić danych między różnymi narzędziami i łatwiej może sprawdzić aktualny etap obsługi każdego uczestnika.
CONREGO zapewnia również funkcje wspierające ochronę danych, takie jak zbieranie zgód i ograniczanie dostępu do panelu. Organizator odpowiada natomiast za zakres pozyskiwanych informacji, treść klauzul oraz podstawę ich przetwarzania.
Więcej przykładów podobnych zastosowań znajdziesz na naszym blogu:
Planujesz akcję cashback lub inną promocję?
Załóż bezpłatne konto testowe i sprawdź, jak w CONREGO przygotować formularz, zbierać dowody zakupu, weryfikować zgłoszenia oraz zarządzać komunikacją i informacjami o rozliczeniu nagród.
Możesz także umówić prezentację, podczas której pokażemy najważniejsze funkcje systemu na przykładzie procesu obsługi akcji cashback.
Najczęściej zadawane pytania
Formularz może zawierać pole umożliwiające przesłanie pliku. Uczestnik załącza zdjęcie lub skan paragonu albo faktury bezpośrednio podczas wysyłania zgłoszenia.
Plik pozostaje przypisany do odpowiedniego zgłoszenia i jest dostępny dla upoważnionych użytkowników w panelu CONREGO.
Tak. Jeżeli korzystasz z procesu wymagającego weryfikacji, zaakceptowanie lub odrzucenie zgłoszenia może automatycznie uruchomić odpowiednią wiadomość e-mail.
Treść obu komunikatów przygotowujesz wcześniej, dzięki czemu uczestnik otrzymuje informację dopasowaną do podjętej decyzji.
Po przekazaniu nagrody poza CONREGO możesz oznaczyć zgłoszenie odpowiednim statusem. Pozwala to odróżnić zgłoszenia oczekujące na weryfikację, zaakceptowane i oczekujące na rozliczenie od tych, których obsługa została już zakończona.
Dane możesz filtrować w panelu oraz uwzględnić w raporcie XLSX. Ułatwia to koordynację pracy zespołu i ogranicza ryzyko pominięcia albo ponownego rozliczenia tego samego zgłoszenia.
Nie. Link do formularza możesz umieścić na istniejącej stronie promocji.
Możesz również przygotować stronę akcji w CONREGO i opublikować na niej regulamin, informacje o zasadach udziału oraz formularz zgłoszeniowy.
W formularzu możesz umieścić wymagane klauzule informacyjne i zgody, a dostęp do zgłoszeń oraz przesłanych plików ograniczyć do upoważnionych użytkowników.
Organizator odpowiada za określenie podstawy przetwarzania, zakres zbieranych danych, treść klauzul oraz prawidłowe nadanie uprawnień osobom obsługującym akcję.
Tak. Podobny proces można wykorzystać między innymi w akcjach z nagrodami za zakup lub rejestrację produktu, konkursach oraz innych promocjach wymagających zebrania i zweryfikowania zgłoszeń.
Formularz, statusy, komunikację i raporty dopasowujesz do zasad konkretnej akcji. CONREGO wspiera jej obsługę, ale nie ocenia automatycznie dokumentów ani nie przekazuje nagród uczestnikom.
Tak. Możesz określić datę rozpoczęcia i zakończenia przyjmowania zgłoszeń. Po upływie wskazanego terminu formularz nie pozwoli na przesłanie kolejnego zgłoszenia.
Możesz również ustalić maksymalną liczbę zgłoszeń. Po osiągnięciu limitu uczestnicy zobaczą przygotowaną przez organizatora informację o zakończeniu przyjmowania zgłoszeń.
Nie. CONREGO zbiera dowody zakupu, przypisuje je do odpowiednich zgłoszeń i ułatwia ich uporządkowaną weryfikację, ale nie analizuje automatycznie treści paragonów ani faktur.
Sprawdzenie poprawności dokumentu oraz ocena, czy ten sam dowód zakupu został wykorzystany ponownie, pozostają po stronie zespołu obsługującego akcję. Po weryfikacji pracownik może zaakceptować lub odrzucić zgłoszenie i oznaczyć je odpowiednim statusem.
Tak. W CONREGO możesz przygotować osobne procesy zgłoszeń dla różnych produktów, grup uczestników, wartości zwrotu lub zasad udziału.
Każdy wariant może mieć własny formularz, wymagane dokumenty i treści wiadomości, a wszystkie zgłoszenia pozostają w jednej bazie. Dzięki filtrom i statusom możesz później analizować oraz rozliczać poszczególne warianty akcji oddzielnie.