Effiziente Zugangskontrolle bei Veranstaltungen – Verwalten Sie den Zutritt zu bestimmten Bereichen

Wie funktioniert die Zugangskontrolle bei einer Veranstaltung?

Bei Konferenzen, Kongressen und Festivals ist es oft notwendig, den Zugang zu bestimmten Bereichen oder Dienstleistungen zu verwalten. Das Zugangskontrollmodul von CONREGO ermöglicht es Veranstaltern:

Zugang zu beschränken – auf bestimmte Programmpunkte und Bereiche basierend auf der Teilnehmerregistrierung.
Anwesenheit in Echtzeit zu überwachen – um zu sehen, welche Teilnehmer sich in bestimmten Konferenzräumen aufhalten.
Ein- und Ausgangsdaten zu analysieren – um zu ermitteln, wie lange Teilnehmer an einem bestimmten Ort verweilen.

Zugangskontrolle bei Events – Wie können wir Sie unterstützen?

1. Zugangskontroll-Software

Das Zugangskontrollmodul ermöglicht eine reibungslose Verwaltung der Teilnehmerströme und ist in die Teilnehmerdatenbank integriert. Es kann auf zwei Arten betrieben werden:

Automatische Datensynchronisation – die Teilnehmerdaten werden automatisch mit unserem Event-Management-Software synchronisiert.
Import von Teilnehmerlisten – Verwaltung von Gästelisten, die per XLS-Datei vom Veranstalter hochgeladen wurden.

2. Vermietung von Zugangskontrollgeräten

Wir stellen die notwendige Hardware für Zugangskontrollpunkte bereit:

Laptops und Tablets (iPad) – mit Zugriff auf das Zugangskontrollmodul,
QR-Code-Scanner – zur schnellen Verifizierung der Teilnehmer anhand ihrer Eintrittskarten oder Badges,
Thermodrucker – zum sofortigen Druck personalisierter Etiketten für Badges.

Als Veranstalter stellen Sie geeignete Tische (z. B. Stehtische), eine Stromversorgung und einen Internetzugang bereit. Den Rest übernehmen wir.

3. Technischer Support und Unterstützung an den Kontrollpunkten

Sie müssen die Zugangskontrolle nicht selbst verwalten. Unsere Zusammenarbeit umfasst:

System- und Kontrollpunktkonfiguration,
Schulung Ihres Personals oder Bereitstellung von Hostessen zur Unterstützung.

Kontrollpunkte und Eingangstore

Jeder Kontrollpunkt kann auf zwei Arten betrieben werden:

Laptop + QR-Code-Scanner – erfordert eine Internetverbindung und einen aktuellen Webbrowser.
Tablet oder Smartphone – mit der CONREGO Check-In-App für schnelles Scannen von Eintrittskarten.

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Häufig gestellte Fragen

Welche Bereiche können mit der Zugangskontrolle verwaltet werden?

Sie können den Zugang zu bestimmten Räumen, VIP-Bereichen, Workshops, kostenpflichtigen Sitzungen oder Catering-Zonen beschränken. Jeder Teilnehmer kann je nach Registrierung unterschiedliche Zugangsrechte erhalten.

Kann ich meine eigene Hardware für die Zugangskontrolle verwenden?

Ja, sofern Ihre Hardware die technischen Anforderungen erfüllt. Beispielsweise müssen QR-Code-Scanner nach jedem Scan die TAB-Taste auslösen. Falls Sie unsicher sind, ob Ihre Hardware kompatibel ist, kontaktieren Sie uns – wir helfen Ihnen bei der Überprüfung.

Kann das Zugangskontrollmodul sowohl Ein- als auch Ausgänge erfassen?

Ja, das System kann sowohl Ein- als auch Ausgänge erfassen, sodass Sie die Verweildauer der Teilnehmer in einem bestimmten Bereich überwachen können.

Wie groß muss ein QR-Code mindestens sein?

Wir empfehlen QR-Codes nicht kleiner als 20x20mm. Kleinere Codes könnten schwer lesbar sein und den Einlassprozess unnötig verlangsamen.

Kann ein QR-Code auf einem Armband angebracht werden?

Ja, der QR-Code sollte jedoch mindestens 2x2 cm groß sein, um eine gute Lesbarkeit zu gewährleisten. Selbstklebende Etikettendrucker wie Brother bieten Aufkleber in ähnlichen Größen an, die direkt vor Ort gedruckt und auf Armbänder geklebt werden können.

Kann ich die Anzahl der Teilnehmer in einem bestimmten Bereich begrenzen?

Ja, das System kann den Zugang zu einem Raum oder Bereich sperren, sobald die maximale Teilnehmerzahl erreicht ist.

Wie lange dauert das Scannen eines QR-Codes beim Einlass?

Das Scannen eines QR-Codes und die Verifizierung in der Datenbank dauern weniger als eine Sekunde, was eine schnelle Abfertigung großer Teilnehmerzahlen ermöglicht.

Kann ich Berichte über die Anwesenheit der Teilnehmer einsehen?

Ja, das System generiert detaillierte Berichte über die Anzahl der Teilnehmer in jedem Bereich, ihre Verweildauer und ihre Aktivitäten während der Veranstaltung. Die Berichte sind im XLS-Format verfügbar.