Wie optimiert ein Registrierungssystem Cashback-Aktionen

Polymus ist eine 360°-Agentur, die seit 1996 auf komplexe, integrierte Kampagnen spezialisiert ist, bei denen verschiedene Medien zum Einsatz kommen. Polymus gehört zur Arteria SA Kapitalgruppe.

Unsere Zusammenarbeit begann im Jahr 2012 mit der Betreuung einer Konferenz für HP Polen. Anschließend wandte sich Kasia Dulemba an uns mit der Frage, ob das Event-Management-Software zur Anmeldung für eine Cashback-Promo-Aktion genutzt werden könne.

Wie entstand die Idee, bei einer Cashback-Aktion ein Registrierungssystem einzusetzen, und warum erwies es sich als „Volltreffer“? In unserem heutigen Interview beantwortet Kasia Dulemba, Account Manager bei Polymus, unsere Fragen.

Tomasz Chrościechowski: Ich habe noch eine E-Mail vom 29. August 2012, die beginnt mit den Worten: „Hallo, ich brauche dringend ein Angebot für das unten beschriebene Projekt, da wir schnell starten müssen!“ Im weiteren Verlauf dieser Nachricht haben Sie die Anforderungen an das System beschrieben, das die Promo-Aktion unterstützen sollte. Dabei ging es darum, dass Endkunden, die ein Aktionsprodukt gekauft hatten, eine Erstattung oder Computerzubehör erhielten. Wie kamen Sie auf die Idee, das Teilnehmerregistrierungssystem von CONREGO für diese Cashback-Aktion zu nutzen?

Kasia Dulemba: Das Registrierungssystem ist direkt proportional zur Qualität der von CONREGO erbrachten Dienstleistungen... also auf höchstem Niveau. Von Anfang an war ich überzeugt, dass sich die Standards der Teilnehmerregistrierung nahtlos auf das Promotionssystem übertragen ließen. Ihr hattet meine Hinweise, das Tool, das Know-how und – das Wichtigste – Engagement. All das war notwendig, um das Produkt an die Anforderungen einer Cashback-Promotion anzupassen.

Tomasz Chrościechowski: Cashback-Aktionen und Verkaufsförderungen für Partner eines großen Herstellers gehören zu Ihrem Tagesgeschäft. Der Einsatz eines Registrierungssystems automatisiert den absehbaren Teil Ihrer Arbeit, also die Annahme von Promo-Anmeldungen. Wie hilft Ihnen das System bei der weiteren Bearbeitung (Überprüfung der Kaufbelege und deren Validierung)?

Kasia Dulemba: Ich erinnere mich noch an Zeiten, in denen Anmeldungen für die meisten Aktionen per E-Mail eingegangen sind. Ja, das war aus Sicht der Bearbeitung ziemlich aufwendig. Wenn das Budget des Kunden es erlaubt, eine Webseite mit Registrierungssystem zu realisieren, erhöht sich der Standard der Abwicklung und der Arbeit deutlich. Das System – weil ihr genau auf die aus der Mechanik und den Regeln resultierenden Bedürfnisse eingeht – wird zu einem maßgeschneiderten „Tailor-made“-Werkzeug. Die Anmeldungen werden an einem zentralen Ort gesammelt; sie können bequem gefiltert und überprüft werden. Das System zeigt alle Anmeldungen übersichtlich an – sowohl alle gemeinsam als auch jede einzeln. Es gibt immer ein komplettes Funktionsspektrum für Gruppenaktionen, zum Beispiel das Versenden von Mailings an Teilnehmer, die Statusänderung oder das Löschen fehlerhafter Einträge. Wenn ich einzelne Anmeldungen anschaue, sehe ich alle Informationen, die ich für die Beurteilung der Richtigkeit benötige: persönliche Daten, Adressdaten, Kontaktdaten sowie Scans/Fotos, die unter anderem den Kauf des aktionsberechtigten Produkts bestätigen.

Tomasz Chrościechowski: Für die von Ihnen betreuten Promo-Aktionen wird stets zumindest eine kleine, aber dennoch responsive Website erstellt, die ein integraler Bestandteil von CONREGO ist. Welche Funktion erfüllt die Website bei solchen Projekten und warum ist Responsivität so wichtig?

Kasia Dulemba: Die responsive Website der Aktion ist eng mit dem Prüfungssystem verbunden, da sie die wichtigen Daten auf übersichtliche Weise sammelt. Die Übersichtlichkeit der Seite und vor allem das nutzerfreundliche und klar strukturierte Registrierungsformular sind entscheidend für das reibungslose Funktionieren der Promotion. Responsives Design ist Standard – ohne kann ich mir eine Seite gar nicht mehr vorstellen. Würde man die Einreichung von Promo-Anmeldungen auf eine nicht-responsive Website beschränken, wäre das ein Schuss ins eigene Knie, denn man möchte ja möglichst viele Teilnehmer gewinnen.

Tomasz Chrościechowski: Welches Problem haben die Teilnehmer Ihrer Aktionen meistens, und wie unterstützt Sie CONREGO bei der Lösung dieses Problems?

Kasia Dulemba: Viele Menschen haben Schwierigkeiten mit dem Leseverständnis, was sich zum Beispiel in falsch ausgefüllten Formularfeldern äußert. Häufig geben sie eine falsche Ziffernanzahl bei der Steuer-ID ein oder vergessen andere wichtige Pflichtfelder. In solchen Fällen erzwingt das System eine korrekte und vollständige Eingabe.

Tomasz Chrościechowski: Wenn Sie eine Funktion beschreiben müssten, die Ihnen in der CONREGO-Anwendung fehlt, oder einen Prozess, den Sie sich noch reibungsloser wünschen – was wäre das?

Kasia Dulemba: Ehrlich gesagt fällt mir dazu nichts ein. Bislang wurde jeder Bedarf, der sich aus der Mechanik der Promotion ergeben hat, in einer neuen Systemfunktion berücksichtigt. Jede neue Aktion bringt neue Herausforderungen, daher stehen uns sicherlich noch viele neue Funktionen und Prozesse zur Entwicklung bevor.

Tomasz Chrościechowski: In Ihrem Arbeitsalltag verwenden Sie vermutlich mehrere Tools, die Ihnen helfen, Ihre Ziele effizient zu erreichen und Zeit zu sparen. Welche Anwendungen nutzen Sie neben dem Teilnehmerregistrierungssystem von CONREGO tagtäglich, und wie beeinflussen sie Ihren Arbeitsablauf?

Kasia Dulemba: Eines dieser Tools ist unser internes Buchhaltungssystem, das von Arteria (der Kapitalgruppe, zu der wir gehören) entwickelt wurde. Damit können wir auf schnelle und intuitive Weise Einnahmen, Ausgaben und juristische Dienstleistungen verwalten. Außerdem verfügen viele unserer Dienstleister über Produkt- und Leistungskataloge, in denen ich mit wenigen Klicks das Gesuchte finden, ein Angebot erstellen und sogar eine Vorschau erhalten kann.

Tomasz Chrościechowski: Vielen Dank für das Gespräch!

Die erfolgreiche Abwicklung einer Cashback-Aktion durch die Agentur Polymus mit Unterstützung von CONREGO ist ein hervorragendes Beispiel dafür, dass unser Teilnehmerregistrierungssystem ein vielseitiges und vollständig anpassbares Tool ist. Wir sind stolz darauf, dass CONREGO so vielfältigen Anforderungen gerecht werden kann.