Zahlungen bei Veranstaltungen: Von der Methodenwahl bis zur vollständigen Automatisierung
Ein effizientes Zahlungssystem ist der Schlüssel zum Erfolg Ihrer Veranstaltung. Entdecken Sie Methoden, die den Ticketkauf vereinfachen und Ihre Zeit sparen.
Ein effizientes Zahlungssystem ist der Schlüssel zum Erfolg Ihrer Veranstaltung. Entdecken Sie Methoden, die den Ticketkauf vereinfachen und Ihre Zeit sparen.
Welche Zahlungsmethoden erwarten moderne Teilnehmer?
Erinnern Sie sich an die Zeiten, als die einzige Option eine Banküberweisung und die Bestätigung per traditioneller Überweisung war? Diese Zeiten sind vorbei, und heutige Veranstaltungsteilnehmer haben deutlich höhere Erwartungen an Zahlungsmöglichkeiten.
Unseren Beobachtungen zufolge erwarten heutige Teilnehmer vor allem:
Schnelle Online-Zahlungen
Sofortüberweisungen und Online-Zahlungssysteme (sogenannte Pay-by-Links) sind heute Standard. Sie ermöglichen es dem Teilnehmer, innerhalb weniger Sekunden zu bezahlen, ohne den Registrierungsprozess zu verlassen. Darüber hinaus erhalten Sie als Organisator eine sofortige Zahlungsbestätigung, was die Notwendigkeit einer manuellen Überprüfung der Einzahlungen eliminiert.
Kartenzahlungen
Kredit- und Debitkarten sind die zweitbeliebteste Wahl, besonders bei internationalen Teilnehmern. Für ausländische Gäste ist dies oft die einzig akzeptable Zahlungsmethode, da sie keinen Zugang zu lokalen Banksystemen haben.
Digitale Wallet-Systeme
Lösungen wie PayPal, Apple Pay oder Google Pay gewinnen an Beliebtheit, besonders bei jüngeren Teilnehmern und Personen, die sich über mobile Geräte registrieren. Mit einem Klick können sie die Zahlung autorisieren, ohne Kartendaten eingeben oder sich bei ihrer Bank anmelden zu müssen.
Flexibilität für Unternehmen
Für Unternehmensteilnehmer ist die Möglichkeit, eine Proforma-Rechnung zu erhalten und eine Zahlung per traditioneller Überweisung vorzunehmen, entscheidend. Unternehmen haben oft ihre eigenen Buchhaltungsverfahren, die eine vorherige Genehmigung der Ausgaben erfordern und keine Sofortzahlungen nutzen können.
Fallstudie: Bei der Organisation einer Technologiekonferenz haben wir festgestellt, dass wir durch das Angebot aller oben genannten Zahlungsmethoden die Abschlussrate der Registrierungen um 24% im Vergleich zur vorherigen Ausgabe gesteigert haben, bei der wir nur traditionelle Überweisungen und Kartenzahlungen anboten.
Eigenverkauf oder über Vermittler? Ein Vergleich, den Sie kennen sollten
Bei der Auswahl eines Zahlungssystems müssen Sie eine grundlegende Entscheidung treffen: Möchten Sie Zahlungen selbst abwickeln oder ist es besser, die Dienste eines Vermittlers zu nutzen?
Vorteile des Direktverkaufs
Volle Kontrolle über den Prozess — Sie haben Einfluss auf jedes Element des Zahlungsprozesses, von den gewählten Methoden bis zur Kommunikation mit dem Teilnehmer.
Niedrigere Gebühren — Sie eliminieren die zusätzliche Marge des Vermittlers, was bei einer großen Anzahl von Transaktionen erhebliche Einsparungen bringen kann.
Sofortiger Zugriff auf Mittel — Das Geld geht direkt auf Ihr Konto, ohne auf eine Überweisung vom Vermittler warten zu müssen.
Herausforderungen beim Direktverkauf
Buchhaltungspflichten — Sie müssen selbst Rechnungen ausstellen, Zahlungen kontrollieren und die entsprechende Dokumentation führen.
Notwendigkeit der Integration mit Zahlungsgateways — Dies erfordert technisches Wissen oder Zusammenarbeit mit dem Anbieter des Registrierungssystems.
Verantwortung für die Transaktionssicherheit — Obwohl der Großteil dieser Last bei den Anbietern von Zahlungsgateways liegt, müssen Sie als Organisator für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen sorgen.
Wann sollte man einen Vermittler in Betracht ziehen?
Der Verkauf über einen Vermittler (z.B. Ticketverkaufsplattformen) macht Sinn, wenn:
- Sie eine kleine, einmalige Veranstaltung organisieren und nicht in die Zahlungsinfrastruktur investieren möchten
- Sie keine Ressourcen für die Buchhaltung und Rechnungsverwaltung haben
- Ihre Veranstaltung sich an ein breites Publikum richtet und der Vermittler zusätzliche Werbekanäle anbietet
In der Praxis bietet der Eigenverkauf bei größeren Veranstaltungen (B2B, Branchenveranstaltungen, internationale Events) mehr Flexibilität und Unabhängigkeit. Besonders wenn er mit guter Automatisierung einhergeht.
Wie automatisiert ein Registrierungssystem den Zahlungsprozess?
Moderne Registrierungssysteme wie CONREGO bieten weit mehr als nur die Erfassung von Teilnehmerdaten. Sie stellen eine komplette Lösung dar, die den gesamten Zahlungsprozess vom Kauf bis zur Ausstellung von Buchhaltungsdokumenten automatisiert.
Integrationen mit Zahlungsgateways
Ein professionelles Registrierungssystem sollte fertige Integrationen mit gängigen Zahlungsgateways wie Stripe, PayPal, Paynow, PayU, Przelewy24 oder Tpay anbieten. So müssen Sie keine Verbindungen selbst programmieren — alles funktioniert sofort nach der Konfiguration.
Automatische Generierung und Versand von Rechnungen
Gerade in diesem Bereich kann ein professionelles Registrierungssystem Ihnen am meisten Zeit und Stress ersparen. Anstatt jede Rechnung manuell auszustellen, sollte das System:
- Rechnungen automatisch nach Zahlungsbestätigung generieren
- Dokumente per E-Mail an die Teilnehmer senden
- Die Option bieten, Korrekturrechnungen oder Duplikate auszustellen
Aus der Praxis des Organisators: Bei einer Konferenz mit 500 Personen spart die Automatisierung der Rechnungsstellung durchschnittlich 40-50 Arbeitsstunden in der Buchhaltung und eliminiert praktisch das Risiko von Fehlern in den Dokumenten.
Und was ist mit der Mehrwertsteuer?
Es lohnt sich auch, die Steuern zu erwähnen. Das CONREGO-System ermöglicht die Ausstellung von Mehrwertsteuerrechnungen in der gewählten Währung, aber innerhalb eines Abonnements ist nur ein Mehrwertsteuersatz möglich. Wenn Sie eine mehrwertsteuerbefreite Veranstaltung organisieren – kein Problem. Wenn Ihre Veranstaltung jedoch verschiedene Steuersätze kombiniert, sollten Sie die Verkaufsstruktur vorher mit einem Buchhalter besprechen.
Aus der Praxis des Organisators: Die Teilnahme an einer Veranstaltung in Polen – selbst durch einen ausländischen Teilnehmer – ist kein Export von Dienstleistungen, stellen Sie also nicht automatisch 0%-Rechnungen aus. Dies ist ein häufiger Fehler.
Wie kann man den Zahlungsprozess optimieren und die Conversion beim Ticketverkauf erhöhen?
Die Technologie allein ist nicht alles — wichtig ist auch, wie Sie den Zahlungsprozess gestalten, damit er benutzerfreundlich ist und die Chancen auf einen Kaufabschluss maximiert.
Preistransparenz
Vermeiden Sie versteckte Gebühren und Preisüberraschungen in der letzten Phase. Alle zusätzlichen Kosten (z.B. Servicegebühren oder Mehrwertsteuer) sollten von Beginn des Registrierungsprozesses an klar kommuniziert werden.
Minimierung der Schritte zum Abschluss
Jeder zusätzliche Schritt im Zahlungsprozess erhöht das Risiko eines Warenkorbabbruchs. Daher ist es sinnvoll:
- Die Anzahl der Bildschirme vor der Zahlung zu begrenzen
- Automatisches Ausfüllen der Rechnungsdaten auf Basis der aus dem Unternehmensregister abgerufenen Daten zu implementieren
Strategie zur Erinnerung an unvollständige Zahlungen
Selbst der bestgestaltete Prozess wird einen gewissen Prozentsatz an unvollständigen Transaktionen haben. Eine effektive Strategie sollte umfassen:
- Automatische E-Mails, die an unvollständige Registrierungen erinnern
- Die Möglichkeit, über einen eindeutigen Link zum Zahlungsprozess zurückzukehren
Praktischer Tipp: Nach unseren Daten kann ein gut gestaltetes Erinnerungssystem für unvollständige Zahlungen bis zu 15-20% der potenziell verlorenen Registrierungen zurückgewinnen.
Zusammenfassung: Der Schlüssel zu problemlosen Zahlungen bei Veranstaltungen
Wie Sie sehen, ist ein professioneller Ansatz für Zahlungen viel mehr als nur die Auswahl von Zahlungsmethoden. Es ist eine umfassende Strategie, die Folgendes umfasst:
- Angebot verschiedener Zahlungsmethoden, die auf die Erwartungen der Teilnehmer zugeschnitten sind
- Bewusste Entscheidung zwischen Direktverkauf und Nutzung von Vermittlern
- Nutzung der Automatisierung zur Verbesserung von Zahlungs- und Rechnungsprozessen
- Sicherstellung der Einhaltung steuerlicher Anforderungen
- Optimierung des Prozesses für maximale Konversion
Mit modernen Registrierungssystemen wie CONREGO können die meisten dieser Prozesse automatisiert werden, sodass Sie sich auf das Wichtigste konzentrieren können — die Schaffung einer wertvollen Erfahrung für die Teilnehmer.
Wenn Sie über die Verbesserung der Zahlungsprozesse bei Ihrer Veranstaltung nachdenken, laden wir Sie ein, eine kostenlose Beratung mit unseren Spezialisten in Anspruch zu nehmen, die Ihnen helfen, die optimale Lösung für Ihren spezifischen Fall zu finden.
Suchen Sie weitere Informationen zur Organisation von Veranstaltungen? Schauen Sie sich unsere anderen Artikel im Wissensbereich an oder laden Sie den vollständigen Leitfaden „Veranstaltungsorganisation von A bis Z" herunter.
Über die Autorin
Joanna Chrościechowska
Managing Partnerin bei CONREGO. Sie spezialisiert sich auf die Weiterbildung von Veranstaltungsorganisatoren sowie auf die Kommunikation mit Teilnehmern. Sie schreibt darüber, wie man die Arbeit von Eventmanagern erleichtert und Prozesse schafft, die sowohl die Zufriedenheit der Gäste als auch die Effizienz der Veranstaltungsorganisation steigern.