Der Begriff „kostenloses Registrierungssystem“ kann verschiedene Lösungen bezeichnen: den kostenlosen Tarif einer kommerziellen Plattform, auf einem eigenen Server betriebene Software, ein einfaches Formular in Verbindung mit einer Tabelle oder eine Plattform ohne Abonnement, die eine Provision auf verkaufte Tickets erhebt.

Jedes dieser Modelle kann in einer bestimmten Situation die richtige Wahl sein. Der Verzicht auf eine Lizenzgebühr bedeutet jedoch nicht, dass der gesamte Registrierungsprozess kostenlos ist.

Wann kann ein kostenloses Registrierungssystem ausreichen?

Ein kostenloses Werkzeug ist eine Überlegung wert, wenn:

  • das Anmeldeformular einfach ist;
  • die Veranstaltung nur eine oder wenige Teilnahmevarianten bietet;
  • Sie keine Tickets verkaufen oder keine umfangreiche Zahlungsabwicklung benötigen;
  • nur wenige Änderungen und individuell zu bearbeitende Fälle auftreten;
  • grundlegende Bestätigungen und Mitteilungen ausreichen;
  • die Standardgestaltung des Formulars kein Problem darstellt;
  • eine grundlegende Teilnehmerbetreuung vor Ort und ein einfacher Bericht Ihren Anforderungen genügen;
  • der Veranstalter Zeit für einen Teil der manuell auszuführenden Tätigkeiten aufbringen kann;
  • die Datenschutzregeln und Nutzungsbedingungen des Werkzeugs geprüft wurden.

Es gibt keine feste Teilnehmerzahl, ab der ein kostenloses System nicht mehr sinnvoll ist. Viel hängt von der Komplexität des Prozesses ab.

Die einfache Anmeldung von mehreren hundert Personen kann weniger Arbeit verursachen als eine deutlich kleinere Veranstaltung mit mehreren Ticketarten, Rechnungen, Zahlungen, Workshop-Anmeldungen und unterschiedlichen Teilnahmebedingungen.

Kostenloses oder kostenpflichtiges Registrierungssystem?

Kriterium Kostenloser Tarif oder Kombination einfacher Werkzeuge Kostenpflichtiges Spezialsystem
Grundkosten In der Regel keine Gebühr oder ein eingeschränkter kostenloser Tarif Abonnement, Paket oder Projektgebühr
Limits Können Teilnehmer, Veranstaltungen, Formulare, Administratoren oder Nachrichten betreffen In der Regel größere Möglichkeiten, doch Limits müssen weiterhin geprüft werden
Zahlungen Möglicherweise nicht verfügbar oder mit einer Provision verbunden Meist umfangreichere Verarbeitung von Zahlungen, Status und Erstattungen; zusätzlich können Gebühren des Zahlungsdienstleisters anfallen
Automatisierung Meist grundlegende Bestätigungen oder die Notwendigkeit, mehrere Werkzeuge manuell zu verbinden Mehr Möglichkeiten zur Automatisierung von Anmeldung, Kommunikation und Teilnehmerbetreuung
Formulargestaltung Möglich sind Anbieterlogo, begrenzte Vorlagen oder eine externe Domain Meist mehr Möglichkeiten, die Gestaltung an die Veranstaltungsmarke anzupassen
Daten und Export Ein grundlegender Export kann ausreichen, sein Umfang muss jedoch geprüft werden Meist umfangreichere Berichts- und Datenexportfunktionen
Sicherheit Abhängig vom konkreten Werkzeug und seiner Konfiguration Eine größere Zahl von Funktionen bedeutet nicht automatisch, dass Sicherheitsanforderungen erfüllt sind
Support Häufig Wissensdatenbank, Forum oder eingeschränkte Kontaktmöglichkeiten Meist festgelegte Supportkanäle und ein definierter Leistungsumfang
Entwicklung Die Erweiterung des Prozesses kann zusätzliche Werkzeuge oder einen Lösungswechsel erfordern Bessere Möglichkeiten zur Betreuung komplexerer Veranstaltungen

Ein kostenpflichtiges System ist nicht automatisch besser als ein kostenloses. Vergleichen Sie die konkreten Möglichkeiten mit den Anforderungen Ihrer Veranstaltung.

Versteckte Kosten 1: Arbeitszeit

Die häufigsten Kosten einfacher Werkzeuge entstehen durch die Zeit, die für Tätigkeiten benötigt wird, die das System nicht automatisiert.

Prüfen Sie den Arbeitsaufwand für:

  • das Übertragen und Korrigieren von Daten;
  • den Versand von Bestätigungen;
  • die Prüfung von Zahlungen;
  • die Erstellung von Rechnungen;
  • die Aktualisierung von Änderungen, die Teilnehmer gemeldet haben;
  • den Versand von Nachrichten an ausgewählte Gruppen;
  • die Vorbereitung von Namensschildern;
  • die Betreuung der Teilnehmer vor Ort;
  • die Erstellung von Berichten nach der Veranstaltung.

Besonders viel Arbeit entsteht, wenn dieselben Informationen an mehreren Stellen aktualisiert werden müssen. Eine Änderung der Teilnehmerdaten kann Korrekturen in der Tabelle, im Mailingverteiler, in den Daten für das Namensschild und in den am Empfang verfügbaren Informationen erfordern.

Berechnen Sie beim Vergleich der Lösungen daher nicht nur die Kosten des Werkzeugs, sondern auch die Arbeitszeit des Teams für die Betreuung des gesamten Prozesses.

Versteckte Kosten 2: eingeschränkter Support

Prüfen Sie, mit welcher Hilfe Sie bei einem Problem rechnen können.

Ein kostenloser Tarif bietet möglicherweise nur eine Wissensdatenbank oder E-Mail-Kontakt ohne festgelegte Antwortzeit. Bei selbst installierter Software kann die Verantwortung für Aktualisierungen, Backups und die Behebung von Störungen beim Veranstalter oder seinem Dienstleister liegen.

Beantworten Sie vor der Wahl des Werkzeugs einige Fragen:

  • Wo melden Sie ein Problem?
  • Zu welchen Zeiten ist Support verfügbar?
  • Ist bekannt, wie schnell Sie eine Antwort erhalten können?
  • Wer hilft bei einem Problem unmittelbar vor der Veranstaltung?
  • Hat das Team einen vorbereiteten Ablauf, falls das Werkzeug vorübergehend ausfällt?

Fehlender Support muss eine kostenlose Lösung nicht ausschließen. Er sollte jedoch in die Risikobewertung einfließen, und Sie sollten ein eigenes Notfallverfahren vorbereiten.

Versteckte Kosten 3: Sicherheit und Datenschutz

Ein kostenloses Formular kann sicher verwendet werden, während ein kostenpflichtiges System schlecht konfiguriert sein kann. Der Preis des Werkzeugs entscheidet daher nicht über das Datenschutzniveau.

Prüfen Sie unter anderem:

  • wer Verantwortlicher und wer Auftragsverarbeiter ist;
  • wo die Daten verarbeitet werden;
  • wem Zugriff gewährt werden kann;
  • ob sich die Berechtigungen einzelner Personen einschränken lassen;
  • wie Daten heruntergeladen und gelöscht werden können;
  • welche Regeln nach Beendigung der Nutzung des Dienstes gelten;
  • welche weiteren Dienstleister die Plattform einsetzt;
  • wie die Konten der Administratoren geschützt sind.

Risiken entstehen häufig auch außerhalb des Systems selbst. Beispiele sind der Versand der vollständigen Teilnehmerdatenbank per E-Mail, die Freigabe einer Tabelle an die falschen Personen oder ein weiterhin aktiver Zugriff für einen Mitarbeiter, der nicht mehr am Projekt beteiligt ist.

Weitere Aspekte finden Sie in unserer DSGVO-Checkliste für Registrierungssysteme.

Versteckte Kosten 4: Einschränkungen bei der Weiterentwicklung der Veranstaltung

Ein Werkzeug, das bei der ersten Ausgabe einer Veranstaltung gut funktioniert, kann sich bei der nächsten als unzureichend erweisen.

Die Anforderungen können sich ändern, wenn Folgendes hinzukommt:

  • zusätzliche Sprachversionen;
  • kostenpflichtige Tickets;
  • unterschiedliche Teilnehmergruppen;
  • Gruppenanmeldungen;
  • Rabattcodes;
  • automatische Kommunikation;
  • mehrere Administratoren;
  • Check-in per QR-Code;
  • Druck von Namensschildern;
  • Integration mit anderen Systemen;
  • mehrere gleichzeitig betreute Veranstaltungen.

Prüfen Sie vor der Wahl daher nicht nur, was Sie heute benötigen, sondern auch, ob die Weiterentwicklung des Prozesses einen vollständigen Wechsel des Werkzeugs erforderlich machen wird.

Auch die Möglichkeit zur Datenübertragung ist wichtig. Führen Sie einen Testexport durch und prüfen Sie, ob Sie die für die weitere Arbeit benötigten Informationen erhalten, beispielsweise Teilnehmerdaten, Einwilligungen, Anmeldestatus, Bestellungen, Zahlungen und Anwesenheitsinformationen.

Wenn der Export nur einen Teil der Daten enthält oder eine zeitaufwendige Bereinigung erfordert, kann ein späterer Systemwechsel schwieriger werden.

Welche Limits müssen geprüft werden?

Kostenlose Tarife sind häufig eingeschränkt. Prüfen Sie deshalb vor Beginn der Anmeldung, ob Limits gelten für:

  • die Zahl der Veranstaltungen;
  • die Zahl der Teilnehmer;
  • die Zahl der Formulare oder Felder;
  • die Zahl der Administratoren;
  • die Zahl der versendeten Nachrichten;
  • verfügbare Integrationen;
  • den Datenexport;
  • die Möglichkeit, die Formulargestaltung zu ändern;
  • den Speicherplatz für Dateien;
  • die Dauer der Speicherung oder des Zugriffs auf Daten;
  • den Umfang des Supports.

Prüfen Sie außerdem, was nach Überschreiten eines Limits geschieht. Müssen Sie in einen kostenpflichtigen Tarif wechseln? Fällt eine zusätzliche Gebühr an? Werden bestimmte Funktionen gesperrt?

Diese Informationen sollten Sie vor dem Start der Anmeldung kennen und nicht erst dann, wenn die Veranstaltung das Limit beinahe erreicht.

Zahlungen: Kein Abonnement bedeutet nicht immer keine Kosten

Einige Plattformen ermöglichen den Verkaufsstart ohne feste Gebühr, erheben aber eine Provision auf jedes verkaufte Ticket.

Wenn Sie eine kostenpflichtige Veranstaltung planen, prüfen Sie gesondert:

  • die Plattformprovision;
  • die Gebühr des Zahlungsdienstleisters;
  • die verfügbaren Zahlungsmethoden;
  • die unterstützten Währungen;
  • die Regeln und Kosten von Erstattungen;
  • die Art der Auszahlung;
  • das Verfahren, wenn ein Karteninhaber eine Transaktion bestreitet.

Bei geringen Verkaufszahlen kann ein Provisionsmodell vorteilhaft sein. Bei einer größeren Zahl oder einem höheren Wert der Transaktionen kann eine pro Ticket berechnete Gebühr die Gesamtkosten erheblich beeinflussen.

Weitere Informationen zur Organisation dieses Prozesses finden Sie in unserem Leitfaden zu Online-Ticketzahlungen.

Gestaltung und Konsistenz mit der Veranstaltungsmarke

Das Logo des Anbieters auf dem Formular ist nicht immer problematisch. Dennoch sollten Sie den gesamten Prozess aus der Sicht des Teilnehmers prüfen.

Achten Sie auf:

  • die Adresse der Seite, auf der die Anmeldung stattfindet;
  • die Möglichkeit, das Erscheinungsbild der Veranstaltung anzuwenden;
  • die Darstellung des Formulars auf dem Smartphone;
  • die Sprache von Meldungen und Fehlermeldungen;
  • den Absender von E-Mails;
  • das Erscheinungsbild der Anmeldebestätigung;
  • Werbung oder Inhalte, die nicht mit Ihrer Veranstaltung zusammenhängen.

Der Teilnehmer sollte sicher sein, dass er sich an der richtigen Stelle befindet, die Teilnahmebedingungen versteht und weiß, was nach dem Absenden der Anmeldung geschieht.

Die Konsistenz des gesamten Prozesses ist wichtiger als das bloße Entfernen des Anbieterlogos.

Wie berechnet man die tatsächlichen Kosten des Systems?

Vergleichen Sie nicht nur den Lizenzpreis, sondern berücksichtigen Sie alle Elemente, für die Sie tatsächlich mit Geld oder Arbeitszeit bezahlen:

tatsächliche Kosten = Lizenz und Zusatzgebühren + Zahlungskosten + Einführung und Integrationen + Arbeitszeit des Teams + Support und Wartung + Kosten eines möglichen Systemwechsels

Nicht jedes Element lässt sich exakt in Geld umrechnen. Sie können jedoch die Zahl der für die manuelle Betreuung benötigten Stunden vergleichen oder bestimmen, welche Folgen ein Ausfall im wichtigsten Moment hätte.

Es geht nicht darum, ein perfektes Finanzmodell zu erstellen. Ziel ist es zu prüfen, ob die kostenlose Lösung nach Berücksichtigung des gesamten Prozesses tatsächlich die günstigste bleibt.

Wie testet man ein kostenloses System vor der Wahl?

Führen Sie vor Beginn der eigentlichen Anmeldung einen Test mit einem Szenario durch, das Ihrer Veranstaltung ähnelt.

  1. Erstellen Sie ein Formular mit den Feldern und Varianten, die Sie tatsächlich benötigen.
  2. Durchlaufen Sie den gesamten Anmeldeprozess am Computer und auf dem Smartphone.
  3. Testen Sie Zahlung und Stornierung, wenn die Veranstaltung kostenpflichtig ist.
  4. Versenden Sie eine Bestätigung und eine Nachricht an eine ausgewählte Teilnehmergruppe.
  5. Fügen Sie einen zweiten Administrator hinzu und prüfen Sie, ob sich sein Zugriff einschränken lässt.
  6. Testen Sie die Änderung von Teilnehmerdaten.
  7. Prüfen Sie die Teilnehmerbetreuung beim Einlass zur Veranstaltung.
  8. Laden Sie die Daten herunter und versuchen Sie, daraus den benötigten Bericht zu erstellen.
  9. Prüfen Sie, was geschieht, wenn die wichtigsten Limits des Tarifs überschritten werden.
  10. Schätzen Sie, wie viele Tätigkeiten das Team manuell ausführen muss.

Wenn die kostenlose Lösung diese Situationen gut bewältigt, kann ihre Wahl vollkommen gerechtfertigt sein.

Wenn die weiteren Schritte jedoch eine manuelle Übertragung von Daten, die Kombination vieler Werkzeuge oder einen Arbeitsaufwand erfordern, dessen Kosten die Einsparung bei der Lizenz allmählich übersteigen, sollten Sie die Lösung mit einem kostenpflichtigen Teilnehmerregistrierungssystem vergleichen.

Die beste Lösung ist weder immer ein kostenloses noch immer ein kostenpflichtiges System. Wählen Sie ein System, das die tatsächlichen Anforderungen der Veranstaltung bei akzeptablen Kosten, angemessenem Arbeitsaufwand und vertretbarem Risiko erfüllt.