Wie Registrierungssysteme und Event-Apps das Engagement Ihrer Teilnehmer steigern

Welche Maßnahmen ergreifen Sie, um Ihre Zielgruppe zu erreichen, Spannung zu erzeugen und den Ticketverkauf noch vor Veranstaltungsbeginn zu steigern?

Vielleicht ist es Ihnen nicht bewusst, aber Technologie kann nicht nur während der Veranstaltung einen erheblichen Mehrwert bringen – sie hilft Ihnen auch dabei, Ihre Ziele vor, während und nach dem Event zu erreichen.

Sie wissen, dass Sie sichtbar sein müssen … aber wie? Fangen wir ganz von vorne an. Sie müssen die Registrierung vielleicht noch nicht freischalten (können es aber tun), aber eines brauchen Sie auf jeden Fall: Ihre eigene Präsenz im Internet.

Eine Event-Website ist ein guter Anfang. Egal, welches CMS Sie nutzen (WordPress, Joomla oder das Veranstaltungsseite von CONREGO) – Ihre Seite sollte:

• Responsiv sein – über die Hälfte des Internetverkehrs erfolgt heute über mobile Geräte. Wenn potenzielle Teilnehmer auf Ihrer Website scrollen oder zoomen müssen, um Texte zu lesen, verlieren Sie einen Großteil bereits auf der Startseite. Nur die engagiertesten bleiben – aber viele andere geben auf oder vergessen es einfach wieder.
• Aktuell sein – Ihre Seite ist das zentrale Informationsportal. Daher sollte sie immer auf dem neuesten Stand sein. Achten Sie darauf, dass die Infos auf der Website mit anderen Quellen übereinstimmen.
• Gebrandet sein – Ihr Event ist Ihre Marke. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um durch konsistente Designsprache und Markenkommunikation Wiedererkennung zu schaffen. Das stärkt Vertrauen und erhöht die Wiederteilnahmewahrscheinlichkeit.
• Informativ sein – wann und wo findet das Event statt? Worum geht es? Wann beginnt die Registrierung und wie funktioniert sie? Wer ist der Veranstalter? Diese Fragen sollten klar und gut sichtbar beantwortet werden – für Schnellleser und Detailverliebte gleichermaßen.

Wenn Ihre Website steht, ist es Zeit, Ihre Zielgruppe zu aktivieren. Nutzen Sie Ihre Social-Media-Kanäle und, sofern vorhanden, Ihre Mailingliste. Mit letzterer sollten Sie aber vielleicht noch warten – es sei denn, Sie verschicken lediglich eine Save-the-Date-Mail – bis der Anmeldeprozess steht. Warum, erfahren Sie gleich. Zuerst werfen wir einen Blick auf das Anmeldeformular.

Wenden Sie bei der Gestaltung das KISS-Prinzip an („Keep It Simple, Stupid“). Erheben Sie nur die Daten, die Sie tatsächlich benötigen. Wenn bestimmte Informationen nur für bestimmte Teilnehmergruppen wichtig sind, verwenden Sie ein bedingtes Formular. Sammeln Sie nicht zu früh unnötige Daten – diese lassen sich später z. B. über eine Event-App einholen. Und natürlich sollte auch das Formular responsiv sein.

Vergessen Sie nicht, nach abgeschlossener Anmeldung eine Bestätigung per E-Mail zu senden. Die meisten Event-Management-Systeme wie CONREGO bieten diese Funktion standardmäßig an.

Zurück zur Mailingliste: Sie können Ihre Liste in CONREGO importieren und den Empfängern personalisierte Einladungen mit Einmal-Links senden. Wenn Sie bereits Teilnehmerdaten besitzen, kann CONREGO das Formular vorausfüllen. So wird der Prozess noch schneller – im Idealfall reicht ein Drei-Klick-Vorgang, um die Teilnahme zu bestätigen (einschließlich Klick auf die Mail).

Und hier schließt sich der Kreis zur nächsten Phase: Sie möchten wahrscheinlich Tickets oder Zutrittskarten ausgeben und diese am Empfang oder an den Eingängen scannen. QR-Codes sind ideal, um Daten schnell zu lesen – auch von Smartphone-Displays oder schlechteren Ausdrucken. Und mit CONREGO können Sie diese Codes sogar mit einer URL verknüpfen. Ihre Eventcrew kann den Code nutzen, um Zutrittsrechte zu prüfen – und die Teilnehmer, um etwa direkt zur Event-App zu gelangen.

Wie kommunizieren Sie mit Ihren Teilnehmern und übermitteln wichtige Informationen?

Jetzt geht es los! Das Event hat begonnen. Eine starke Beziehung beginnt mit der ersten Sekunde. Begrüßen Sie Ihre Gäste mit einem freundlichen Post in der App und senden Sie Push-Benachrichtigungen – z. B. zur Fotobox-Funktion der Meeting Application.

Push-Messages führen direkt zur entsprechenden Nachricht. Und wenn Sie gute Speaker gewonnen haben, geben Sie ihnen eine Bühne: mit Profil, Bild, Bio und Kontakt. Teilnehmer können Fragen stellen, Speaker Präsentationen teilen – so wird das Event interaktiv und nachhaltig.

Wie können Ihre Sponsoren durch das Event echte Markenpräsenz aufbauen?

Ein Event ist mehr als Agenda und Keynotes. Es sollte für Ihre Teilnehmer, Ihre Marke und Ihre Sponsoren gleichermaßen funktionieren. Logos auf Roll-ups oder Broschüren wirken kaum – Ihre Sponsoren gehen unter. Warum? Weil sie eine von vielen Marken sind.

Teilnehmer schauen während des Events über 100 Mal aufs Smartphone. Bringen Sie Ihre Partner dorthin! Mit einer Event-App haben Sie alle Möglichkeiten: Platzieren Sie z. B. ein Sponsor-Banner in der meistbesuchten Sektion – der Agenda. So wird Ihre Botschaft garantiert gesehen.

Wie stellen Sie sicher, dass Ihre nächste Veranstaltung besser wird – und Sie mit Teilnehmern in Kontakt bleiben?

CONREGO: Wenn Sie Zugangskontrollen genutzt haben, verfügen Sie über wertvolle Daten zum Verhalten der Teilnehmer. Nutzen Sie diese, um die beliebtesten Themen zu identifizieren und Ihre nächste Veranstaltung daran auszurichten.

Ihre Registrierungsliste ist Gold wert. Sie enthält E-Mails, ggf. Inhalte (Fotos, Vorträge, Videos). Versenden Sie personalisierte Follow-ups – z. B. mit Links zu besuchten Sessions und anschließend zu den verpassten. Teilen und Kommunizieren schafft Bindung. Eine Fotogalerie hilft, Erinnerungen zu wecken. Diese emotionale Verbindung stärkt Ihre Marke – für jetzt und für die Zukunft.

MEETING APPLICATION: Eventorganisation ist komplex – deshalb ist es klug, direkt im Anschluss mit der Auswertung zu beginnen. Die App liefert Ihnen Kennzahlen zur Nutzung, Adoption, Useraktivität u. v. m. So analysieren Sie, welche Inhalte ankommen, welche Geräte genutzt wurden und welche Speaker besonders gefragt waren.

Mit diesem Wissen können Sie auch den ROI für Ihre Sponsoren belegen.

Egal, ob internes Meeting, Konferenz, Messe oder Festival – es lohnt sich immer, auf Basis dieser Daten zu optimieren. Erstellen Sie z. B. ein Event Canvas, das alle Stakeholder-Ziele, Herausforderungen, Lösungen und Wertversprechen abbildet. Es zeigt, wie sich Verhalten durch die Eventteilnahme verändert und welchen Grad an Zufriedenheit Teilnehmer erwarten – samt Aufwand, Kosten und Return innerhalb der Customer Journey und des didaktischen Designs.

Wojtek Czajkowski – MeetingApplication.com