Wie Sie ein hybrides Event planen, das Teilnehmer und Sponsoren begeistert?

Was ist ein hybrides Event?

Kurz gesagt: Eine Veranstaltung, die das klassische Präsenzformat mit der Möglichkeit zur Online-Teilnahme kombiniert. Für einige ist es der nächste Schritt der Digitalisierung, für andere eine Chance auf größere Reichweite und geringere Reisekosten.

Doch ein hybrides Event ist mehr als eine Kamera im Konferenzraum. Es braucht zwei durchdachte Teilnehmererfahrungen, abgestimmt mit Planung, Tools und Teamwork.

Warum hybride Veranstaltungen organisieren?

Teilnehmer wünschen sich Flexibilität. Sponsoren suchen Sichtbarkeit und Interaktion. Und Sie als Veranstalter wollen Reichweite erhöhen, Kosten senken und Ergebnisse messen können.

Hybride Events bieten:

• Mehr Reichweite – globale Teilnehmer ohne logistische Hürden.
• Daten & Personalisierung – ein System wie CONREGO sammelt Teilnehmerdaten und individualisiert deren Erlebnis.
• Nachhaltige Nutzung von Inhalten – Sessions, PDFs und Q&As können später bereitgestellt werden.

Was ist zu beachten?

1. Zwei Teilnehmerwelten

Ihr Event muss sowohl vor Ort als auch online überzeugen. Streaming reicht nicht. Gibt es einen Online-Moderator? Exklusive Online-Sessions? Virtuelle Networking-Möglichkeiten?

2. Ein flexibles Registrierungssystem

Sie brauchen ein Tool, das:

• Fragen für Referenten sammelt,
• Agendaoptionen je nach Teilnehmer anpasst,
• Zahlungen & Rechnungen abwickelt,
• Kommunikation vor, während und nach dem Event unterstützt.

CONREGO ist eine Event-Management-Software, die all das ermöglicht – egal ob Teilnehmer live oder online dabei sind.

3. Technik allein reicht nicht

Oft heißt es: „Wir haben einen Stream, also sind wir bereit.“ Doch wenn das Online-Publikum sich wie Zuschauer fühlt, ist das kein Eventerlebnis. Planen Sie aktivierende Elemente: Fragen, Umfragen, Chat – begleitet von einem Online-Host.

4. Tests & Plan B

Technik kann versagen. Und Online-Teilnehmer verzeihen keinen Black Screen. Testen Sie alles mehrfach, stellen Sie Support bereit und haben Sie ein Backup parat: Aufzeichnung, Ausweichkanal, Infoticker.

5. Fragen Sie Ihre Teilnehmer, bevor sie Sie fragen

Eine gute Vorab-Umfrage zeigt Erwartungen: Live oder On-Demand? Interesse an Networking? Das hilft Ihnen, Inhalte zu priorisieren und gleichzeitig das Event zu bewerben.

Fazit: Der Erfolg hybrider Events ist kein Zufall

Ein gelungenes hybrides Event braucht Planung, Technik, Team und das richtige Tool. Mit CONREGO schaffen Sie ein Erlebnis, das Teilnehmer begeistert und Sponsoren überzeugt.

Möchten Sie testen, wie CONREGO Sie dabei unterstützen kann? Vereinbaren Sie eine kurze Präsentation oder starten Sie eine kostenlose Testphase.

Tomasz Chrościechowski