Wann ist ein Teilnehmerregistrierungssystem DSGVO-konform?

Im Folgenden erklären wir Schritt für Schritt, wann eine Event-Management-Software als DSGVO-konform gilt, welche Pflichten sich daraus ergeben und wie Sie diese umsetzen.

1. Was ist die DSGVO?

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist seit dem 25. Mai 2018 in der EU verbindlich. Sie ersetzt ältere Datenschutzgesetze und vereinheitlicht die Verarbeitung personenbezogener Daten europaweit.

Hauptziele:

• Stärkung des Datenschutzes,
• freier Datenverkehr innerhalb der EU,
• mehr Rechte für betroffene Personen.

2. Wer ist betroffen?

Die DSGVO betrifft jede Organisation, die personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeitet – auch außerhalb der EU. Dazu zählen Eventagenturen, Veranstalter und Anbieter von Registrierungssystemen.

Verantwortlicher – entscheidet über Zweck und Mittel der Datenverarbeitung (z. B. der Veranstalter).

Auftragsverarbeiter – verarbeitet Daten im Auftrag des Verantwortlichen (z. B. CONREGO als Systemanbieter).

3. Warum ist DSGVO-Konformität wichtig?

Vertrauen & Transparenz

Teilnehmer geben ihre Daten eher preis, wenn sie wissen, dass sie sicher und fair verarbeitet werden. DSGVO-Konformität stärkt Ihre Markenwahrnehmung.

Effektives Marketing

Marketingzwecke und Datenweitergabe (z. B. an Sponsoren) erfordern separate Einwilligungen. CONREGO filtert automatisch Empfänger mit entsprechender Zustimmung.

Bußgelder vermeiden

Verstöße können zu Bußgeldern von bis zu 20 Mio. € oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes führen. Auch Einschränkungen der Datenverarbeitung können drohen.

4. DSGVO-konform Schritt für Schritt

Einwilligung der Teilnehmer

Die Einwilligung muss:\n- aktiv erfolgen (keine Vorauswahl),

• klar definiert sein (wer und warum),
• getrennt pro Zweck erteilt werden (Teilnahme, Marketing, Weitergabe).

CONREGO erlaubt die Konfiguration individueller Klauseln und automatischer Prozesse, z. B. gezielte Mailings.

⚠️ Update 2024: DSGVO-konforme Mailings nach neuen Anforderungen von Google & Yahoo – Opt-out-Funktion, SPF/DKIM-Header, Filterung ohne Einwilligung.

Recht auf Auskunft

Teilnehmer können ihre Daten anfordern. Der Export in PDF oder XLS ist in CONREGO mit einem Klick möglich.

Recht auf Löschung

Die Datenlöschung ist über das Admin-Panel möglich – unter Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

Informationspflicht bei Datenpannen

Datenpannen müssen innerhalb von 72 Stunden gemeldet werden. CONREGO speichert alle Daten auf Servern in der EU und überwacht Sicherheitsereignisse.

Datenportabilität und Interoperabilität

Datenexporte im Format für CRM-, ERP- und Mailing-Systeme sind jederzeit möglich.

Datenschutz durch Technik

Datenschutz muss Teil jedes Prozesses sein („Privacy by Design“). CONREGO bietet rollenbasierten Zugriff und automatische Abmeldungen.

Automatisierung & Profiling

Bei automatischer Verarbeitung (Scoring, Tagging) ist eine Information der Betroffenen Pflicht. CONREGO unterstützt datenschutzkonforme Automatisierung.

Datenschutzbeauftragter

Wer Gesundheitsdaten verarbeitet oder jährlich >5000 Personen erfasst, sollte einen DSB benennen. CONREGO verfügt über einen internen DSB und schult regelmäßig Mitarbeitende.

5. Fazit

DSGVO-Konformität schützt nicht nur vor Strafen – sie stärkt Vertrauen und Professionalität. Mit CONREGO erfüllen Sie Ihre Pflichten als Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter effizient.

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Tomasz Chrościechowski