Ein guter Teilnehmerausweis sollte vor allem die einfache Erkennung des Teilnehmers ermöglichen. Je nach Veranstaltung kann er außerdem über dessen Rolle informieren, das Knüpfen von Kontakten erleichtern oder einen QR-Code enthalten, der für die Zugangskontrolle verwendet wird.

Bei der Wahl des Ausweistyps lohnt es sich daher, den gesamten Prozess zu betrachten: Vorbereitung, Personalisierung, Ausgabe am Empfang, Möglichkeit zur Korrektur von Daten und Materialkosten.

Was sollte ein Teilnehmerausweis enthalten?

Ein Teilnehmerausweis, häufig auch als Badge bezeichnet, sollte vor allem die während der Veranstaltung benötigten Informationen enthalten.

Dazu gehören meist:

Vor- und Nachname;
Name des Unternehmens oder der Organisation;
Position oder Rolle des Teilnehmers, sofern relevant;
Teilnehmerkategorie, zum Beispiel Referent, Teilnehmer, VIP, Partner oder Personal;
Veranstaltungslogo;
QR-Code, wenn er beim Check-in oder bei der Zugangskontrolle verwendet wird.

Auf einem größeren Ausweis können außerdem zusätzliche Informationen wie eine Kurzagenda, ein Lageplan oder die Kennzeichnung des gewählten Programm-Tracks untergebracht werden.

Es ist jedoch nicht sinnvoll, jede freie Fläche zu nutzen. Die wichtigste Funktion des Ausweises bleibt die schnelle Lesbarkeit der Teilnehmerdaten.

Wann sollten Teilnehmerausweise gedruckt werden?

Eine grundlegende Entscheidung betrifft die Wahl zwischen der Vorbereitung der Ausweise vor der Veranstaltung und dem Druck vor Ort.

Druck vor der Veranstaltung

Diese Variante eignet sich gut, wenn die Teilnehmerliste früh genug feststeht und nicht mit vielen Änderungen zu rechnen ist.

Die Ausweise können in einer Druckerei hergestellt werden. Dadurch sind Materialien und Veredelungen möglich, die sich beim Druck vor Ort nur schwer umsetzen lassen. Am Veranstaltungstag liegen die Ausweise bereits zur Ausgabe bereit.

Allerdings muss ihre reibungslose Ausgabe am Empfang organisiert werden. Berücksichtigen Sie außerdem Situationen, in denen:

ein Teilnehmer seine Daten ändert;
jemand absagt;
sich eine neue Person anmeldet, nachdem die Dateien bereits an die Druckerei übermittelt wurden;
ein Ausweis verloren geht oder beschädigt wird.

Druck vor Ort

Dabei wird der Ausweis erst nach der Ankunft des Teilnehmers erstellt. Die Daten können somit direkt aus der aktuellen Registrierungsdatenbank übernommen werden.

Diese Lösung ist besonders nützlich, wenn sich die Teilnehmerliste bis zur letzten Minute ändert oder der Veranstalter Anmeldungen vor Ort zulässt.

Sie erfordert jedoch entsprechend vorbereitete Stationen, Drucker, Verbrauchsmaterialien und einen getesteten Prozess.

Mischmodell

Beide Lösungen lassen sich auch miteinander kombinieren.

Sie können beispielsweise:

Ausweise für feste Gruppen im Voraus vorbereiten und sie für neue oder geänderte Anmeldungen vor Ort drucken;
den grafischen Hintergrund des Ausweises vorab drucken und am Empfang ein Etikett mit den aktuellen Teilnehmerdaten ergänzen;
den Großteil der Ausweise vor der Veranstaltung vorbereiten und eine Druckstation für Änderungen bereithalten.

Es gibt keine Methode, die für jede Veranstaltung geeignet ist. Die Wahl hängt vor allem von der Größe, der Zahl der Änderungen und der Arbeitsweise des Empfangs ab.

Arten von Teilnehmerausweisen für Veranstaltungen

Laminierte Papierausweise

Ein Papierausweis kann viel Platz für Teilnehmerdaten und grafische Elemente bieten. Bei größeren Auflagen lässt er sich in einer Druckerei auf Papier mit hoher Grammatur herstellen und zusätzlich durch Laminat oder eine andere Veredelung schützen.

Diese Ausweise eignen sich gut, wenn das Erscheinungsbild wichtig ist, die Teilnehmerliste im Voraus feststeht und nicht mit vielen Änderungen zu rechnen ist.

Ihr Nachteil ist die geringere Flexibilität nach Abschluss der Produktion. Wenn sich Teilnehmerdaten ändern oder eine neue Person hinzukommt, muss eine Möglichkeit zur Herstellung eines zusätzlichen Ausweises vorhanden sein.

Beispielsweise kann eine kleine Zahl nicht personalisierter Ausweise bereitgehalten und vor Ort mit Etiketten ergänzt werden.

Plastikkarten

Kunststoffkarten sind langlebig und widerstandsfähig. Sie können einen QR-Code, einen Magnetstreifen oder Komponenten für Zugangskontrollsysteme enthalten.

Das kleine Format begrenzt jedoch die für Teilnehmerdaten verfügbare Fläche. Wenn die gute Lesbarkeit von Vorname, Nachname und Unternehmensname besonders wichtig ist, kann ein größerer Ausweis die bessere Wahl sein.

Eine Personalisierung der Karten vor Ort ist möglich, erfordert aber speziell dafür vorgesehene Drucker. Daher müssen sowohl die Kosten der Karten selbst als auch die Kosten der entsprechenden Technik berücksichtigt werden.

Plastikkarten sind bei Veranstaltungen erwägenswert, bei denen eine außergewöhnlich hohe Haltbarkeit des Ausweises wichtig ist.

Selbstklebende Etiketten

Selbstklebende Etiketten bieten eine einfache Möglichkeit, Ausweise zu personalisieren, ohne das gesamte Dokument am Empfang drucken zu müssen.

Sie können den Ausweis mit der Veranstaltungsgrafik im Voraus vorbereiten und nach der Ankunft des Teilnehmers nur ein Etikett mit seinen Daten und gegebenenfalls einem QR-Code drucken.

Das Erscheinungsbild hängt vor allem von der Gestaltung des Ausweises und der Platzierung des Etiketts ab. Es empfiehlt sich, eine feste Fläche dafür vorzusehen, damit es nicht wie ein zufällig hinzugefügtes Element wirkt.

Sehen Sie, wie der Druck und die Personalisierung von Teilnehmerausweisen mit selbstklebenden Etiketten funktionieren:

Thermotransfergedruckte Teilnehmerausweise

Bei einer großen Teilnehmerzahl können Lösungen mit Rollenmaterialien und Thermotransferdruckern eingesetzt werden.

Der grafische Hintergrund kann im Voraus vorbereitet werden, während der Veranstaltung werden dagegen die Daten des jeweiligen Teilnehmers gedruckt. Je nach gewähltem Material kann der Ausdruck bereits der fertige Ausweis sein oder ein Element, das anschließend in eine Hülle eingesetzt oder mit einem vorbereiteten Teil des Ausweises verbunden wird.

Der Vorteil dieser Lösung besteht in der schnellen Personalisierung aufeinanderfolgender Ausweise und der Haltbarkeit des Drucks. Drucker, Material und die Aufbereitung der Druckvorlage müssen jedoch sorgfältig aufeinander abgestimmt werden.

Bei einer kleinen Veranstaltung können die Kosten für Technik und Materialien dazu führen, dass eine einfachere Lösung wirtschaftlicher ist.

Papierausweise auf Basis von Eintrittskarten

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die Eintrittskarte zu verwenden, die der Teilnehmer vor der Veranstaltung erhält.

Dabei kann es sich beispielsweise um ein A4-Dokument handeln, das so gestaltet ist, dass nach dem Drucken und Falten auf A6 ein doppelseitiger Ausweis entsteht. Bei der Ankunft erhält der Teilnehmer lediglich eine Hülle und ein Schlüsselband.

Die große Fläche bietet nicht nur Platz für Vor- und Nachname, sondern auch für einen QR-Code, organisatorische Informationen, eine Karte oder die Agenda.

Der Teilnehmer kann das Dokument selbst ausdrucken. Der Veranstalter sollte jedoch vor Ort eine zusätzliche Kopie für Personen erstellen können, die ihren Ausdruck nicht mitgebracht haben.

Abb. CONREGO ermöglicht die automatische Personalisierung und den Versand der Eintrittskarte als PDF-Datei im Anhang der Registrierungsbestätigung.

Vergleich der Teilnehmerausweisarten

Die Kosten hängen von der Teilnehmerzahl, dem Material, der Druckmethode, der eingesetzten Technik und dem Arbeitsaufwand für die Vorbereitung und Ausgabe der Ausweise ab. Die folgende Übersicht zeigt daher in erster Linie die Unterschiede zwischen den einzelnen Lösungen und keine konkreten Preise.

Ausweistyp	Haltbarkeit	Relative Kosten	Art der Vorbereitung	Änderungen vor Ort möglich	Typischer Einsatz
Laminierter Papierausweis	mittel–hoch	niedrig–mittel bei größerer Auflage	meist Druckerei vor der Veranstaltung	eingeschränkt; zusätzliche Etiketten möglich	Konferenzen mit stabiler Teilnehmerliste
Kunststoffkarte	hoch	hoch	Spezialdruck vor der Veranstaltung oder vor Ort	mit geeigneter Technik möglich	Veranstaltungen, die eine außergewöhnlich hohe Haltbarkeit des Ausweises erfordern
Etikett auf vorbereitetem Ausweis	abhängig von den verwendeten Materialien	niedrig	Hintergrund vorab, Daten meist vor Ort gedruckt	sehr hoch	Veranstaltungen mit häufigen Änderungen und Last-Minute-Anmeldungen
Thermotransfergedruckter Ausweis	mittel–hoch	mittel–hoch	Druck der Daten vor Ort auf vorbereitetem Material	sehr hoch	Veranstaltungen mit einer großen Teilnehmerzahl
Von A4 auf A6 gefaltete Eintrittskarte	niedrig–mittel	niedrig	Teilnehmer oder Veranstalter druckt das Dokument	hoch	Veranstaltungen mit begrenztem Budget und dem Bedarf, mehr Informationen unterzubringen

Wie gestaltet man einen gut lesbaren Teilnehmerausweis?

Die Wahl des Materials ist nur ein Teil der Entscheidung. Ein schlecht gestalteter Ausweis bleibt unabhängig von der Druckqualität schwer lesbar.

Die wichtigsten Informationen sollten zuerst sichtbar sein

Bei den meisten Veranstaltungen haben folgende Angaben die größte Bedeutung:

Vor- und Nachname;
Unternehmen oder Organisation;
Rolle oder Teilnehmerkategorie, sofern erforderlich.

Sorgen Sie dafür, dass Veranstaltungslogo, Sponsoren oder dekorative Elemente nicht mit den Teilnehmerdaten konkurrieren.

Unterschiedliche Datenlängen testen

Ein Entwurf, der auf einem kurzen Namen und einem kurzen Unternehmensnamen basiert, kann gut aussehen, aber bei längeren Angaben nicht mehr funktionieren.

Testen Sie vor dem Druck unter anderem:

einen langen Vor- und Nachnamen;
Doppelnamen;
einen langen Unternehmensnamen;
sprachspezifische Zeichen;
verschiedene Teilnehmerkategorien.

Bei einer internationalen Veranstaltung sollten Sie außerdem sicherstellen, dass die verwendete Schriftart alle benötigten Zeichen unterstützt.

Farbe kann helfen, sollte aber nicht die einzige Kennzeichnung sein

Unterschiedliche Farben können dabei helfen, Referenten, Teilnehmer, Medienvertreter oder Personal leichter zu erkennen.

Wenn die Kennzeichnung jedoch mit einer Berechtigung oder dem Zugang zu einem bestimmten Veranstaltungsbereich verbunden ist, sollten zusätzlich Text, ein Symbol oder eine andere Form der Kennzeichnung verwendet werden.

Der QR-Code muss auf dem fertigen Ausdruck getestet werden

Wenn der Teilnehmerausweis einen QR-Code enthält, erstellen Sie einen Testdruck auf dem endgültigen Material und prüfen Sie ihn mit den Geräten, die während der Veranstaltung eingesetzt werden.

Beurteilen Sie die Funktion des Codes nicht ausschließlich am Computerbildschirm. Seine Größe, sein Kontrast, die Druckqualität und das Material des Ausweises können entscheidend sein.

Keine unnötigen Daten aufnehmen

Der Teilnehmerausweis ist während der gesamten Veranstaltung für andere Personen sichtbar. Nehmen Sie nur Informationen auf, die von Teilnehmern, Personal oder dem Zugangskontrollsystem tatsächlich benötigt werden.

Wie bereitet man den Druck von Teilnehmerausweisen vor Ort vor?

Wenn die Ausweise während des Check-ins erstellt werden sollen, sollte der Prozess vor der Veranstaltung mit genau der Technik getestet werden, die am Empfang zum Einsatz kommt.

Eine Standardstation für den Druck von Teilnehmerausweisen mit CONREGO besteht aus:

einem Laptop mit Zugang zum System;
einem QR-Code-Scanner;
einem Drucker;
geeigneten Etiketten, Farbbändern oder anderen Verbrauchsmaterialien;
Internetzugang und Stromversorgung.

Der Teilnehmer kann den QR-Code seiner Eintrittskarte auf dem Smartphone oder in Papierform vorzeigen. Nach dem Scannen des Codes oder der manuellen Suche nach dem Teilnehmer kann das Empfangspersonal seine Daten prüfen, die Anwesenheit erfassen und den Druck des passenden Ausweises starten.

Wenn Sie Teilnehmerausweise vor Ort drucken, testen Sie außerdem:

die Suche nach einem Teilnehmer ohne QR-Code;
die Änderung von Teilnehmerdaten;
das Hinzufügen eines neuen Teilnehmers;
einen erneuten Druck;
den Austausch von Verbrauchsmaterialien im Drucker;
den Ausfall einer Station.

Bei einem größeren Empfang sollten Sie außerdem Reservematerialien bereithalten und sicherstellen, dass eine andere Station den Druck übernehmen kann.

Die mobile App CONREGO Check-in kann zum Scannen von Codes, zur Suche nach Teilnehmern und zur Erfassung der Anwesenheit verwendet werden, wenn die Ausweise bereits vorbereitet sind. Sollen sie jedoch vor Ort gedruckt werden, ist eine Station mit Laptop und Drucker erforderlich.

Wie unterstützt CONREGO die Personalisierung und den Druck von Teilnehmerausweisen?

Mit CONREGO lassen sich personalisierte Dokumente auf Grundlage der bei der Registrierung erfassten oder in das System importierten Daten erstellen.

Die Vorlage eines Teilnehmerausweises kann auf einer vorbereiteten PDF-Datei oder auf einem leeren Dokument in einem bestimmten Format basieren. An den entsprechenden Stellen können Teilnehmerdaten und ein QR-Code eingefügt werden.

So lassen sich unter anderem folgende Elemente vorbereiten:

Teilnehmerausweise für den Druck im Voraus;
PDF-Eintrittskarten für den Versand an Teilnehmer;
Etiketten, die am Empfang gedruckt werden;
unterschiedliche Vorlagen für einzelne Teilnehmerkategorien.

Während des Empfangsbetriebs können den verschiedenen Eintrittskartentypen die passenden Druckvorlagen zugewiesen werden. Dadurch lassen sich Registrierungsdaten nutzen, ohne sie erneut in separate Dateien oder Werkzeuge eingeben zu müssen.

Wie wählt man die richtige Lösung?

Beantworten Sie vor der Entscheidung einige Fragen:

Wird die Teilnehmerliste früh genug geschlossen sein?
Wie viele Änderungen treten üblicherweise kurz vor der Veranstaltung auf?
Lassen Sie Anmeldungen vor Ort zu?
Soll der Ausweis nur der Identifikation des Teilnehmers oder auch der Zugangskontrolle dienen?
Wie viele Informationen müssen darauf untergebracht werden?
Ist eine aufwendige Veredelung wichtiger oder die Möglichkeit, Daten schnell zu ändern?
Wie werden die Ausweise am Empfang ausgegeben?
Verfügen Sie über die für den Druck vor Ort erforderliche Technik?
Was tun Sie bei einem Druckerausfall oder fehlenden Materialien?

Bei einer stabilen Teilnehmerliste kann der Vorabdruck in einer Druckerei eine gute Lösung sein. Wenn sich Daten häufig bis zur letzten Minute ändern, bietet der Druck vor Ort mehr Flexibilität. Das Mischmodell verbindet dagegen vorbereitete grafische Elemente mit aktuellen Teilnehmerdaten.

Der beste Teilnehmerausweis ist nicht derjenige aus dem teuersten Material, sondern derjenige, der gut lesbar ist, zur Organisation der Veranstaltung passt und sich effizient vorbereiten und an den Teilnehmer ausgeben lässt.

Event-Badges: Arten, Materialien und Druckmethoden