1. Beschreibung der Veranstaltung
Die Fachmesse Instal Termo für Heiztechnik, erneuerbare Energien, Klima- und Lüftungstechnik fand am 24. und 25. September 2025 statt.
Die Veranstaltung richtete sich an Branchenexperten, Hersteller, Installateure, Planer, Händler und alle, die sich für die Entwicklung der Gebäudetechnikbranche interessieren. Fast 100 Aussteller präsentierten Lösungen aus den Bereichen Heizungs- und Sanitärtechnik, Klima- und Lüftungstechnik sowie erneuerbare Energien. Der Veranstalter stellte 7.500 m² Veranstaltungsfläche bereit, und über CONREGO gingen rund 2.800 Anmeldungen ein.
2. Herausforderungen des Kunden
Bei einer Fachmesse, die sich an mehrere unterschiedliche Zielgruppen richtet, wären ein einziges Formular und identische Informationen für alle Teilnehmenden nicht ausreichend gewesen. Der Veranstalter benötigte:
- mehrere Ticketkategorien mit separaten Teilnehmerlimits,
- einen Prozess zur Annahme oder Ablehnung ausgewählter Anmeldungen,
- Nachrichten, die auf den Status und die Kategorie der jeweiligen Person abgestimmt waren,
- eine Veranstaltungswebsite und Anmeldung unter der eigenen Domain,
- aktuelle Auswertungen auf Grundlage der im System erfassten Daten,
- einen automatisierten Versand von Tickets mit QR-Codes,
- eine Anwesenheitskontrolle während der Veranstaltung.
All diese Elemente mussten in einer zentralen Umgebung zusammenwirken und dem Veranstalter Zugriff auf die Anmeldedatenbank, Teilnehmerstatus, den Kommunikationsverlauf und die Anwesenheitsdaten geben.
3. Die Lösung mit CONREGO
In CONREGO wurden vier Ticketkategorien mit jeweils eigenen Bedingungen und Teilnehmerlimits eingerichtet. Der Veranstalter konnte Anmeldungen prüfen, annehmen oder ablehnen. Die Teilnehmenden erhielten automatisch Nachrichten, die auf ihren jeweiligen Anmeldestatus abgestimmt waren.
Die Veranstaltungswebsite und das Anmeldeformular waren unter instaltermo.pl erreichbar und boten ein durchgängig einheitliches Branding. Nach der Anmeldung generierte das System ein Ticket mit QR-Code, das später zur Anwesenheitskontrolle verwendet wurde.
Instal Termo 2025: Veranstaltungswebsite
4. Ergebnisse
Mit CONREGO wurden fast 2.800 Anmeldungen abgewickelt. Die Aufteilung in vier Ticketkategorien strukturierte die Anmeldungen und erleichterte die Steuerung der Teilnehmerlimits. Automatisierte Nachrichten reduzierten die Zahl der manuell versendeten E-Mails, während QR-Codes die Betreuung der Gäste vor Ort beschleunigten.
5. Kundenstimme
Für eine Branchenveranstaltung dieser Größenordnung mit fast 2.800 registrierten Teilnehmenden benötigten wir eine Lösung, die eine flexible Anmeldung mit vollständiger Datenkontrolle verbindet.
CONREGO hat sich rundum bewährt. Die Einrichtung von vier Ticketkategorien mit separaten Limits, die manuelle Freigabe der Anmeldungen und der automatisierte, personalisierte Ticketversand über unsere eigene Domain haben uns Dutzende Arbeitsstunden erspart. Ein weiterer großer Vorteil war der integrierte Website-Builder: Damit konnten wir die gesamte Veranstaltungswebsite selbst erstellen, ohne Entwickler hinzuziehen zu müssen. Auf der Veranstaltung verlief der Check-in per QR-Code reibungslos und ohne Warteschlangen. Aktuelle Anwesenheitsberichte gaben uns zugleich einen vollständigen Überblick über den Verlauf der Messe. CONREGO gibt Veranstaltern Sicherheit und volle Kontrolle – vom ersten Anmeldeformular bis zum Check-in vor Ort.
6. Zusammenfassung
Die Fachmesse Instal Termo 2025 zeigt, wie CONREGO eine Veranstaltung mit mehreren Tausend registrierten Besuchern unterstützen kann. Das System vereinte Ticketkategorien, Teilnehmerlimits, die Prüfung von Anmeldungen, Kommunikation, Tickets mit QR-Codes und Anwesenheitskontrolle.
Die Teilnehmenden durchliefen einen einheitlichen Prozess – vom ersten Besuch der Website bis zum Vorzeigen ihres Tickets. Gleichzeitig erhielt der Veranstalter eine strukturierte Anmeldedatenbank und aktuelle Anwesenheitsdaten.
