Die Bedingungen für die Teilnahme und die Verarbeitung personenbezogener Daten müssen klar sein. Mit gut formulierten Teilnahmebedingungen und korrekten Datenschutzklauseln schützt du dich selbst und deine Teilnehmer.
Die Registrierung von Teilnehmern – unabhängig vom Umfang der Veranstaltung – ist nicht nur eine logistische Aufgabe. Ab diesem Moment greifen auch gesetzliche Vorschriften zur Datenverarbeitung, Dienstleistungserbringung und Kommunikation mit den Teilnehmern.
Wenn Sie also ein Anmeldeformular ohne passende Teilnahmebedingungen oder notwendige Klauseln veröffentlichen, laden Sie rechtlich gesehen Probleme ein. Glücklicherweise lässt sich das mit wenig Aufwand vermeiden.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie für rechtliche Sicherheit und ein gutes Teilnehmererlebnis sorgen. Am Ende finden Sie außerdem vorgefertigte Dokumentenvorlagen zum Download.
Ein Klassiker, oft unterschätzt. Der Text lautet meist: "Ich habe die Teilnahmebedingungen gelesen und akzeptiere sie" – das reicht aus, sofern Sie den Teilnehmern tatsächlich Zugang zum Dokument gewähren.
Achten Sie darauf, dass der Link aktiv ist und sich in einem neuen Tab öffnet. Klingt banal, aber erstaunlich oft funktioniert dieser Punkt nicht – und dann ist keine Rede von informierter Zustimmung.
Das Fundament Ihrer Veranstaltungsregistrierung. Die Teilnahmebedingungen beschreiben die Dienstleistung, die Sie erbringen. Was muss drinstehen?
Ein gut formulierter Text schafft Transparenz, schützt Sie im Streitfall und vermittelt Professionalität. Bei CONREGO sehen wir oft, dass Organisatoren erst nach einem schwierigen Event anfangen, das Thema ernst zu nehmen. Besser ist, vorbereitet zu sein.
Ebenso wichtig wie der Vertrag: Die Informationspflicht. Sie müssen Teilnehmer darüber aufklären:
Diese Information können Sie unter das Formular setzen oder verlinken – in jedem Fall muss sie vor dem Absenden zugänglich sein.
Im System von CONREGO können Sie diese Klausel als Pflichtfeld definieren. Das bedeutet: Ohne Zustimmung geht es nicht weiter. DSGVO-konform und sicher.
Während sich die Informationspflicht auf Formularinhalte bezieht, behandelt die Datenschutzerklärung alle anderen Daten, die auf Ihrer Website erhoben werden. Also auch von Besuchern, die sich nicht registrieren.
Sie sollte enthalten:
Noch keine Datenschutzerklärung? Beginnen Sie mit der Informationspflicht. In CONREGO gibt es für jede Registrierungsseite ein Feld für den Link zur Datenschutzerklärung.
Ein Dauerbrenner. Die wichtigste Regel lautet: Marketing-Einwilligungen dürfen nicht verpflichtend sein.
Sie dürfen die Teilnahme an Ihrem Event nicht an die Zustimmung zu Newslettern oder Werbung knüpfen.
Wenn Sie unter dem Formular ein optionales Häkchen wie "Ich möchte Informationen zu künftigen Veranstaltungen erhalten" platzieren – wunderbar. Aber es muss freiwillig sein.
In CONREGO lassen sich Teilnehmer nach Marketing-Einwilligung filtern. So vermeiden Sie Beschwerden und bleiben auf der sicheren Seite.
Ein guter Anmeldeprozess ist mehr als Datenerfassung. Er ist Ausdruck von Professionalität, schafft Vertrauen und schützt Sie rechtlich.
Sie müssen keine Juristin oder kein Jurist sein, um rechtssichere Unterlagen zu erstellen. Mit etwas Grundwissen und den passenden Vorlagen gelingt das ganz leicht.
Wenn Sie die gesamte Veranstaltungsorganisation – von der Anmeldung über die Bezahlung bis zur Kommunikation – rechtssicher, komfortabel und effizient gestalten möchten, testen Sie CONREGO. Kostenlos und unverbindlich.
