Die Wahl des Registrierungssystems kann über den Erfolg Ihrer Veranstaltung entscheiden. Lernen Sie die wichtigsten Kriterien kennen, die Ihnen helfen, die beste Entscheidung zu treffen.
Erinnern Sie sich an den Moment, als Ihr Registrierungsformular eine Woche vor der Konferenz nicht mehr funktionierte? Oder als Teilnehmer sich über den komplizierten Anmeldeprozess beschwerten? Vielleicht mussten Sie auch schon einmal Daten manuell nach Excel exportieren, weil das System nicht die benötigten Berichte anbot?
Als Eventmanager wissen Sie, dass die Wahl des richtigen Registrierungssystems eine der wichtigsten Entscheidungen im Veranstaltungsorganisationsprozess ist. Es ist nicht nur ein Werkzeug zum Sammeln von Anmeldungen – es ist das Fundament für die Kommunikation mit Teilnehmern, das Zahlungsmanagement und der Schlüssel zur Sammlung wertvoller Daten.
In diesem umfassenden Leitfaden führe ich Sie durch den Auswahlprozess eines Systems, das nicht nur Ihre Arbeit erleichtern, sondern auch den Teilnehmern vom ersten Kontakt mit Ihrer Veranstaltung an ein reibungsloses und professionelles Erlebnis bieten wird.
Die Wahl eines Registrierungssystems ist keine Entscheidung, die Sie aufgrund einer attraktiven Website des Anbieters oder einer überzeugenden Verkaufs-E-Mail treffen sollten. Es ist eine strategische Geschäftsentscheidung, die eine gründliche Analyse der Bedürfnisse Ihrer Veranstaltung und Organisation erfordert.
Jede Veranstaltung ist anders – von kleinen Workshops bis hin zu mehrtägigen Konferenzen mit parallelen Themensträngen. Ihr Registrierungssystem sollte sich an die Besonderheiten Ihrer Veranstaltung anpassen und Sie nicht zwingen, Ihre Veranstaltung an die Einschränkungen des Systems anzupassen.
Stellen Sie sich folgende Fragen:
Beispiel aus der Praxis: Ein Organisator einer Technologiekonferenz benötigte unterschiedliche Formulare für Teilnehmer, Referenten und Medienvertreter mit verschiedenen Feldern und Registrierungspfaden. Das starre System, das er anfänglich gewählt hatte, erlaubte keine solche Differenzierung, was ihn zwang, separate Veranstaltungen im System zu erstellen und die Daten manuell zusammenzuführen – was zusätzliche Arbeit und Fehlerrisiken mit sich brachte.
Denken Sie daran, dass das Anmeldeformular oft der erste Kontaktpunkt des Teilnehmers mit Ihrer Veranstaltung ist. Ein komplizierter, nicht intuitiver Prozess kann potenzielle Teilnehmer abschrecken und sich negativ auf die Wahrnehmung Ihrer Marke auswirken.
Worauf Sie achten sollten:
Beispiel aus der Praxis: Die Organisatorin einer Reihe von Businesstrainings bemerkte, dass nach dem Wechsel zu einem intuitiveren und mobilfreundlicheren Registrierungssystem die Abschlussrate der Registrierungen um 28% stieg. Ein einfacheres Formular ermutigte mehr Personen, den Registrierungsprozess abzuschließen, was sich direkt in einer höheren Teilnehmerzahl niederschlug.
Ein effektives Registrierungssystem sollte nicht nur den Anmeldeprozess selbst vereinfachen, sondern auch das Zahlungsmanagement – sowohl für Sie als auch für die Teilnehmer.
Wesentliche Aspekte, die zu berücksichtigen sind:
Beispiel aus der Praxis: Der Organisator einer internationalen Konferenz benötigte ein System, das Zahlungen in verschiedenen Währungen und Methoden (Karten, Überweisungen, PayPal) unterstützen würde. Das von ihm gewählte System bot diese Funktionen, integrierte sich jedoch nicht mit seinem Buchhaltungssystem, was bedeutete, dass jede Transaktion manuell eingegeben werden musste – ein zeitaufwändiger Prozess, der bei einer besseren Marktrecherche hätte vermieden werden können.
Neben den grundlegenden Auswahlkriterien gibt es spezifische Funktionen, die den Organisationsprozess der Veranstaltung erheblich verbessern und die Zufriedenheit der Teilnehmer steigern können.
Ein Registrierungssystem ist nicht nur ein Werkzeug zum Sammeln von Anmeldungen – es ist ein leistungsstarkes Kommunikationsinstrument mit Teilnehmern in jeder Phase der Veranstaltung.
Prüfen Sie, ob das System Folgendes bietet:
Beispiel aus der Praxis: Der Eventmanager einer Bildungskonferenz nutzte ein System mit fortschrittlicher Kommunikationsautomatisierung, um den Teilnehmern personalisierte Agenden basierend auf ihren ausgewählten Sessions zu senden, zusammen mit Erinnerungen einen Tag vor jeder Session. Das Ergebnis? Eine deutlich höhere Teilnahme an den Sessions und positive Kommentare von Teilnehmern, die den „persönlichen Ansatz" schätzten.
Die Daten aus dem Registrierungssystem sind eine Fundgrube an Wissen, die Ihnen bei strategischen Entscheidungen und der Optimierung zukünftiger Veranstaltungen helfen kann.
Schlüsselfragen:
Beispiel aus der Praxis: Der Organisator einer regelmäßigen Fachmesse entdeckte dank der fortschrittlichen Analytik seines Registrierungssystems, dass die höchste Konversion von der Registrierung zur tatsächlichen Anwesenheit bei Teilnehmern lag, die sich zwischen 2 und 4 Wochen vor der Veranstaltung registrierten. Dies ermöglichte ihm, seine Marketingkampagnen zu optimieren und die Teilnahme bei der nächsten Ausgabe um 15% zu steigern.
Das Registrierungssystem sollte Sie nicht nur vor der Veranstaltung unterstützen, sondern auch während der Durchführung.
Was zu prüfen ist:
Beispiel aus der Praxis: Die Koordinatorin einer großen Fachkonferenz entschied sich für ein System mit Check-in-Funktion, das die durchschnittliche Bearbeitungszeit der ankommenden Teilnehmer auf nur 35 Sekunden reduzierte. Dadurch verkürzte sich die durchschnittliche Wartezeit in der Schlange von 15 auf lediglich 3 Minuten – was den ersten Eindruck der Teilnehmer deutlich verbesserte.
Nachdem Sie Ihre Bedürfnisse und Schlüsselfunktionen identifiziert haben, ist es Zeit, mit potenziellen Anbietern zu sprechen. Hier sind Fragen, die Ihnen helfen, eine fundierte Entscheidung zu treffen:
Im Zeitalter der DSGVO und des wachsenden Bewusstseins für Datenschutz sind Sicherheitsfragen entscheidend.
Selbst das beste System kann Probleme verursachen, wenn Sie nicht die richtige Unterstützung haben.
Das System sollte mit Ihren Bedürfnissen wachsen und unabhängig von der Auslastung zuverlässig funktionieren.
Nachdem Sie alle Informationen gesammelt haben, ist es Zeit für die Entscheidung. Hier sind einige praktische Tipps, die Ihnen helfen, die richtige Wahl zu treffen:
Nichts ersetzt praktische Erfahrung. Die meisten renommierten Anbieter bieten Demo-Versionen oder Testperioden an.
Die Erfahrungen anderer Organisatoren können eine unschätzbare Informationsquelle sein.
Der Preis ist nicht nur die monatliche Abonnementgebühr – berücksichtigen Sie alle Kosten im Zusammenhang mit der Implementierung und Nutzung des Systems.
Die Wahl eines Registrierungssystems ist keine einmalige Entscheidung, sondern eine strategische Investition in die Zukunft Ihrer Veranstaltungen. Das richtige System optimiert nicht nur organisatorische Prozesse, sondern baut auch ein professionelles Image Ihrer Marke auf und erhöht die Zufriedenheit der Teilnehmer.
Die besten Registrierungssysteme, wie CONREGO, bieten weit mehr als nur das Sammeln von Anmeldungen – sie sind komplette Lösungen, die Sie in jeder Phase der Veranstaltungsorganisation unterstützen, von der Planung bis zur Ergebnisanalyse.
Denken Sie daran, dass ein System, das für eine wissenschaftliche Konferenz geeignet ist, möglicherweise nicht die ideale Wahl für ein Musikfestival ist. Deshalb ist es so wichtig, Ihre Bedürfnisse und Prioritäten genau zu definieren, bevor Sie eine Entscheidung treffen.
Ich ermutige Sie zu einer gründlichen Analyse der verfügbaren Optionen, zum Stellen schwieriger Fragen an die Anbieter und zur Wahl einer Lösung, die nicht nur Ihre aktuellen Anforderungen erfüllt, sondern auch mit Ihren Ambitionen und dem Umfang Ihrer organisierten Veranstaltungen wachsen kann.
Und wenn Sie zusätzliche Unterstützung im Auswahlprozess benötigen oder Fragen zu den Funktionen von Registrierungssystemen haben, stehen unsere Experten immer bereit, Ihnen zu helfen und ihre langjährige Erfahrung in der Eventbranche mit Ihnen zu teilen.
Tomasz Chrościechowski
