Ein Event-Management-System kann Website, Anmeldeformular, Tickets, Zahlungen, Teilnehmerkommunikation, Check-in und Berichterstattung miteinander verbinden. Nicht jede Organisation benötigt jedoch alle diese Funktionen.

Eine Lösung für eine Reihe kostenpflichtiger Kongresse kann für ein einzelnes kleines, kostenloses Treffen unnötig umfangreich sein. Ein einfaches Formular kann dagegen für eine Veranstaltung mit mehreren Teilnehmergruppen, unterschiedlichen Preisen, Zahlungen, mehreren Sprachversionen oder abweichenden Zugangsregeln nicht ausreichen.

Beginnen Sie mit Ihrem eigenen Prozess

Bevor Sie Systeme vergleichen, beschreiben Sie, wie die Betreuung Ihrer Veranstaltung ablaufen soll.

Beginnen Sie mit dem Aufruf der Event-Website durch den Teilnehmer und gehen Sie die weiteren Schritte durch:

  • Auswahl der Teilnahmeart;
  • Ausfüllen des Formulars;
  • Zahlung, sofern die Veranstaltung kostenpflichtig ist;
  • Anmeldebestätigung;
  • Kommunikation vor der Veranstaltung;
  • gegebenenfalls Änderung der Daten;
  • Check-in;
  • Berichterstattung nach Abschluss der Veranstaltung.

Berücksichtigen Sie auch weniger typische Situationen: Gruppenanmeldung, Rabattcode, Rechnung, Stornierung, Austausch eines Teilnehmers, fehlender QR-Code oder Probleme mit dem Internetzugang am Empfang.

Teilen Sie die Anforderungen anschließend in drei Gruppen ein:

  • obligatorisch — ohne diese Anforderungen erfüllt das System die Bedürfnisse der Veranstaltung nicht;
  • zusätzlich — nützlich, aber die Veranstaltung lässt sich auch ohne sie durchführen;
  • für diese Veranstaltung irrelevant — sollten die Entscheidung nicht beeinflussen.

Formulieren Sie Ihre Anforderungen möglichst konkret. Schreiben Sie nicht nur „flexibles Formular“, sondern beschreiben Sie, was Sie tatsächlich benötigen, zum Beispiel:

Das Feld für Rechnungsdaten sollte nur erscheinen, wenn der Teilnehmer angibt, dass er eine Rechnung erhalten möchte.

Eine solche Anforderung lässt sich während einer Systempräsentation leicht überprüfen.

Welche Funktionen des Registrierungssystems sollten geprüft werden?

Bereich Was sollte in der Praxis geprüft werden?
Formulare Bedingte Felder, unterschiedliche Anmeldewege, Limits, Datenvalidierung, mobile Nutzbarkeit, Barrierefreiheit und Sprachversionen
Tickets und Zahlungen Preise, Rabatte, Gruppen, Währungen, Zahlungsstatus, Rechnungen und Erstattungsregeln
Teilnehmer Datenfilterung, Massenaktionen, Dublettenerkennung, Möglichkeit zur Datenaktualisierung und Berechtigungsstufen
Kommunikation Nachrichtenvorlagen, Personalisierung, automatischer Versand, Einwilligungen und Informationen über Zustellfehler
Programm Sessions, Teilnehmerlimits, Anmeldung zu ausgewählten Programmpunkten und persönliche Teilnehmeragenda
Check-in Scannen von QR-Codes, Teilnehmersuche, Druck von Namensschildern, Funktionsweise bei Internetproblemen und Anwesenheitsdaten
Berichte Datenfilterung, Erstellung der benötigten Auswertungen und Export zur weiteren Analyse
Verwaltung Berechtigungsstufen, Betreuung mehrerer Veranstaltungen und Möglichkeit zur Trennung der Daten verschiedener Projekte oder Kunden

Nicht jede dieser Funktionen wird in jedem Projekt benötigt. Entscheidend ist vor allem, ob eine Funktion die Durchführung eines konkreten Prozesses erleichtert, manuelle Arbeit reduziert oder das Fehlerrisiko senkt.

Bitten Sie den Anbieter während der Präsentation, die Funktion anhand eines Beispiels zu zeigen, das Ihrer Veranstaltung ähnelt.

Integrationen und Datenexport

Wenn das Registrierungssystem mit anderen Werkzeugen zusammenarbeiten soll, erstellen Sie noch vor der Auswahl des Anbieters eine Liste dieser Lösungen. Dazu können unter anderem gehören:

  • ein Buchhaltungssystem;
  • ein Zahlungs-Gateway;
  • ein CRM;
  • ein Werkzeug zum SMS-Versand;
  • eine Webinar-Plattform;
  • ein Analysesystem;
  • andere in Ihrer Organisation verwendete Lösungen.

Die Aussage, ein System „integriere sich“ mit einem bestimmten Werkzeug, reicht nicht aus. Prüfen Sie, welche Daten in welche Richtung ausgetauscht werden, wie häufig dies geschieht und ob der Prozess automatisch abläuft.

Fragen Sie außerdem, was bei einem Verbindungsfehler geschieht und wer für seine Behebung verantwortlich ist.

Wenn Sie eine individuelle Integration benötigen, prüfen Sie, ob das System eine API bereitstellt und ob eine Dokumentation verfügbar ist, anhand derer sich die Verbindungsmöglichkeiten beurteilen lassen.

Ebenso wichtig ist der Datenexport. Prüfen Sie vor der Entscheidung, ob Sie die Informationen herunterladen können, die Sie nach der Veranstaltung oder nach Beendigung der Zusammenarbeit mit dem Anbieter benötigen.

Dazu können unter anderem gehören:

  • Teilnehmerdaten;
  • Einwilligungen;
  • Bestellungen;
  • Zahlungen;
  • Anwesenheitsinformationen;
  • für die Berichterstattung benötigte Daten.

Führen Sie während des Systemtests einen Probeexport durch und prüfen Sie, ob die erhaltenen Daten vollständig und ohne zeitaufwendige manuelle Bereinigung nutzbar sind.

Sicherheit und DSGVO

Beschränken Sie sich nicht auf die Frage: „Ist das System DSGVO-konform?“ Eine solche Zusicherung allein sagt nur wenig über die tatsächliche Verarbeitung der Daten aus.

Prüfen Sie unter anderem:

  • welche Rolle der Anbieter im Hinblick auf die Teilnehmerdaten übernimmt;
  • ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag verfügbar ist;
  • wo die Daten verarbeitet werden;
  • welche weiteren Dienstleister das Unternehmen einsetzt;
  • wie Daten und Backups geschützt sind;
  • wie Administratorberechtigungen erteilt und entzogen werden;
  • ob der Login zusätzlich abgesichert werden kann;
  • wie bei einem Ausfall oder einer Sicherheitsverletzung vorgegangen wird;
  • was nach Beendigung der Zusammenarbeit mit den Daten geschieht.

Die Funktionen des Systems können den Veranstalter bei der Erfüllung seiner Pflichten unterstützen, doch das Werkzeug allein gewährleistet keine DSGVO-Konformität. Entscheidend sind auch die Konfiguration, die Verfahren des Veranstalters und die tatsächliche Nutzung der Daten.

Eine ausführliche Themenliste finden Sie in unserem Leitfaden zur DSGVO im Teilnehmerregistrierungssystem.

Support und Einführung

Prüfen Sie vor der Wahl eines Systems nicht nur seine Funktionen, sondern auch, wie der Anbieter seine Kunden unterstützt.

Fragen Sie:

  • Zu welchen Zeiten ist der Support erreichbar?
  • Wie können Probleme gemeldet werden?
  • Wie lang ist die Reaktionszeit?
  • Ist am Veranstaltungstag Support verfügbar?
  • Wer hilft bei der Konfiguration des Systems?
  • Stehen Schulungen und Anleitungen zur Verfügung?
  • Wer ist für Integrationen und Tests verantwortlich?

Wenn der Anbieter ein SLA anbietet, prüfen Sie genau, worauf sich die zugesagte Verfügbarkeit bezieht und welche Regeln für die Reaktion auf schwerwiegende Probleme gelten.

Ebenso wichtig ist der Umfang der Einführung. Legen Sie fest, welche Aufgaben der Anbieter übernimmt und welche beim Veranstalter verbleiben.

Auch ein gutes System benötigt aufseiten des Veranstalters eine Person, die für Konfiguration, Tests und Entscheidungen verantwortlich ist.

Bewältigt das System die Größe Ihrer Veranstaltung?

Die Teilnehmerzahl allein reicht nicht aus, um die Anforderungen zu beurteilen.

Weitere wichtige Faktoren können sein:

  • wie viele Teilnehmer sich gleichzeitig anmelden können;
  • wie viele Nachrichten versendet werden;
  • wie viele Administratoren im System arbeiten;
  • wie viele Veranstaltungen gleichzeitig betreut werden;
  • wie viele Empfangsstationen während der Veranstaltung im Einsatz sind.

Wenn Sie eine große Veranstaltung organisieren, fragen Sie den Anbieter nach den Systemgrenzen und nach Erfahrungen mit Projekten ähnlicher Größe.

Bei wiederkehrenden Veranstaltungen sollten Sie außerdem prüfen, ob sich die Konfiguration früherer Ausgaben einfach kopieren lässt, Vorlagen erstellt, Teams unterschiedliche Berechtigungen zugewiesen und mehrere Veranstaltungen in einer gemeinsamen Umgebung betreut werden können.

Wie sollte das System getestet werden?

Beschränken Sie sich nicht auf eine vom Vertrieb vorbereitete Präsentation. Die meisten Erkenntnisse gewinnen Sie, wenn das System anhand von Situationen geprüft wird, die bei Ihrer Veranstaltung tatsächlich auftreten können.

Wählen Sie aus der folgenden Liste die für Ihr Projekt passenden Szenarien aus:

  1. zwei Teilnahmearten anlegen, für die unterschiedliche Daten benötigt werden;
  2. Anmeldung auf dem Smartphone und in verschiedenen Sprachversionen;
  3. eine bedingte Frage im Formular verwenden;
  4. eine Zahlung durchführen und prüfen, was bei einer fehlgeschlagenen Zahlung geschieht;
  5. eine automatische Bestätigung versenden;
  6. Teilnehmerdaten aktualisieren;
  7. eine Teilnehmerliste importieren und auf Dubletten prüfen;
  8. eine Nachricht nur an eine ausgewählte Gruppe senden;
  9. Check-in per QR-Code durchführen;
  10. eine Person finden, die ihren Code nicht dabeihat;
  11. Daten korrigieren und ein Namensschild erneut drucken;
  12. den Zugriff eines Administrators auf ausgewählte Daten beschränken;
  13. einen Bericht erstellen und die Daten nach der Veranstaltung exportieren.

Achten Sie beim Test nicht nur darauf, ob eine bestimmte Operation möglich ist, sondern auch darauf, wie viele Schritte sie erfordert und ob ein Administrator sie selbstständig ausführen kann.

Wenn Sie Zugang zu einer Testversion haben, wiederholen Sie nach der Präsentation die wichtigsten Szenarien ohne Hilfe des Anbietervertreters.

Berechnen Sie die tatsächlichen Nutzungskosten des Systems

Vergleichen Sie nicht nur die Lizenzpreise.

Die Gesamtkosten können Folgendes umfassen:

  • die Lizenz;
  • von der Zahl der Teilnehmer oder Veranstaltungen abhängige Gebühren;
  • Transaktionsprovisionen;
  • Einführung;
  • zusätzliche Integrationen;
  • Datenmigration;
  • Schulungen;
  • während der Veranstaltung benötigte Technik;
  • zusätzliche Dienstleistungen;
  • Tätigkeiten, die das Team weiterhin manuell ausführt.

Prüfen Sie außerdem, ob sich die Kosten nach Überschreiten einer bestimmten Zahl von Teilnehmern, Administratoren, Veranstaltungen oder versendeten Nachrichten ändern.

Wenn das System Zahlungen verarbeitet, unterscheiden Sie zwischen den Gebühren des Systemanbieters und denen des Zahlungsdienstleisters.

Prüfen Sie auch, ob Sie nach Beendigung der Zusammenarbeit die benötigten Daten problemlos herunterladen können und ob dafür zusätzliche Kosten anfallen.

Tabelle zur Anbieterbewertung

Legen Sie vor Beginn der Präsentationen fest, welche Kriterien für Sie am wichtigsten sind. Die Gewichtungen sollten zusammen 100 % ergeben.

Bewerten Sie jede Lösung anhand derselben Skala, zum Beispiel von 0 bis 5.

Kriterium Beispielgewichtung Wie lässt es sich überprüfen? Anbieter A Anbieter B
Umsetzung der wichtigsten Prozesse 25 % Demo und Test der eigenen Szenarien
Nutzerfreundlichkeit für Teilnehmer und Administrator 15 % Test auf dem Smartphone und im Administrationsbereich
Sicherheit und DSGVO 15 % Dokumentation und Antworten des Anbieters
Integrationen und Datenexport 15 % Integrationstest oder Probeexport
Support und Einführung 10 % Kooperationsbedingungen und Umfang der Unterstützung
Fähigkeit zur Betreuung größerer Projekte 10 % Systemgrenzen und Erfahrung des Anbieters
Nutzungskosten 10 % Vollständiges Angebot für alle benötigten Elemente

Die Tabelle hilft, den Vergleich zu strukturieren, sollte aber die obligatorischen Anforderungen nicht überdecken. Wenn ein System eine für die Durchführung der Veranstaltung unverzichtbare Funktion nicht erfüllt, löst eine hohe Bewertung in weniger wichtigen Bereichen das Problem nicht.

Die wichtigsten Vereinbarungen über Funktionen, Einführungsumfang, Support und Kosten sollten im Angebot oder Vertrag bestätigt werden.

Ein gutes System sollte zu Ihrer Arbeitsweise passen

Es gibt kein Registrierungssystem, das für jede Veranstaltung geeignet ist. Die Lösung sollte zur Größe des Projekts, zur Art der Anmeldung, zu den Anforderungen an Zahlungen, Kommunikation und Teilnehmerbetreuung sowie zur Arbeitsweise des Teams passen.

CONREGO ist ein System für Teilnehmerregistrierung und Eventmanagement, das Sie nach denselben Grundsätzen bewerten können: Prüfen Sie die wichtigsten Prozesse, testen Sie die Arbeitsweise von Administrator und Teilnehmer und vergleichen Sie Funktionsumfang, Support und Kosten.

Die beste Wahl ist daher nicht das System mit der längsten Funktionsliste, sondern dasjenige, das die für Ihre Veranstaltungen tatsächlich benötigten Prozesse zuverlässig unterstützt.