Warum dauert die Freigabe von Online-Zahlungen so lange?

Wenn du schon einmal ein Event organisiert hast, kennst du das Gefühl: Hunderte von Details – vom perfekten Veranstaltungsort über die Programmplanung bis zur Logistik. Und dann kommt ein entscheidender Punkt: der Start des Ticketverkaufs über eine Online-Zahlungslösung. Klar willst du, dass Teilnehmer bequem per Kreditkarte oder Sofortüberweisung bezahlen können – das ist mittlerweile Standard. Also kontaktierst du einen Zahlungsanbieter wie Payone, Klarna oder Stripe, und... wartest. Oft länger, als dir lieb ist.

Warum dauert das so lange?

So komplex und langwierig es wirkt – es gibt einen triftigen Grund: Zahlungsdienstleister unterliegen in Deutschland strengen gesetzlichen Vorgaben. Sie gelten als Zahlungsinstitute nach dem Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) und werden von der BaFin (Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht) beaufsichtigt. Das bringt insbesondere im Bereich Geldwäscheprävention (AML) und der Identitätsprüfung gemäß dem Geldwäschegesetz (GwG) hohe Anforderungen mit sich.

Bevor ein Zahlungsanbieter Zahlungen deiner Teilnehmer abwickeln darf, muss er dein Unternehmen verifizieren. Das bedeutet konkret:

• Registrierung eines Händlerkontos,
• Übermittlung aller relevanten Unternehmensdaten und Dokumente – z. B. Handelsregisterauszug, Personalausweise der Vertretungsberechtigten, Link zur Veranstaltungswebsite,
• Verifizierungstransfer vom Geschäftskonto,
• manchmal zusätzlich: Nachweise zur Finanzierungsquelle oder zum Geschäftsmodell.

Auch dein Anmeldeformular wird geprüft

Nicht nur deine Firma wird unter die Lupe genommen – auch die Website und das Formular, über das Zahlungen stattfinden sollen. Folgende Elemente müssen klar erkennbar sein:

• verständliche AGB mit vollständigen Anbieterdaten,
• vollständige Unternehmensinformationen (Name, Adresse, USt-ID),
• transparente Rückerstattungsrichtlinie und Teilnahmebedingungen,
• Link zur Datenschutzerklärung,
• sichtbare Einwilligung durch Checkboxen zur Akzeptanz der Bedingungen.

Fehlt eines dieser Elemente, kann sich die Prüfung erheblich verzögern oder komplett gestoppt werden.

Warum dauert es oft länger als versprochen?

Auch wenn Anbieter von „2 Werktagen“ sprechen – in der Realität sieht es oft anders aus. Die häufigsten Ursachen für Verzögerungen:

• Dateninkonsistenzen – z. B. unterschiedliche Angaben im Formular und bei der Bank,
• unvollständige oder schwer lesbare Dokumente,
• technische Probleme beim Anbieter,
• hohes Anfragevolumen,
• fehlende Rückmeldungen – man weiß schlicht nicht, was korrigiert werden muss.

Für Eventveranstalter kann das zu echten Problemen führen: Teilnehmer möchten zahlen, du möchtest den Ticketverkauf starten – aber es fehlt die Freigabe. Oder das System läuft teilweise, Gelder sind aber blockiert.

Was kannst du tun?

Fang frühzeitig an – idealerweise einen Monat vor dem geplanten Verkaufsstart. Achte auf folgende Punkte:

• vollständige, korrekte Dokumente,
• eine Veranstaltungsseite mit rechtskonformen AGB und Datenschutz,
• Konsistenz zwischen Unternehmensdaten und Bankverbindung,
• überprüfe, ob der Anbieter die gewünschten Zahlungsmethoden unterstützt (z. B. wird AmEx in Deutschland selten akzeptiert).

Und: Dein Anmeldeformular muss fertig sein

Der Zahlungsanbieter entscheidet anhand deines Anmeldeformulars, ob dein Account freigeschaltet wird. Dieses Formular muss also bereits vor der Freigabe stehen. Achte auf vollständige, fehlerfreie Inhalte und Rechtssicherheit.

Sobald du die Freigabe erhältst, kannst du mit der technischen Integration beginnen und den Ticketverkauf starten.

Die Einrichtung von Online-Zahlungen ist ein essenzieller Schritt für kostenpflichtige Events. Sie erfordert rechtliches Grundverständnis und etwas Geduld – zahlt sich aber durch Sicherheit und Vertrauen aus.

Viel Erfolg bei deinem Event!

Joanna Chrościechowska